Сопутствующие документы

Схема создания безналичного счета

1.Создание б/н счета:

- На рабочем столе папка «Счета и акты (название отеля)»

- Копируем папку «образец счета», присваиваем порядковый номер счета, название организации, фамилию гостя, даты проживания

- В папке переименовываем образец счета (документ Exсel) в порядковый номер

- В счете указываем:

- Порядковый номер

- Дату выставления счета

- Плательщик: пишем наименование компании

- ФИО гостей и категорию номера.

- Количество номеров

- Цена номера

- Даты проживания

- Ранний заезд, поздний выезд

- Дополнительные услуги (не расписывая)

- Скидку, если у фирмы заключен с нами договор

- Указываем общую сумму проживания прописью

- Сохраняем

- Распечатываем

- Порядковый номер вписываем в карточку резервирования в программе «Эдельвейс» в строку «доп.номер» точно так же, как и в счете

1. Информацию по выставленному счету заносим в журнал «Выставленные счета» с указанием:

- Номера счета

- Фирмы, на которую этот счет выставлен

- ФИО гостей

- Дата оплаты

- Дат проживания

- Количества ночей

- Количества номеров

- Категории номеров

- Стоимость номера

- Общей суммы за проживание

- Скидка(если она есть)

2. На распечатанный счет ставим подпись и печать организации

3. Отправляем счет фирме по факсу или по электронной почте.

4. Файл выставленного счета отправляем бухгалтеру на электронную почту в названии письма ставим № счета, наименование фирмы на которую был выставлен счет, ФИО гостей, даты проживания, в письмо прикрепляем файл выставленного счета.

5. Распечатанный б/н счет прикрепляем к заявке на бронирование по датам заезда. На заявке пишем номер счета.

7.В случае аннуляции заявки, б/н счет аннулируется.

- На рабочем столе папка «Счета и акты (название отеля)»→ Папка с нужным счетом→ Помечаем в названии после порядкового номера, что счет аннулирован→ Открываем файл счета→ Помечаем, что он аннулирован.

- В журнале «Выставленные счета» помечаем строку с аннулированным счетом красным цветом, прописываем дату аннулиции.

- Информацию по аннулированному счету отправляем на электронный адрес бухгалтера в теме письма ставим № счета, наименование фирмы на которую был выставлен счет, ФИО гостей, даты проживания с пометкой аннулировано, к письму прикрепляем файл аннулированного счета

- На стойке Ресепшн, в папке «Бронь» находим нужную заявку с нужным счетом, помечаем, что они аннулированы.

- Помеченный счет отправляем фирме

- Помеченный счет и отчет об отправке прикрепляем к аннулированной брони и кладем в папку на стойке в «Брони» по дате заезда.

8. В случае незаезда гостей выставляем штраф в виде б/н счета за сутки проживания.

9. Информация по оплате б/н счета узнается за 7 дней до заезда.

10. Если нет информации по оплате счета, администратор звонит фирме и просит прислать платежное поручение с пометкой банка, либо гарантийное письмо на фирменном бланке с подписью руководителя и печатью, а также с исх. номером организации, в котором указывается, что она обязуется оплатить этот счет.

11. При получении платежного поручения или гарантийного письма Администратор незамедлительно сообщает в бухгалтерию о поступлении документа.

Схема создания Акт выполненных работ

1. В электронном виде в папке с б/н счетом находится «Акт»

2. Заходим в этот документ, изменяем по какому счету этот Акт, изменяем наименование организации, ФИО гостей, даты их проживания и сумму, на которую был выставлен б/н счет, подписи сторон, сохраняем.

3. Акты выполненных работ распечатываются только в том случае, если есть информация по оплате б/н счета, на который сделан Акт. Акт распечатывается в двух экземплярах, также распечатывается б/н счет по этому акту в единственном экземпляре.

Входящая корреспонденция.

- Корреспонденция сортируется сразу же по получении: проставляется дата и время получения. Если есть сообщения для гостей, то фиксируется номер комнаты. Данная информация прописывается в журнале передачи смены и дублируется в письменном виде на стойке дежурному администратору.

- Корреспонденция, адресованная персоналу компании, рассортировывается по соответствующим боксам в случае, если нельзя передать ее немедленно.

- При получении счетов и актов Администратор обязан проверить имя плательщика, имя получателя, даты и тему счета или акта. Все поступающие счета и акты должны быть переданы бухгалтеру в срочном порядке.

- При получении телефонограмм, информация фиксируется и немедленно передается адресату. При получении заказных писем, телеграмм администратор внимательно читает информацию о получателе и отправителе, подписывает необходимые почтальону бумаги и извещает получателя о пришедшем на его имя корреспонденции.

- В случае прихода посылок или иной корреспонденции для гостей, клиент немедленно информируется. Если гостя нет в отеле, то посылки остаются на стойке до прихода гостя. Администратор самостоятельно не имеет права вскрывать конверты, адресованные гостям отеля, либо руководству отеля.

- Вся полученная специальная почта для клиентов, не имеющих бронирование в отеле возвращается отправителю сразу же. На хранение не берем.

Визовая поддержка

Регламент оформления:

1) При звонке с запросом на оформление визовой поддержки, ваучера, подтверждения для консульства и т.д. (visa support, visa voucher, confirmation for embassy) администратор берет у гостя электронную почту и говорит, что отправит специальные документы, которые надо будет заполнить и вернуть нам с копиями паспорта и кредитной карты!

2) На электронную почту отправляется письмо (шаблон из папки \\Edelweiss\общая\Визовая поддержка для Админа) и прикладываются документы для заполнения (\\Edelweiss\общая\Визовая поддержка для Админа\док-ты для визы). Если сразу пришло письмо с запросом, то отвечаете аналогично!

3) Гости присылают заполненные документы Анне Дроздовой или в отель (в этом случае отель пересылает) и она оформляет документ

4) Затем Анна снимает деньги и заносит в таблицу оплаты (\Edelweiss\общая\Визовая поддержка для Админа), если администратор снимает деньги – он делает тоже самое. Предварительно просматриваете не снимали ли уже деньги!

5) В ведомость записывается так: Название – Виз поддержка

Номер счета – номер брони

Приход – 1000 руб

Расход – 300 руб

И выписанные деньги кладете в конверт