Предмет курса ДОУ. Значение организации ДОУ в современной экономической жизни России

Курс документационного обеспечения управления содержит необходимую информацию о документировании деятельности современного предприятия и организации работы с документами в соответствии с едиными требованиями действующих законодательных и нормативных актов.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. В основе управленческой деятельности любой организации лежат процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, доведения ее до сведения исполнителей, исполнения и подведения итогов.

Делопроизводство рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение ее функциональных задач, так как работники сферы управления затрачивают на работу с документами не менее 60% рабочего времени. От организации ДОУ зависят эффективность управления, экономичность, оперативность, культура труда работников управления.

Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства, таких как регистрация документов, визирование, контроль их исполнения, архивное хранение и т.п.

Документационное обеспечение управления состоит из двух неразрывно связанных компонентов: документирования и организации работы с документами.

Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам. В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме. Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными. Любой документ на бумажном носителе с помощью сканера перевоплощается в бумажный, сохраняя все свои реквизиты. Документ, набранный на компьютере, с помощью факс-модема может быть принят на любом факсе в бумажном виде.

Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия. Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение. На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.

Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему документационного обеспечения управления. Система ДОУ представляет собой совокупность общеизвестных принципов обработки документов и приемов в работе с документами конкретного предприятия.

Система документационного обеспечения управления предприятий формируется под влиянием следующих факторов:

- используемой нормативно-методической базы делопроизводства;

- сложившихся национальных традиций работы с документами;

- установленных руководством предприятия (отрасли) правил работы с документами;

- квалификации делопроизводственной службы предприятия.

Руководители предприятия несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и должны быть знакомы с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде России и архивах. В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства. Организация работы с документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству.

Значение ДОУ для современного предприятии как одного их важнейших сфер деятельности определяется рядом факторов, и, прежде всего, его универсальностью.

Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитование, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.д.

Документы служат доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.

Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие его трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важная роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями Трудового кодекса Российской Федерации, либо не ведется вообще.

Таким образом, знание вопросов современного документирования поможет работать без внешних (с государственными органами, партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив все внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.