Публикационная деятельность

Публикационная деятельность архивов — совокупность работ по подготовке документальной публикации, включающая определение типа, вида и формы публикации, выявление и отбор документов, выбор и передачу текста, археографическое оформление документов и составление к ним научно-справочного аппарата, формирование макета документальной публикации, работу с издательством.

При осуществлении публикации документов следует руководствоваться Правилами издания исторических документов в СССР (М., 1990).

Росархив координирует и организует работу по подготовке и изданию документальных публикаций.

Типы, виды и формы публикаций документов. Издания документов различаются по назначению, задачам, характеру публикуемых источников и в соответствии с этим по методам археографической и полиграфической подготовки, эти различия служат основанием для распределения изданий по типам, видам и формам.

Типы документальных публикаций определяются их целевым назначением. Различаются научный, научно-популярный и учебный типы изданий. Все они основываются на научных принципах подготовки, но отличаются спецификой отбора источников, приемов передачи текста документов и составом научно-справочного аппарата.

Публикация научного типа предназначена для научного исследования, в большинстве случаев заменяет непосредственное обращение к документам, освещает историю создания текста, внешние особенности публикуемых материалов, определяет их место среди других исторических источников.

Научная публикация — результат комплексного исследования (источниковедческого, палеографического, текстологического, археографического и т. д.) публикуемых документов и обязательно включает научно-справочный аппарат, отражающий все стороны этого исследования.

Публикация научно-популярного типа предназначена для распространения исторических знаний и популяризации исторических источников, помощи читателям в прочтении и пони- мании текстов исторических источников, что достигается с помощью научно-справочного аппарата публикации.

Публикация учебного типа предназначена для более глубокого изучения и усвоения учебных программ и может носить в зависимости от задач общий, краеведческий или специальный характер. Учебные издания выпускают для школьников, учащихся средних специальных учебных заведений, студентов, преподавателей, то есть учитывают возрастные, профессиональные и другие особенности читателей.

Виды изданий документов определяются составом публикуемых источников, и в соответствии с этим издания могут быть пофондовыми, тематическими и включать документы одной разновидности или одного лица.

Пофондовые публикации состоят из документов одного фонда (коллекции) или его структурной части, но могут иметь в своем составе документы фондообразователя, хранящиеся в других фондах и архивах.

Тематические публикации состоят из разнообразных исторических источников по определенной теме независимо от их фондовой принадлежности.

Публикации документов одного вида состоят из исторических источников одного вида (протоколы, акты, письма) независимо от их фондовой принадлежности.

Публикации документов одного лица состоят из исторических источников, созданных этим лицом в процессе его жизни и деятельности, независимо от фондовой принадлежности публикуемых документов.

Форма публикации архивных документов (структура и материальная реализация издания) может быть корпусом (сводом источников по какой-либо теме), серией, сборником, моноизданием (изданием одного памятника), альбомом, буклетом, плакатом, а также публикацией в периодических и продолжающихся изданиях. Объемные публикации могут состоять из томов, выпусков и частей.

Том — структурная часть многотомного или продолжающегося издания, представляющая собой полиграфически законченную единицу, имеющую свой титульный лист, заголовок (или номер) и самостоятельную нумерацию страниц в пределах тома.

Выпуск — часть периодического издания или серии, выходящая в виде самостоятельной печатной единицы.

Часть — ступень деления текста книги, имеющая, как правило, самостоятельный номер и (или) заголовок. Часть может делиться на разделы.

К новым способам публикации архивных документов относятся публикации документов в микроформах и в электронной форме — в виде дискет, компакт-дисков, банков данных, мультимедиа.

Организация работы по научному изданию документов. Выявление и отбор документов. Выявление документов должно быть полным и всесторонним в соответствии с задачами, типом и видом публикации, кругом исторических источников, определенных для нее.

Работе по выявлению документов предшествует составление возможно полного библиографического списка литературы и ее изучение с целью ориентации археографа в вопросах осуществляемого издания, историографии темы, ее источни- ковой базы.

Круг источников выявления документов определяется темой, типом, видом и целью издания. Для установления круга источников необходимо знание литературы, сети архивов, системы научно-справочного аппарата архивов, истории фондо- образователей, истории комплектования фондов, их сохранности, степени использования документов в печати.

Источниками выявления опубликованных документов являются официальные издания правительственных органов, издания ведомств и общественных организаций, статистические издания, периодическая печать (центральная, местная, ведомственная, многотиражная, зарубежная пресса), сборники документов, мемуары, исследования, техническая литература.

Неопубликованные документы выявляются в федеральных, региональных и муниципальных архивах, архивах министерств и ведомств, в общественных, политических, творческих организациях, в рукописных собраниях музеев и библиотек, личных архивах и коллекциях, при необходимости — в зарубежных государственных и частных хранилищах.

После изучения их научно-справочного аппарата составляется список или картотека фондов, по которым следует провести выявление документов, намечаются для просмотра описи.

При изучении описей и отбора дел для просмотра учитывается степень раскрытия содержания дел в заголовках. Отбираются не только дела, непосредственно касающиеся темы публикации, но и дела, в которых можно предположить наличие близких по тематике документов. Выявление целесообразно начинать с основных структурных частей учреждения, документы которых наиболее полно отражают его деятельность.

При выявлении следует учитывать причинно-следственные связи документов инициативного, исполнительного и итогового характера. Определяется комплекс дел для полистного изучения. Следует стремиться к выявлению всех имеющих самостоятельное значение текстов документа. В первую очередь выявляются автографы и подлинники, затем отпуски, заверенные копии и окончательные варианты документов.

На каждый выявленный документ составляется карточка; картотека выявленных документов может вестись и в компьютерной форме.

Отбор выявленных документов для всех типов изданий проводится на основе принципа историзма, научной объективности, методов источниковедческого анализа документов и в соответствии с теми критериями отбора, которые были определены при решении вопроса о целях и задачах издания.

Принцип историзма предполагает каждый источник рассматривать как продукт конкретной исторической эпохи с учетом причин его возникновения и выполняемой им функции; показывать изучаемые проблемы, вопросы в развитии; представлять комплекс взаимосвязанных документов, последовательно освещающих исторические явления.

Принцип объективности, предполагающий всесторонность изучения исторических явлений во всей их сложности, многогранности и противоречивости, реализуется путем отбора источников различных видов, отражающих разнообразные стороны действительности и их оценку авторами документов.

Источниковедческий анализ документов при отборе предполагает: установление подлинности, времени, места, условий создания и внешних особенностей документа, авторства, обстоятельств происхождения текста, определение достоверности, политической направленности, полноты, представительности, научной значимости, новизны, содержащейся в источнике информации, степени сохранности и способа воспроизведения текста документа. На основе проведенного анализа определяется соответствие документов критериям отбора, выработанным в зависимости от темы и задач конкретного издания, и решается вопрос об использовании каждого документа в издании (публикация полностью или в извлечениях, использование в научно-справочном аппарате). При отборе учитывается также полнота представленных в публикации видов источников.

Отбор документов следует проводить поэтапно: сначала в процессе выявления — по карточкам, перечням, — и окончательно после выявления всего комплекса и уточнения структуры издания — по копиям документов.

Выбор и передача текста документов. Для документальной публикации отбирается основной текст документа, определяемый на основе текстологического анализа всех выявленных и имеющих самостоятельное значение текстов данного документа, независимо от способа их воспроизведения, как сохранившихся в архивах, так и опубликованных. Во всех типах и видах документальных публикаций текст документов должен передаваться с точным сохранением стилистических и языковых особенностей.

Археографическое оформление документов. Текст каждого документа в документальной публикации сопровождается редакционным заголовком и легендой.

В заголовке указывается порядковый номер документа в данной публикации, наименование (разновидность) документа, автор, адресат, краткое содержание, дата, место написания, делопроизводственный номер, грифы (срочности, секретности).

В легенде обозначаются контрольно-справочные сведения о документе: поисковые данные (архивный шифр), подлинность, указание языка (для иноязычных текстов), способ воспроизведения, сведения об особенностях внешнего вида, в том числе печати, ссылки на предыдущие публикации документа.

Определение структуры и систематизация документов. Структура документального издания зависит от типа, вида и формы публикации, темы и характера публикуемых документов. Могут применяться: хронологическая, тематическая, географическая схемы систематизации, систематизация по авторам, корреспондентам или видам документов или их сочетания. Систематизация документов закрепляется их общей порядковой нумерацией.

Подготовка научно-справочного аппарата издания, приложений и иллюстраций.

Состав научно-справочного аппарата документальной публикации зависит от типа, вида и формы издания. В него входят: предисловие, примечания по тексту и содержанию, различные указатели, хроника, список сокращений, терминологический словарь, библиография, перечни публикуемых и непубликуемых документов по теме, оглавление (содержание), возможны и другие приложения, иллюстрации, таблицы.