Общая характеристика информационного обеспечения связей с общественностью

Управление общественными отношениями предполагает, в первую очередь, установление и поддержание связей с различными слоями общества, различными социальными группами.

Public Relations - («паблик рилейшнз», т. е. связи с общественностью, – ПР).

ПР – система связей с общественностью, предполагающая многократную деятельность по улучшению взаимоотношений между организацией (фирмой) и общественностью, а также с теми, кто вступает с ней в деловой контакт как внутри, так и за ее пределами.

Общие принципы установления и поддержания связей с общественностью остаются неизменными для всех ее категорий, видов коммуникаций и средств распространения информации. Основными из них являются:

– планомерность;

– комплексность;

– оперативность;

– непрерывность;

– объективность;

– законность;

– эффективность.

Предприятия или организации, стремящиеся к установлению и поддержанию позитивных взаимоотношений с различными категориями общественности, должны быть в достаточной степени открыты и доступны для представителей СМИ.

Информационные сообщения, подготовленные компанией, должны быть точными в деталях и понятными для журналистов и репортеров. Все содержащиеся в них факты и цифры должны быть предварительно проверены, объективно оценены и переданы средствам массовой информации без искажений и преувеличений. Большое значение имеют также оперативность передачи информации и соблюдение установленных правил предоставления информационных услуг.

Нередко представители различных СМИ проявляют повышенный интерес к сведениям конфиденциального характера, публикация которых для компании крайне нежелательна. В этой ситуации отказ представителей компании комментировать такие сведения (без объяснения причин отказа) является не самым лучшим вариантом поведения. Целесообразнее попытаться в доверительной обстановке объяснить журналистам, почему компания не заинтересована в распространении конфиденциальных сведений и каковы возможные последствия утечки информации для самой компании и причастных к этому СМИ.

Некоторые компании в отдельных случаях практикуют санкционированную «утечку» информации для предварительного изучения общественного мнения по какому-либо вопросу. Информация, положительно воспринятая общественностью, в дальнейшем подтверждается руководством компании, дополняется новыми деталями и получает более широкое распространение. Информация, вызвавшая негативную реакцию общественности, опровергается представителями компании как ошибочная или заведомо ложная.

При передаче любых информационных материалов СМИ для их последующего распространения необходимо разъяснять журналистам, имеют ли они право ссылаться на конкретное лицо в руководстве компании или же источником информации является некий абстрактный (анонимный) ее представитель.

Большое значение имеет правильный выбор времени передачи информационных материалов в редакции газет и журналов. При опережающем спросе на информацию со стороны журналистов и репортеров необходимо оговаривать приемлемые для компании сроки публикации материалов. Это особенно важно соблюдать в тех случаях, когда публикация должна быть приурочена к какому-либо знаменательному событию или торжественной дате в жизни компании или отдельных категорий ее общественности. Сами информационные материалы, связанные с такими событиями, должны быть заранее подготовлены сотрудниками пресс-центра внутрифирменной службы по связям с общественностью.

Руководство компании должно стремиться к созданию непрерывного потока информации и новостей, передаваемых в различные СМИ. Это, в свою очередь, требует перспективного планирования и организации слаженной работы всех подразделений службы по связям с общественностью. В случае появления ошибочных, искаженных или заведомо ложных публикаций о тех или иных аспектах функционирования компании ее руководитель при поддержке собственной пресс-службы должен незамедлительно выступить с опровержениями. Молчание в подобной ситуации наносит деловому имиджу компании достаточно ощутимый урон, сравнимый с уроном при полном разоблачении руководства компании, уличении его в каких-либо неблаговидных поступках или незаконных действиях.

Электронные СМИ могут использоваться для освещения таких событий в деятельности компании, как:

• выставки;

• ярмарки;

• торговые показы;

• церемонии открытия;

• презентации;

• деловые встречи;

• приемы;

• конференции (в том числе пресс-конференции);

• круглые столы;

• дни открытых дверей и т. д.

Основными формами передачи с помощью радио или телевидения какой-либо информации о деятельности компании различным категориям ее общественности могут быть:

• периодические репортажи о текущих событиях в жизни компании;

• специальные выпуски новостей;

• радиожурналы, тележурналы, альманахи и т. п.;

• документально-исторические фильмы;

• интервью с руководителями и специалистами компании по поводу наиболее актуальных проблем ее функционирования;

• репортажи о проводимых компанией ПР-мероприятиях;

• ответы на критические замечания, запросы и жалобы в адрес компании со стороны отдельных представителей ее общественности и др.