Согласование, утверждение и удостоверение документа. Виды и назначения печатей. Особенности датирования документов.

удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати);

Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность. Основными способами удостоверения документов являются подписание, утверждение и проставление печати. (ЕГСД)

Реквизит " гриф утверждения " необходим для утверждения организационных документов. Элементы реквизита " гриф утверждения":

1. слово " УТВЕРЖДАЮ";

2. наименование должности лица, утверждающего документ;

3. его личная подпись;

4. расшифровка подписи;

5. дата.

Правила оформления реквизита " гриф утверждения":

1. оформляется с пятого положения табулятора в правом верхнем углу документа;

2. элементы реквизита " гриф утверждения" отделяются друг от друга 1, 5-2-мя интервалами;

3. инициалы и фамилия оформляются с шестого положения табулятора.

Пример оформления реквизита " гриф утверждения":

Реквизит " гриф согласования " означает, что проект документа согласован со всеми заинтересованными должностными лицами или с нормативным документом. Реквизит " гриф согласования" состоит:

1. из слова " СОГЛАСОВАНО" (от границы левого поля);

2. наименования должности лица, с которым согласовывается документ (от левого поля);

3. личной подписи (от левого поля);

4. расшифровки подписи (от второго положения табулятора);

5. даты (от левого поля).

Пример оформления реквизита " гриф согласования":

Согласование может производиться коллегиальным органом. В этом случае гриф согласования оформляется следующим образом:

Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно от нулевого и пятого положений табулятора. Например:

· Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации. (ГОСТ Р 6.30-2003)

Виды печатей и штампов и их назначение

Для полноправной и эффективной работы у каждой организации или фирмы должна обязательно наличие основной печати. Также могут быть всевозможные штампы и второстепенные печати.
У всех печатей есть резиновая основа и ручная или автоматическая оснастку.
Различают несколько разновидностей круглых печатей.
Гербовая печать с изображением государственного герба страны может использоваться государственными организациями или получившими статус таковых частными предприятиями.
Основная печать организации или частного предпринимателя должна присутствовать на всех документах. Только благодаря ей документы имеют юридическую силу. Основная печать подтверждает подпись в документе должностных лиц или частного предпринимателя.
Также на предприятиях могут быть дополнительные печати. Если имеется несколько филиалов, то их печать будет точно такая же как основная, но с порядковым номером. Также на больших предприятиях могут использоваться печати для конкретного отдела. Они необходимы для осуществления документооборота внутри организации.
У каждого врача и нотариуса должна быть своя личная печать, которая подтверждает их ответственность за составленные документы и выписанные рецепты. Эта печать является дополнительной к основной печати организации или учреждения, в котором они работают.
Факсимиле - это печать, повторяющая подпись должностного лица. Применение ее очень удобно, если начальства очень часто нет на месте. Все срочные документы будут заверены. Но факсимиле нельзя использовать на первичных документах и документах, подразумевающих материальную ответственность.
Штампы являются видом прямоугольной печати информативного характера. В нем, как правило, указываются реквизиты организации, а также другая информация, необходимая для осуществления внешнего документооборота.

Существует несколько видов штампов. К ним относятся:
- угловой штамп, в котором указываются все реквизиты организации;
- регистрационные штампы необходимы для документации, которая поступает на фирму;
- штампы для платежных документов и чеков (" Оплачено", " Получено" и т.п.);
- Штамп, который указывает на ограничение доступа на важных документах, содержащих конфиденциальные данные;
- а также маркировочные штампы, штампы-датеры и штампы-нумераторы.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05. (ГОСТ Р 6.30-2003)

Способы датирования документов.

Для подписания, утверждения и согласования документов используются словесно-цифровой и цифровой способы датирования.

Словесно-цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм (например: 13 октября 1996 г.).

Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение документов и в иных случаях. При этом дата проставляется тремя парами цифр, разделенных точками, в последовательности: число, месяц, год (например: 10.09.96).