Типовые и примерные номенклатуры дел

В крупных иерархических системах управления для достижения единства в классификации документов и обеспечения их сохранности в качестве обязательного для всех нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел, устанавливающие не только единый состав заводимых дел, но и единую систему их индексации.

Аналогичный документ рекомендательного характера называется примерной номенклатурой дел и создается в тех управленческих структурах, где состав документов подразделений (филиалов, цехов, кафедр) сильно различается.

Примером может служить Примерная номенклатура дел общеобразовательных учреждений, утвержденная Минобразованием России 29 сентября 2000 г.

Типовые номенклатуры используются как стандарт формирования и наименования дел, и если каких-либо дел заведено не будет, то это оговаривается обычно в примечаниях. Примерные номенклатуры дел используются как методика, позволяющая вносить элемент творчества при разработке конкретной номенклатуры дел организации или ее подразделения.

Оформление и ведение номенклатуры дел

Единая форма бланка для номенклатуры дел установлена Федерально-архивной службой России (далее - Архивная служба РФ), опубликована в ГСДОУ, а также в основных правилах работы ведомственных архивов и является обязательной для всех учреждений, организаций и предприятий независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности.

Необходимым этапом подготовки номенклатуры дел является экспертиза ценности, качества формулировок в заголовках будущих дел, логичности схемы их систематизации, но главное - определение сроков хранения на основе оценки информационной ценности документов. Поэтому в правила оформления номенклатуры дел включено положение об обязательном согласовании с экспертной комиссией, а для части организаций, состав которых определяется Архивной службой РФ, и с экспертно-проверочной комиссией одного из ее органов.

После всех необходимых согласований номенклатура дел вводится в силу реквизитом утверждения руководителя организации до начала нового делопроизводственного года.

При оформлении используется титульный лист, если это министерство, ведомство, или общий бланк организации.

В первой графе номенклатуры указывают наименования структурных подразделений (отделов), их индексы (номера) включаются в номенклатуру и, дополненные порядковым номером дела в пределах подразделения, составляют индекс дела.

При сложной иерархической структуре индекс может состоять из индекса управления, индекса отдела внутри управления и порядкового номера дела.

Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: канцелярия -01.1, отдел правительственной переписки 01.2, бюро жалоб - 01.3 и т.д. А индексы дел внутри подразделений-01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 и т.д.

Во второй графе номенклатуры указываются полные заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последовательность наименований дел:

1.организационно-распорядительная документация;

2.плановая документация;

3.отчетная документация;

4.документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;

5.документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности;

6.документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.

Внутри каждого раздела наименования дел рекомендуется систематизировать по степени их важности:

1.документация вышестоящих организаций,

2. собственная документация организации.

Например, сначала в номенклатуре будут указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д

Целесообразно соблюдать последовательность расположения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов, поэтому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, допускается формирование томов, частей.

В четвертой графе номенклатуры проставляются сроки хранения дел, определенные экспертной комиссией.

Пятая графа номенклатуры дел «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ, в ней проставляются:

1.отметки о заведении дел - «заведено»;

2.о переходящих делах - «переходящее с 2001 г.» или «переходящее на 2003 г.»;

3.о передаче дел в другую организацию - «акт выдачи во временное пользование от ___ №____»;

4.о местонахождении подлинников документов - «подлинники в деле 01-02»;

5.о передаче дел в ведомственный архив - «переданы в архив по описи 07.03.2002» и т.п.

Использование графы «Примечание» повышает качество и эффективность номенклатуры дел.