Главная страница Случайная страница
Разделы сайта
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
Классификация документов
|
|
Н.И. Демидова
Организация работы
с управленческими документами
Учебно-методическое пособие
для дополнительного образования
Издательство
Пермского государственного технического университета
УДК 651 (075.4)
Д30
Рецензенты:
кандидат экономических наук, профессор кафедры менеджмента
и маркетинга
Л.В. Невская
(Пермский государственный технический университет);
начальник редакционно-издательского отдела
Н.И. Волынкина
(ГОУ дополнительного профессионального образования «Институт повышения квалификации - РМЦПК»)
Демидова, Н.И.
Д30 Организация работы с управленческими документами: учеб.-метод. пособие / Н.И. Демидова. – Пермь: Изд-во Перм. гос. техн. ун-та, 2008. – 138 с.
Представляет собой систематизированное изложение учебного материала дисциплины, методические указания к изучению дисциплины и выполнению контрольной работы.
Предназначено для дополнительной профессиональной образовательной программы повышения квалификации специалистов в области менеджмента организации.
УДК 651 (075.4)
| ISBN | © | ГОУ ВПО «Пермский государственный технический университет», 2008 |
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 7
ТЕМА 1 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ТЕРМИНОЛОГИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 8
1.1. Терминология в сфере документационного обеспечения управления 8
1.2. Составные части документационного обеспечения управления 8
1.3. Классификация документов 10
1.4. Унификация и стандартизация в документационном обеспечении управления 11
1.5. Унифицированные системы документации 13
1.6. Классификация документов системы организационно-распорядительной документации 14
1.7. Нормативно-методическое обеспечение сферы документационного обеспечения управления 17
Вопросы для самоконтроля 22
Задание 23
Тест 1 23
ТЕМА 2.СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 25
2.1. Организация работ по документационному обеспечению управлению 25
2.2. Формы организации работы с документами 25
2.3. Типовые организационные структуры службы ДОУ 27
2.4. Задачи и функции службы ДОУ 30
2.5. Регламентация деятельности службы документационного обеспечения управления 32
2.6. Должностной и численный состав службы ДОУ 38
2.7. Расчет численности делопроизводственного персонала 40
Вопросы для самоконтроля 43
Задание 43
Тест 2 43
ТЕМА 3 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 45
3.1. Понятие документооборота 45
3.2. Основные правила организации документооборота в учреждении 45
3.3. Анализ структуры документооборота 46
3.4. Объем документооборота 48
3.5. Порядок работы с поступающими, исходящими и внутренними документами 50
3.6. Организация рационального движения документов 56
Вопросы для самоконтроля 58
Задание 58
Тест 3 58
ТЕМА 4 РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ 60
4.1. Понятие «регистрация». Цели регистрации 60
4.2. Формы организации регистрации документов 62
4.3. Регистрационные формы. Их достоинства и недостатки 63
Вопросы для самоконтроля 69
Задание 70
Тест 4 71
ТЕМА 5. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 72
5.1. Понятие «контроля исполнения документов» и его цель 72
5.2. Сроковый контроль и контроль исполнения по существу 73
5.3. Задачи делопроизводственной службы при сроковом контроле исполнения 73
5.4. Сроки исполнения документов 74
5.5. Ведение контроля исполнения документов 75
5.6. Автоматизация контроля исполнения документов 76
Вопросы для самоконтроля 77
Задание 77
Тест 5 78
ТЕМА 6. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ 79
6.1. Порядок формирования дел 79
6.2. Принципы систематизации документов внутри дела 81
6.3. Правила оформления дел 83
Вопросы для самоконтроля 85
Задание 86
Тест 6 87
ТЕМА 7. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 88
7.1. Функциональное назначение номенклатуры дел 88
7.2. Основные требования к составлению номенклатуры 88
7.3. Разработка номенклатуры дел 90
7.4. Требования к заголовкам дел и их систематизации 96
7.5. Определение сроков хранения документов и дел 99
7.6. Оформление номенклатуры дел организации 100
7.7. Работа с номенклатурой дел в течение года 102
Вопросы для самоконтроля 103
Задание 103
Тест 7 104
ТЕМА 8. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДЕЛ 105
8.1. Понятие оперативного хранения дел 105
8.2. Проверка наличия документов 105
8.3. Порядок выдачи документов и дел 105
Вопросы для самоконтроля 107
Задание 107
Тест 8 108
ТЕМА 9. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 109
9.1. Понятие экспертизы ценности документов 109
9.2. Организация работы экспертной комиссии 110
9.3. Определение сроков хранения 114
9.4. Порядок проведения экспертизы ценности документов 115
9.5. Документы, передаваемые на архивное хранение 117
Вопросы для самоконтроля 117
Тест 9 118
ТЕМА 10. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ 119
10.1. Оформление дел, сдаваемых в архив 119
10.2. Передача дел в архив 123
Вопросы для самоконтроля 124
Тест 10 124
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА (методические указания и задание к выполнению) 125
ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ ТЕСТОВ 127
Тест 1 127
Тест 2 127
Тест 3 127
Тест 4 127
Тест 5 127
Тест 6 127
Тест 7 127
Тест 8 127
Тест 9 127
Тест 10 127
СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ И ОПРЕДЕЛЕНИЙ 128
ПРИЛОЖЕНИЯ 128
ВВЕДЕНИЕ
Управление возникает из информации, осуществляется посредством информации, совершенствуется на ее основе. Все виды управленческой деятельности (принятие решений, планирование, работа с кадрами) связаны с оформлением документов, работой с документами, то есть с делопроизводством.
Процесс управления во многом зависит от информации об управляемых объектах и является основой принятия любого решения. Если по какой-либо причине прекращается поступление информационных потоков, управленческий аппарат перестает владеть ситуацией и не имеет возможности выработать правильное решение. Поэтому в любом управленческом аппарате важно организовать поступление, движение и обработку информации, носителем которой выступает документ.
Учебное пособие посвящено важной части документационного обеспечения управления, являющегося одной из отраслей деятельности в сфере управления, организации работы с управленческими документами.
Пособие подготовлено на базе действующих нормативно-методических документов в области документационного обеспечения управления.
ТЕМА 1
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ТЕРМИНОЛОГИЯ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
1.1. Терминология в сфере
документационного обеспечения управления
Основу любой научной дисциплины составляют понятия – представления об общем, наиболее существенном, особенном в изучаемых явлениях и предметах, которые обозначаются специальными словами – терминами.
Термин – слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное понятие.
При возникновении сомнений относительно значения термина следует обратиться к терминологическому словарю или стандарту.
В сфере документационного обеспечения управления разработан и действует ГОСТ 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Терминология, представленная в стандарте, обязательна для применения всеми организациями, учреждениями, предприятиями в их практической деятельности с документами, в учебной и научной деятельности (во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу).
Делопроизводство, документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами
Наряду с термином «делопроизводство» в последнее время употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления» (далее ДОУ). Возникновение этого термина связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, которое стало возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении. Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-техническую составляющую в современной организации делопроизводства.
1.2. Составные части
документационного обеспечения управления
Документационное обеспечение управления включает в себя две составные части (рис. 1):
1) документирование - обеспечение своевременного и грамотного создания документов;
2) организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения в процессе осуществления управления.
Рис. 1. Составные части ДОУ
Документирование – запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам.
Документирование представляет собой совокупность операций по созданию документов. В него включаются операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению (проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования) и изготовлению документа.
Все операции документирования должны соответствовать установленным государственным и отраслевым нормативам.
Организация работы с документами предполагает обеспечение движения документов в аппарате управления (документооборот), их использования в справочных целях и хранения.
Одним из важнейших участков документационного обеспечения управленческой деятельности является организация документооборота.
Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (рис. 2).
Рис. 2. Движение входящих документов
От того, насколько правильно, рационально поставлен документооборот, зависит, как быстро документы будут доходить до исполнителей, руководителей, заинтересованных должностных лиц.
Система документооборота охватывает всю последовательность перемещений документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по их приему, передаче, рассмотрению, регистрации, исполнению, подготовке, оформлению и отправке. Рационально организованный документоборот обеспечивает оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.
Классификация документов
Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Классификация (лат. classik - разряд, группа) документов - это система соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Важнейшие признаки, лежащие в основе классификации современных документов, кроются в их сущности, существе информационной и материальной составляющих.
Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные (служебные) и документы личного происхождения. Официальный документ - это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. К документам личного происхождения относятся документы, созданные человеком вне служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Это самая немногочисленная с точки зрения видов и разновидностей система документации, она включает личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники.
Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. В особую группу официальных документов выделяют личные документы, удостоверяющие личность человека и / или его права, обязанности, а также служебное либо общественное положение (визитка, удостоверение, студенческий билет, пропуск).
Основные цели классификации документов: 1) быстрый поиск нужных документов, повышение оперативности работы с ними; 2) экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата (например, контрольно-регистрационная и информационно-справочная картотеки или журнал регистрации документов).
1.4. Унификация и стандартизация
в документационном обеспечении управления
Создание единого информационного пространства и объединение его с европейским и мировым информационным пространством является одной из важнейших задач, от решения которых во многом зависит дальнейшее развитие страны. Решение же этой задачи возможно только при условии гармонизации российских и зарубежных информационных систем и обеспечении информационной совместимости всех взаимодействующих информационных систем.
Достижение информационной совместимости обеспечивается унификацией и стандартизацией средств информационной техники, носителей информации, языка формализованного описания данных, структуры информационных систем и технологических процессов в них, систем документов.
Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унификация в широком смысле слова представляет собой приведение элементов заданного множества к единообразию по установленным признакам или сокращение числа элементов заданного множества. Под унификацией документов понимается выбор рациональных структур построения систем документации, приведение к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения.
Работа по унификации документов включает:
– разработку унифицированной системы документирования (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
– внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках УСД субъектов Федерации и отраслевых УСД;
– введение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической информаци (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
– разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
– разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.
Основная цель унификации документов заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традиционных условиях, так и в условиях использования новых информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.
Унификация документов предполагает:
– установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов;
– разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца;
– разработку структур документов;
– создание общих синтаксических правил построения документов.
При проведении унификации документов учитываются все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств. Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы – стандарта, требования которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия (страны, отрасли, отдельной организации). Стандарт представляет собой нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.
Стандарты могут быть следующих видов:
– международные (региональные) стандарты;
– государственные стандарты РФ (ГОСТ);
– стандарты отраслей (ОСТ);
– стандарты предприятий (СТП);
– стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.
Кроме стандартов к нормативным документам по стандартизации относятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации.
Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения), так и на унифицированные системы документации.
|
|