Бронирование

Администратору необходимо:

· дать информацию о свободных/занятых номерах на запрашиваемый период;

· при отсутствии запрашиваемой категории номера предложить существующие свободные номера в любом из отелей сети

· В случае, если гостя не устраивают предложенные варианты, или у Администратора нет возможности уточнить наличие свободных мест в программе «Эдельвейс», сказать гостю, запрос передашь менеджеру, который свяжется с ним как только найдет подходящий вариант. Запрос гостя, даты проживания, имя и номер телефона отправить в скайпе Анастасии Касьяновой для службы бронирования Go To Piter

· сообщить о стоимости номеров в зависимости от одноместного/двухместного размещения, сезона;

· узнать у гостя: контактные телефоны, номер мобильного (в обязательном порядке) и ФИО проживающих и контактного лица.

· сообщить о необходимости предоплаты за проживание, которая взимается с Клиента в случае раннего бронирования, бронирования на высокий сезон, а также при групповых заявках. Предоплата проводится путем перевода на счет отеля. В случае согласия гостя провести предоплату, оформить соответствующие документы (ПД-4, б/н счет, авторизационное письмо)

· В случае предоплаты гостем при помощи к/к необходимо дать для заполнения Авторизационное письмо, сделать ксерокопию к/к с двух сторон, получить разрешение на проведение заказа заочно у финансового директора Ларисы Салаватовны Демидовой, отправить заполненное авторизационное письмо и копии к/к по факсу в Комфитель, получить от администратора Комфителя 3 чека (2 чека с терминала и 1 чек с кассы).Первый чек с терминала дать на подпись гостю, второй чек с терминала и чек с кассы прикрепить к счету и отдать гостю.

· Также необходимо учитывать время заезда / выезда Гостей:

заезд в отель осуществляется после 14: 00, в случае раннего заезда Гостя и возможности его размещения, а так же за выезд Гостя после расчетного часа (после 12: 00), взимается дополнительная плата в размере 50% стоимости суток проживания от открытой цены. В стоимость раннего заезда завтрак не входит.

· сообщить о возможности встречи Клиента в аэропорту, на вокзале, уточнив стоимость трансфера;

· создать резервирование в программе

· Выселение гостя

· Необходимо заранее проверить, произведена ли вся оплата за проживание и дополнительные услуги. В случае наличия задолженности, необходимо заранее предупредить гостя и узнать, когда ему удобнее платить.

· После выезда гостя, необходимо по возможности быстрее направить горничную в этот номер для проверки забытых вещей или ценностей, а также повреждений номера и его оснащения. В случае обнаружения забытых вещей, в т.ч. ценностей и денег, немедленно принять меры по немедленному информированию гостя или его контактного лица о найденных вещах и способах передачи этих вещей.

· В случае обнаружения ценностей и денег необходимо немедленно известить Руководство отеля, а при их отсутствии - составить акт с подписями двух сотрудников отеля (горничной и Администратора).

ЭлПост

Автоматизированная система «ЭЛПОСТ» дистанционно осуществляет передачу информации в орган миграционного учета в момент прибытия иностранного гражданина и непосредственно из того места, куда прибыл иностранный гражданин. Передача данных возможна в любое время суток обеспечивает своевременную передачу данных в УФМС, а, следовательно, и выполнение требований действующего законодательства.

«Миграционный учет»

С момента заселения вгостиницу иностранный гражданин обязан встать на учет в территориальном органе Федеральной миграционной службы (ФЗ от 18.07.2006 №109 «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации»). В течение 24ч. он должен быть зарегистрирован. Для этого снимаются копии его документов (паспорт, виза, миграционная карта)

- Заносятся данные ВСЕХ иностранных гостей, проживающих в отеле,

- к карточке гостя в программе прикрепляются скан-копии необходимых документов: паспорт, виза, миграционная карта,

- Готовая Регистрация распечатывается в 3х экземплярах:

o для ПВС по району с ровными скан-копиями,

o для отеля с прикрепленными скан-копиями,

o для гостя

- Услуга платная (250 руб) и обязательная для всех иностранных граждан, счет оформляется в Эдельвейсе, начисляются проводки через вкладку «Проживание», пробивается чек по кассе, и записывается приход в ведомость

- В день отъезда гостя снимать его с учета в программе в графе «Снятие с учета»

Регистрационный учет

- Во вкладку «Регистрационный учет» заносятся данные всех гостей, граждан РФ, проживающих в отеле более 1 суток

- Графы заполняются в соответствии с паспортными данными

- Процедура бесплатная, снимать с учета не нужно