Документування розрахунків з дебіторами

Продовження таблиці 3

Усі розрахунки, які здійснюють на підставі укладених догово­рів, належать до розрахунків з комерційних операцій (угод). Крім таких операцій, здійснюють некомерційні операції без укладання договорів, на які не поширюється дія термінів позовної давності.

Документування розрахунків за претензіями

При прийманні ТМЦ їх перевіряють за кількістю та якістю, в результаті чого можуть бути виявлені недостача, пересортиця, неналежна якість товарів або їх некомплектність чи відсутність су­провідних документів постачальника тощо.

У таких випадках підприємство, права якого порушені, зверта­ється до порушника з письмовою претензією-вимогою щодо добро­вільного усунення порушень законодавства, котру підписує керівник і надсилають адресату рекомендованим листом або вручають під розписку.

Претензії пред'являють:

· постачальникам, підрядникам і транспортним організаціям за виявленими при перевірці рахунками (після акцепту останніх), при невідповідності цін і товарів, обумовлених договором або передбачених прейскурантом, а також при виявленні арифметич­них помилок;

· постачальникам, підрядникам, покупцям за санкціями (штрафами, пенею, неустойками), визнаними платниками або присудже­ними арбітражним судом за недотримання довготермінових зобов'язань;

· постачальникам, транспортним організаціям за недостачу ван­тажу в дорозі понад норму природного убування;

· установам банків за сумами, помилково списаними (перерахо­ваними) з рахунків підприємства (поточного, валютного) поста­чальників товарів за виявлення невідповідності якості стандар­там, технічним умовам.

До претензії повинні бути додані всі документи, необхідні для її розгляду.

Підприємство, до якого надсилають претензію, повинно її розглянути у встановлені терміни і надіслати відповідь.

У випадку безпідставної повної або часткової відмови постача­льника, а також залишеної без відповіді претензії підприємства готують матеріали для пред'явлення позову.

Позовну заяву подають до арбітражного суду в письмовій формі, підписує цю заяву керівник підприємства.

Документування розрахунків з підзвітними особами: працівників підприємства у відрядження посилає керівник підприємства, оформляючи наказ, в якому зазначено: пункт призначення, назву підприємства або організації, куди відправляють працівника, термін і мету відрядження. Наказ про направлення праців­ника у відрядження є підставою для видачі йому відповідного по­свідчення про відрядження.

Посвідчення про відрядження - це документ, що видають пра­цівникові підприємства на підставі наказу (розпорядження) керів­ника для виконання службового доручення поза постійним місцем роботи, тобто у відрядженні.

Важливими документами при відрядженні за кордон є запро­шення приймаючої сторони: укладений контракт; інші документи, що засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документи, що засвідчують участь відрядженої особи у переговорах, конференціях чи симпозіумах, тематика яких збігається з основною діяльністю підприємства.

На підприємстві необхідно вести спеціальні журнали обліку працівників, які вибувають у відрядження, і працівників, які прибу­вають з відрядження.

На підставі розпорядження керівника підзвітним особам вида­ють готівку, то оформляють видатковим касовим ордером. У пос­відченні про відрядження роблять помітку про суму виданого авансу. Список осіб, які мають право отримувати гроші під звіт на гос­подарські погреби, затверджує наказом керівник.

Працівники, які одержали готівку під звіт, після повернення з відрядження зобов'язані у встановлені терміни подати до бухгалте­рії підприємства авансовий звіт про витрачені суми, до якого мають бути додані всі виправдовуючі документи: акт закупівлі, акти на списання представницьких витрат у межах передбачених норм з до­данням відповідних документів на оплату рахунків ресторанів, ка­фе, готелів тощо, чеки, квитанції, рахунки магазинів, залізничні, авіаційні та інші проїзні квитки. Обов'язковими реквізитами авансового звіту є резолюція керівника підприємства чи особи, яку він уповноважив, про затвердження вказаної суми витрат та його підпис.

Після складання авансового звіту визначають різницю між сумою отриманого авансу і фактичними втратами. Якщо різниця по­зитивна, то це сума невикористаного авансу, а якщо від'ємна — то працівник витратив частину власних грошових коштів, тобто пере­витратив авансову суму, і її необхідно йому відшкодувати з каси підприємства.

Якщо підзвітна особа не надала звіти та необхідні виправдову­ючі документи у встановлені терміни або не повернула в касу зали­шки невикористаних сум авансів, бухгалтерія має право утримати таку заборгованість з нарахованої заробітної плати в порядку, встановленому чинним законодавством. Це положення застосовують лише щодо сум авансів, виданих у національній валюті України на господарські потреби чи витрати на відрядження.

До обліку приймають авансові звіти, що перевірені арифметич­но, за змістом і їх затвердив керівник підприємства. Бухгалтер об­робляє авансовий звіт, проставляючи на документах і на звіті корес­пондуючі рахунки, що відповідають призначенню авансу.

Документування розрахунків і іншими дебіторами: при розрахунках за виданими авансами під поставку матеріа­льних цінностей або під виконання робіт, а також з оплати продук­ції та робіт, прийнятих замовником за частковою готовністю, вико­ристовують платіжні документи, договори тощо.

При обліку розрахунків за відшкодуванням підприємству зав­даних збитків в результаті недостач і втрат від псування цінностей.

недостач і розкрадання грошових коштів, якщо винуватця виявлено, використовують наступні документи:

· інвентаризаційний опис або інвентаризаційний акт (залежно від об'єкта перевірки);

· порівняльну відомість;

· договір про повну матеріальну відповідальність;

· розрахунково-платіжну відомість;

· прибутковий касовий ордер тощо.

Позику працівникові підприємство видає, якщо це передбачено статутом або іншим аналогічним документом підприємства та за наявності оформлених належним чином документів, і оформляють договором у письмовій формі. Обов'язковими елементами договору повинні бути: предмет договору, розмір та порядок видачі позики, термін, на який її видають, порядок погашення, відповідальність та юридичні реквізити сторін.

Стосунки між учасниками спільної діяльності регулюються до­говором; оприбуткування членських внесків фіксують у відповід­них документах - прибуткових касових ордерах, виписці банку; по­вернення коштів у разі виходу учасника зі спілки - у видаткових касових ордерах, платіжному дорученні.

Відповідно до цивільного законодавства спільну діяльність без створення юридичної особи здійснюють.на підставі договору між її учасниками. За договором про спільну діяльність сторони (учасни­ки) зобов'язуються шляхом об'єднання майна та зусиль спільно дія­ти для досягнення загальної господарської або іншої мети, що не суперечить чинному законодавству.

Підтвердженням отримання внесків за спільною діяльністю для учасників є авізо про оприбуткування майна учасником, який веде спільні справи, або первинний документ про отримання майна (ко­пія накладної, квитанція до прибуткового ордеру тощо).