Понятие фонда. Документальные и архивные фонды. Фондирование.

Архивным фондом называется принятый на государственное хранение комплекс документов, имеющих между собой исторические и (или) логические связи (это родовое понятие архивного фонда).

Архивный фонд является основной классификационной и учетной единицей, распространяемой на все комплексы документов, находящиеся в архивах, независимо от способа и техники их создания.

Выделяется несколько разновидностей архивного фонда:

· архивный фонд учреждения (предприятия, организации, отдельного лица);

· объединенный архивный фонд;

· архивная коллекция;

· комплекс научно-технической документации.

В традиционном понимании архивный фонд – это комплекс документов, образовавшихся в деятельности определенного учреждения, организации, предприятия или лица.

В процессе образования архивных фондов достаточно условно можно выделить несколько основных этапов:

Первый этап, в ходе которого образуются документы, отражающие текущую деятельность фондообразователей. Фондообразователи – это учреждения, организации, предприятия, войсковые части, отдельные лица и т.д., в деятельности которых образуются документы.

^ Второй этап, в ходе которого формируется документальный фонд.

Документальный фонд – это вся совокупность документов (независимо от их ценности и местонахождения), образованная в процессе деятельности какого-либо фондообразователя. Каждый документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию соответствующего фондообразователя:

а) документы делопроизводства;
б) архив фондообразователя;
в) его архивный фонд, находящийся в государственном архиве. Особенность документального фонда состоит в том, что он включает материалы как с постоянными, так и с временными сроками хранения и не имеет стабильного состава.

Третий этап, в ходе которого материалы с временными сроками хранения выделяются к уничтожению в порядке, установленном Федеральной архивной службой РФ, а материалы, имеющие научную и практическую ценность, поступают на постоянное хранение в государственные архивы, где организуются по архивным фондам. Организация документов по архивным фондам закрепляется пофондовым учетом этих материалов, как в пределах каждого архива, так и в составе Архивного фонда Российской Федерации в целом.

Четвертый этап подразумевает классификацию документов, распределение их по архивам и архивным фондам. Важнейшую роль при классификации документов играет принцип недробимости архивных фондов, который является основой научной организации документов Архивного фонда Российской Федерации. Материалы архивного фонда учреждения (предприятия, общественной организации, войсковой части) или отдельного лица представляют собой исторически сложившийся комплекс документов. Единство происхождения, тесные исторические и логические связи, существующие между документами таких фондов, обусловливают требование соблюдения их целостности. В соответствии с принципом недробимости архивного фонда комплектование архивов должно осуществляться таким образом, чтобы материалы одного фонда полностью концентрировались в одном архиве.

Концентрация в одном архиве комплексов фондов, имеющих органические связи, способствует научной организации документов и облегчает их всестороннее использование.

Пятый этап связан с работой по определению границ архивного фонда. Определение границ архивного фонда подразумевает установление состава документов, подлежащих включению в конкретный архивный фонд.

В ходе данного этапа, прежде всего, необходимо выяснить, каждое ли учреждение может образовывать самостоятельный архивный фонд, т.е. быть фондообразователем. Решение поставленной задачи требует изучения деятельности учреждения, его преобразований, реорганизаций и хронологических рамок существования.
В процессе изучения деятельности предприятия основное внимание обращается на определение самостоятельности фондообразователя. С этой целью анализируется место и роль учреждения в реализации им определенных государственных, общественно-значимых и иных функций, изучается характер его работы, административные, юридические и финансовые права, содержание его документов.

Формальными признаками самостоятельности фондообразователя являются наличие:

· нормативно-правового акта об образовании учреждения, о его компетенции, функциях и структуре (декрета, положения, постановления и пр.);

· штатного расписания учреждения;

· самостоятельного бюджета;

· расчетного счета в банке;

· гербовой печати;

· самостоятельного ведения учреждением делопроизводства.

Шестой этап связан с определением фондовой принадлежности документов, что вызвано постоянным притоком в архивные учреждения новых документов. Определение фондовой принадлежности документов — это установление наименования фондообразователя (учреждения, организации, предприятия или отдельного лица), в деятельности которого образовались архивные документы. Эта работа проводится не только в рамках государственных архивов, но начинает осуществляться уже в ведомственных архивах при подготовке документов к передаче на государственное хранение.

Фондирование подразумевает практическое осуществление классификации документов по архивным фондам в пределах конкретного архива.

Фондирование документов включает следующие виды работ:

· установление границ архивных фондов;

· определение фондовой принадлежности документов;

· группировку и распределение (систематизация) документов по архивным фондам, объединенным архивным фондам и коллекциям в соответствии с делениями схемы классификации.

В рамках архивов для обоснования и осуществления классификации документов могут разрабатываться:

· исторические справки;

· рабочие инструкции по объединению документов однородных фондов, а также по созданию конкретных объединенных фондов;

· рабочие инструкции по проведению систематизации документов конкретных фондов;

· схемы классификации документов конкретных фондов и т.д.
Изучение истории фонда, его состава, истории фондообразователя, осуществляемое в рамках архива, проводится с целью правильного фондирования и разработки наиболее оптимальных схем классификации документов архивного фонда, для определения и уточнения состава материалов архивного фонда, проведения экспертизы ценности документов фонда. Итогом данной работы является составление исторической справки.

Историческая справка о фондообразователе и фонде состоит из четырех основных разделов:

1. история фондообразователя;

2. история фонда;

3. характеристика документов фонда;

4. список использованных источников и литературы.

29. Современная организация архивной службы в России. Концепция развития АД в РФ в условиях становления инф-го общества.

Современная система архивов

Современная система архивов России представлена четырьмя типами: государственные архивы, ведомственные архивы, негосударственные архивы, муниципальные архивы¹⁸. Каждый из этих типов архивов в свою очередь представлен неким множеством, составляющие которого формально и неформально имеют не только общие черты, но и существенные различия.

Государственные архивы представлены двумя видами: архивы федерального уровня и архивы субъектов Российской Федерации. Федеральные государственные архивы включают исторические, т.е. некомплектующиеся архивы и комплектующиеся специализированные архивы. Государственные архивы субъектов Федерации в целом также представлены аналогичными подвидами архивов.

Ведомственные архивы оформились в три вида: текущие архивы собственно ведомств, текущие архивы учреждений, организаций, предприятий, входящих в состав ведомственных систем, и специализированные отраслевые ведомственные фонды с централизованной организацией хранения исторических и оперативных документальных комплексов¹⁹.

Государственные архивы - это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений архивной службы России. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации. Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.

Негосударственные архивы включают не менее шести видов: архивы приватизированных предприятий, архивы банков и других коммерческих структур, архивы партий, профсоюзов и общественных движений, архивы официально зарегистрированных частных фондов, архивы творческих объединений, архивы религиозных конфессий.

Муниципальные (районные и городские) архивы представлены архивами органов местного самоуправления и кооперированными архивами, в основном концентрирующими документы местных учреждений, организаций, предприятий по личному составу.

Все четыре названных типа архивов в той или иной степени в настоящее время испытывают воздействие нескольких факторов. Первый фактор - это законодательное регулирование их деятельности. В наибольшей мере он коснулся государственных и ведомственных архивов. Применительно к решению задач управления, главными последствиями воздействия этого фактора стали федерализация системы государственных архивов и обособление архивных служб отдельных государственных структур (Президента Российской Федерации, " силовых ведомств", МИД, Госфильмофонда и др.) в системе организации ведомственных архивов. Второй фактор - это организационная перестройка экономической, политической, социальной и интеллектуальной сфер жизнедеятельности российского общества. Он способствовал бурному росту различных видов негосударственных архивов, ограничению полномочий государственной и ведомственных архивных служб в отношении контроля за негосударственными архивами, породил известные трудности в решении вопросов, связанных с судьбами архивных документов негосударственного происхождения. Третий фактор - изменение ценностных ориентиров жизнедеятельности общества, подчас противоречивое, что особенно характерно для переходных периодов, - привел к снижению общественного статуса государственных, местных и отчасти ведомственных архивов и одновременно способствовал повышению престижа отдельных подвидов негосударственных архивов. Четвертый фактор - финансовый - болезненно отразился на управлении прежде всего государственных архивов. Пятый фактор - концептуальная неготовность архивистов к пересмотру сложившихся, имевших давние традиции профессиональных представлений в новых политических и социально-экономических условиях.

Говоря об органах управления архивным делом субъектах РФ, следует обратить внимание на то, что они не имеют сейчас характерного для советского периода единообразия статуса и наименований - есть архивные отделы, есть управления, есть комитеты. Объясняется это тем, что в соответствии с действующим законодательством субъекты федерации самостоятельно решают вопросы архивного дела, кроме тех, которые отнесены к исключительному ведению РФ или совместному.

Несмотря на различие статуса архивных органов субъектов РФ их задачи и функции в основном одинаковые, абсолютное большинство из них входит в утвержденные региональным законодательством структуры органов исполнительной власти. По мере унификации этих структур уточняются и приводятся в соответствие с масштабом деятельности статус архивных органов, а так же их наименования.

Органы государственного управления архивным делом субъектов Федерации полномочны определять и решать самостоятельно широкий круг проблем. В их компетенцию полностью входит решение кадрового, финансового, материального обеспечения деятельности подведомственных архивов, изменение (с соблюдением соответствующих процедур) системы архивов субъектов Федерации, их профилей, текущих задач комплектования, обеспечения сохранности, использования архивных документов.