Составление заголовков дел

Заголовок дела является важнейшим элементом успешной систематизации документов, их поиска, всей последующей работы с делами.

Основные требования к его составлению - четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок - «разные документы», «общая переписка» и т.д. Заголовок дела следует формулировать на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

1.название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);

2.автор документа (название организации, структурного подразделения);

3.корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);

4.вопрос или краткое содержание документов дела;

5.название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

6.даты (период), к которым относятся документы дела;

7. указание на копийность дела.

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле. Так, название документов в заголовке дела может указываться как в единственном, так и во множественном числе (при группировке в деле документов одного названия):

1.Журнал учета выдачи дипломов

2.Протоколы собраний акционеров предприятия

3.Картотека по регистрации и контролю исполнения распоряжений

При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например:

«Отзывы и заключения на учебные программы, присланные из филиалов»

Если документы разных названий (более 2-3) относятся к одному вопросу, но не связаны логической последовательностью, то при формулировании заголовка дела используется термин «документы». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например:

«Документы, подготовленные по заданию органов государственного управления (справки, обзоры, аннотации, информации и др.)»

или

«Документы, представляемые в судебные и следственные органы по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки, характеристики)»

Термин «документы» может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу:

«Документы к протоколам научно-технической комиссии»

Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируются с использованием термина «дело».

«Личные дела административно-управленческого персонала»

Термин «переписка» используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию с одной или несколькими организациями:

«Переписка с 000 “ЛАГ” о сроках возвращения кредитов»

Для внутренних документов название организации (подразделения, органа управления) указывается кратко:

«Протоколы заседания Совета учредителей»

При указании в заголовке корреспондента дается конкретное наименование организации или обобщенное название нескольких организаций без конкретного перечисления:

«Переписка с Росархивом»

«Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве»

Если документы касаются переписки с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указываются:

«Переписка по научно-организационным вопросам»

Если документы относятся к корреспонденции одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название:

«Переписка с организациями г. Харькова о поставках продукции»

В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа:

«Приказы по основной деятельности за январь - апрель 2002 г.»

В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но месяц, квартал:

«Сводный баланс доходов и расходов за 1-2 кв. 2002 г.»

В заголовках дела при необходимости дается указание на копийность документов:

«Приказы ректора по комплектованию и изменению личного состава студентов. Копии»