Формирование дел

Исполненных документов в учреждении, фирме накапливается много. Чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела и раскладывают в отдельные папки.

Формирование дела определяется как «отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела». Распределение документов вдела проводится в соответствии с номенклатурой дел. А правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел.

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел являются «Основные правила работы ведомственных архивов» и «Государственная система документационного обеспечения управления».

Порядок формирования, хранения и оформления должен быть, на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных категорий дел. Этой инструкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел.

Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов.

Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства.

В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив и соответствующий государственный архив.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращенное наименование, то лучше употребить его.

Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях систематически, ежедневно в течение всего года.

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и помещаются в дела втот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит сохранность.

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появления документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.

Прежде чем подшить документ в дело, следует проверить документ. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается. Далее проверяется правильность оформления документа.

Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и дубленные материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.

Толщина каждого дела не должна превышать 30–40 мм – около 250 листов. Если документ больше, дело разделяется на два или более тома.

При формировании дел следует соблюдать ряд требований. Важнейшим из них является группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются.

Документы формируются только за один календарный год. Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним) помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержанию независимо от времени ее составления или да поступления.

Внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном или: нумерационном порядке. При этом возможны сочетания и комбинации. Как правило, документы в деле группируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему размещение документов в последовательности решения вопроса. Эта группировка совпадает с хронологическим принципом группировки.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц, объектов, предметов. В нумерационном порядке группируются однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (квитанции, накладные и т.п.).

Систематизация отдельных категорий документов имеет свою специфику. Например, распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируются по видам документов и хронологии. При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады, справки, заключении, проекты решений и т.д.).

Личные дела рекомендуется формировать в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета (листок по учету кадров); автобиография; документы об образовании (копии); контракт, выписка из приказа о назначении. Далее документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления: приказ о перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений; справки и др. документы, относящиеся к данному лицу.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагают по алфавиту фамилий. Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным документам.

Финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка и др.) располагаются в порядке последовательности их номеров. Аналогично группируются квитанции, накладные и другая подобная документация.

Отдельно от общей переписки формируются дела по обращениям населения.