Нормативно-методическое обеспечение сферы документационного обеспечения управления

ДОУ основывается на нормативно-методической базе – комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними, а также регламентирующих работу службы ДОУ, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение.

В РФ регламентация документирования и организации работы с документами развивается, прежде всего, в направлении законодательного регулирования. Параллельно приводятся в соответствие с меняющимся законодательством государственные стандарты и нормативно-методические документы общегосударственного уровня (рис. 4).

Нормативная база включает:

– Конституцию РФ;

– федеральные конституционные законы;

– федеральные законы;

– указы и распоряжения Президента РФ;

– постановления и распоряжения Правительства РФ;

– законодательные акты субъекта РФ, на территории которого действует организация;

– нормативные акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств);

– общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

– унифицированные системы документации;

– нормативные акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы ДОУ;

– государственные стандарты;

– правовые акты предприятий, организаций нормативного и инструктивного характера.

Рис. 4. Составляющие нормативной базы ДОУ

Высшей правовой значимостью обладают законы РФ. Правовые акты несут властную функцию и обязательны к применению в той области деятельности, на которую они распространяются.

Конституция РФ является главным документом государства и имеет высшую юридическую силу.

Ст. 90 Конституции РФ целиком посвящена документированию деятельности Президента РФ:

«Президент Российской Федерации издает указы и распоряжения.

Указы и распоряжения Президента Российской Федерации обязательны для исполнения на всей территории Российской Федерации.

Указы и распоряжения Президента Российской Федерации не должны противоречить Конституции Российской Федерации и Федеральным законам».

Ст. 115. «Правительство РФ издает постановления и распоряжения».

Гражданский кодекс РФ устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правонарушений. Участниками регулируемых гражданским законодательством отношений являются: граждане, юридические лица, Российская Федерация, субъекты РФ, муниципальные образования. «В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида». - Ст. 52 ГК РФ.

Трудовой кодекс РФ устанавливает обязательность применения каждой организацией независимо от ее организационно-правовой формы ряда локальных правовых актов: коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, положение об использовании и защите персональных данных.

Большая часть Трудового кодекса РФ посвящена регулированию отношений между работником и работодателем организации, а в связи с этим и оформлению документации по персоналу при приеме на работу, перемещении работника в организации, расторжении трудового договора, командировании и т.д. Часть этих документов применяется давно (приказ, заявление, трудовая книжка), относительно других введен новый порядок их составления и применения (трудовой договор); необходимость создания некоторых регламентирована впервые (уведомления). Кодекс не только устанавливает применение тех или иных документов, но и определяет структуру текста, порядок оформления некоторых из них (трудового договора).

ТК РФ содержит специальную статью (ст. 14), устанавливающую порядок исчисления сроков, а в некоторых случаях – конкретные сроки подготовки документов; приказ о приеме на работу (ст. 68); приказ о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193); изготовление и выдача работнику копий документов, связанных с работой (ст. 62); предупреждение работника об увольнении (ст. 79, 80).

Уголовный кодекс регулирует вопросы, связанные с хранением документов. В него включены нормы, устанавливающие ответственность за хищение предметов и документов, имеющих особую историческую, научную, художественную или культурную ценность (ст. 164), ответственность за контрабанду, утрату документов, содержащих государственную тайну. В нем установлена уголовная ответственность за тот или иной вид нарушения в сфере документирования.

В «Кодексе РФ об административных правонарушениях» ^[1] (ст. 13, 20) к числу правонарушений относится несоблюдение правил хранения, комплектования, учета, использования архивных документов. Административная ответственность при этом может выражаться в вынесении предупреждения или наложении штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц - от трехсот до пятисот рублей (в ред. Федерального закона от 22.06.2007 № 116–ФЗ).

В Российской Федерации общие принципы организации работы с информацией и документацией определены Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149–ФЗ, который является базовым законом информационного законодательства и регулирует отношения, возникающие при:

1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;

2) применении информационных технологий;

3) обеспечении защиты информации.

Закон устанавливает:

– термины и определения, связанные с информацией, документом, информационными ресурсами и их использованием;

– принципы правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации;

– права и обязанности обладателя информации;

– право на доступ к информации;

– защита информации, ограничение доступа к информации;

– ответственность за правонарушения в сфере информации, информационных технологий и защиты информации.

Правовые основы использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, устанавливает ФЗ РФ «Об электронной цифровой подписи» № 1–ФЗ от 10.01.2002.

Закон установил порядок использования электронной цифровой подписи и ряд важнейших понятий, таких как средства, сертификат, открытый ключ, подтверждение подлинности, пользователь электронной цифровой подписи.

Федеральный закон РФ «О техническом регулировании» №184–ФЗ от 27.12.2002 (вступил в силу с 01.07.2003 г.) изменил трактовку понятия «стандарт». Если раньше под стандартом понимался нормативный документ, то теперь в законе закреплен принцип добровольного применения стандартов. В законе стандарт определяется как документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг.

Процесс создания и ведения делопроизводства регулируется стандартами: ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов»^[2].

ГОСТ Р 51141–98 устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

ГОСТ Р 6.30–2003 устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, в которых содержится свод и присвоенные коды наименований объектов, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления (содержится в унифицированных формах документов).

В зависимости от сферы применения классификаторы делятся на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. К числу общероссийских относятся:

– Общероссийский классификатор стандартов (OKCО);

– Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

– Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

– Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (OKПДТР).

Коды по ОКУД и ОКПО проставляются в унифицированных формах документов, утверждаемых министерствами Российской Федерации, в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30–2003.

В целях совершенствования ДОУ и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов разработана и введена в действие Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[3].

Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб ДОУ, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

В организациях, учреждениях, предприятиях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база – документы организационного, инструктив­ного, методического характера, используемые в деятельности служб ДОУ, подразделений и работников. В их числе:

– положение о службе ДОУ;

– должностные инструкции работников;

– инструкция по ДОУ (делопроизводству);

– табель и альбом унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения;

– правила подготовки и оформления управленческих документов;

– инструкции о порядке работы с обращениями граждан, о порядке приема посетителей, о работе с документами ограниченного доступа и др.

Положение о службе ДОУ - правовой акт, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения, его задачи, функции, права, ответственность, а также взаимоотношения с другими подразделениями и учреждениями.

Должностная инструкция – правовой акт, определяющий организационно-правовое положение работника в структуре учреждения и подразделения, его функциональные обязанности, права, ответственность и взаимоотношения с другими работниками и подразделениями.

Инструкция по делопроизводству – правовой акт, устанавливающий технологию создания или получения документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения.

Табель унифицированных форм документов учреждения – это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

Альбом унифицированных форм документов учреждения – совокупность унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения в соответствии с табелем унифицированных форм документов.

Документы, регламентирующие ДОУ в учреждении, разрабатываются на основе законов Российской Федерации, нормативных правовых актов в области информации, документации, организации делопроизводства и архивного дела с учетом специфики деятельности конкретного учреждения.

Вопросы для самоконтроля

1. Каким нормативным документом регламентируются основные термины в области делопроизводства?

2. Что включает в себя понятие «делопроизводство»?

3. Чем различаются понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления»?

4. Какие самостоятельные и в то же время взаимосвязанные и взаимодополняющие направления можно вычленить в сфере ДОУ?

5. Чем отличается документ личного происхождения от официального документа?

6. Каковы основные цели унификации документов?

7. Что понимается под системой унификации?

8. Какие унифицированные системы документации известны вам?

9. Какие задачи создания унифицированных систем документации вы знаете?

10. Какие виды стандартов применяются в РФ?

11. Какие группы управленческой документации входят в унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД)?

12. Какие виды документов составляют группу организационно-правовых документов?

13. Какие документы входят в нормативно-правовую базу?

14. Что регулирует Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»?

15. Что устанавливает ГОСТ Р 6.30–2003?

16. Какие документы разрабатываются в организациях, учреждениях, предприятиях для правильной организации документационного обеспечения?