Типовые организационные структуры службы ДОУ

В системе органов управления структура рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, то есть взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия. Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.

В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при определении ее структуры и выборе наименования службы ДОУ, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам.

При этом следует учитывать следующие факторы:

– характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих);

– объем документооборота организации;

– наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств);

– характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.

Основные положения «Государственной системы документационного обеспечения управления» частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления (рис. 6).

Управления делами создаются в министерствах как структура, в которой выполняется работа с документами, контроль, координация делопроизводства в централизованном аппарате и в отрасли. Управление делами имеет следующий состав структурных подразделений (рис. 7):

– секретариат, в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретари заместителей министра, протокольное бюро;

– инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;

– канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем, отдел рационализации работы с документами, центральный архив.

Рис. 6. Типовые организационные структуры службы ДОУ

Рис. 7. Структура управления делами

В государственных предприятиях, научно-исследовательских, высших учебных заведениях, проектно-конструкторских организациях создаются канцелярии. В составе канцелярии обычно организуются подразделения (отдел, сектор, группа).

Общий отдел - служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительских структурах местного самоуправления. Наличие структурных подразделений (протокольный отдел, отдел по работе с письмами, приемная) объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры, выполняет секретарь.

Решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре негосударственных организаций принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах - учредительная конференция.