Використання майстра підстановок

Вище було створено три таблиці, а також три типи записів і декілька адрес каталогів (рисунок 13). Тепер же нам потрібно додати до них ще декілька записів про рослини.

Рисунок 13 - Ці три таблиці були створені в розділі 5

Відкриємо незаповнену таблицю Рослини і введемо дані про декілька нових рослин, перерахованих в таблиці 2.

Таблиця 2 - Записи, що додаються, про рослини

Як можна створити перший запис:

1. Виберіть перше поле в першому ряду таблиці і введіть Деревій.

2. Натисніть клавішу із стрілкою управо і введіть Achillea millefolium.

3. Пропустите наступні два поля і введіть значення, що визначає номер для рослини декоративного типу. Навряд чи ви не пам'ятаєте цей номер, відкрийте таблицю Типи. Як бачите, значенням номера для рослини декоративного типу є 1.

4. Поверніться в таблицю Рослини і введіть значення 1 у полі Номер типу для деревію.

Повторивши описані вище кроки, введіть потрібні відомості про рослину Синя волошка яке застосовується в лікувальній меті. Варто ще раз повернутися до таблиці Типи і подивитися на значення типу для лікувальних рослин. Потрібне значення — 3, тому введемо його в поле Номер типу для рослини Синя волошка. Подібний метод введення даних швидко набридне, та і до того ж його ефективність дуже низка. Вирішити цю проблему можна шляхом створення в таблиці Рослини так званого поля підстановки. Це поле відображає одне значення, тоді як містить інше. Для його створення скористаємося спеціальним майстром.

Значення поля Номер типу суто числові, і запам'ятати їх досить складно, а що вже говорити про сотні записів в таблиці! Тому якнайкращим рішенням буде перетворення поля Номер типу таблиці Рослини у полі підстановки. Виконується таке перетворення таким чином.

1. Відкрийте таблицю Рослини у режимі конструктора, вибравши її у вікні Рослини: база даних і клацнувши на кнопці Вигляд панелі інструментів.

2. Зараз типом даних для поля Номер типу є значення Числовий. Клацніть мишею на правій області стовпця Тип даних у полі Номер типущоб активізувати список, що розкривається.
3. Виберіть значення Майстер підстановок як показано на рисуноку 14.

4. У першому вікні майстра пропонується вибрати між використанням значення з таблиці або запиту і введенням фіксованого набору значень. У нашому випадку потрібне відображення описових значень з таблиці Типи тому вибираємо перемикач Об'єкт «стовпець підстановки» використовуватиме значення з таблиці або запиту як і прийнято за умовчанням. Клацніть на кнопці Далі.

Рисунок 14 - Вибір майстра підстановок із списку стовпця, що розкривається, Тип даних

5. Якщо потрібно відобразити вже існуючі значення, майстер виведе відповідний список таблиць. Потрібні значення знаходяться в таблиці Типи, тому слід вибрати параметр Таблиця: Типи. Звернете увагу на панель Показати у нижній області екрану. При необхідності вибрати значення із запиту активізуйте перемикач Запити. Можливий також вибір перемикача Таблиці і запити. Клацніть на кнопці Далі.

6. У наступному вікні відобразяться всі поля таблиці або запиту, які були вибрані в попередньому вікні. Як правило, краще указувати поле, що є первинним ключем таблиці підстановки, і полем, що містить необхідні для відображення значення. В даному випадку клацніть на кнопці з подвійними стрілками для перенесення обидва полів в список Вибрані поля (рисунлок 15). Первинним ключем таблиці є поле Номер типу а в полі Опис містяться значення, які надаватимуться користувачеві. Клацніть на кнопці Далі.

Рисунок 15 - Перенесення обидва полів в список Вибрані поля

7. Наступне вікно дозволяє вибирати поля, використовувані для сортування списку даних. У нашому випадку підійде початковий порядок, тому клацніть на кнопці Далі.
8. У вікні, показаному на рисунку 16, відображаються значення для поля підстановки. Звернете увагу на той факт, що Access відображатиме не значення первинного ключа, а тільки описові значення, вибрані в поточному списку. У разі потреби зміните ширину стовпців для повноцінного відображення кожного значення. Клацніть на кнопці Далі.

Рисунок 16 - Описове значення в полі підстановки

9. Нарешті, майстер запитає ім'я нового поля підстановки. Прийміть ім'я, запропоноване майстром, і клацніть на кнопці Готово.

10. Тепер з'явиться вікно із запитом на збереження таблиці, в якому слід клацнути на кнопці Так. Якщо ви клацнете на кнопці Немає майстер анулює тільки що створені параметри поля підстановки.

Як бачите, Access автоматично відсортувала записи після додавання поля підстановки. Насправді сортіровка не має ніякого стосунки до цього поля — вона по випадковому збігу обставин була виконана після додавання поля підстановки. Річ у тому, що Access упорядковує дані по значеннях первинного ключа. Оскільки поле первинного ключа є текстовим (Ім'я), Access сортує записи в алфавітному порядку відповідно до значень цього поля.

Для проглядання нового поля підстановки слід клацнути на кнопці Вигляд яка знаходиться на панелі інструментів конструктора бази даних. Раніше поле Номер типу містило тільки числові значення, а зараз тут зберігаються описові текстові найменування. Таким чином, поле підстановки автоматично відображає для будь-якого запису відповідний опис, а не її числове значення.

Поле підстановки також дає можливість ввести значення зовнішнього ключа для кожного запису в таблиці Рослини. Повернемося до таблиці. 2 і введемо ще один запис, цього разу для космєї. При переході до поля Номер типу клацніть на значку із зображенням стрілки для активізації списку поля підстановки, що розкривається (рисунок 17).

Рисунок 17 - Активізація списку поля підстановки, що розкривається

Для того, щоб ввести значення типу для нового запису, клацніть на значенні в спадаючому списку, виберіть для рослини Камея значення Декоративне і введіть записи, що залишилися, з таблиці 2. Після закінчення цієї роботи ви повинні отримати таблицю, показану на рисунку 18 (закрийте і знову відкрийте її, внаслідок чого буде проведено автоматичне сортування записів).

Рисунок 18 - Тепер в таблиці містяться відомості про сім рослин

Відкрийте таблицю Рослини у режимі конструктора і проглянете параметри поля підстановки (клацнувши на кнопці Вигляд на панелі інструментів). Тепер виберіть будь-яке поле в стовпці Номер типу і клацніть на вкладці Підстановка на панелі Властивості поля.

Звернете увагу на полі Тип елементу управліннящо містить текстове поле для введення даних і прокручуваний список. Дані можна вводити безпосередньо в текстове поле, а потрібний елемент вибирається із списку, що розкривається.

Хоч це і не очевидно, але майстер створення поля підстановки автоматично створив перший зв'язок.