Теоретические положения. Прежде чем приступить в Microsoft Access к фактической разработке таблиц, запросов, форм и других объектов

Прежде чем приступить в Microsoft Access к фактической разработке таблиц, запросов, форм и других объектов, рекомендуется предварительно спланировать структуру на бумагу. Полезно также ознакомиться с уже разработанными базами данных, аналогичными требуемой, или открыть учебную базу данных «Борей» и изучить ее макет в окне «Схема данных».

Разработка базы данных разбивается на следующие основные этапы.

Определение цели создания базы данных

На первом этапе разработки базы данных необходимо определить ее назначение и как она будет использоваться.

• Посоветуйтесь с будущими пользователями базы данных. Вместе с ними сформулируйте вопросы, ответы на которые вы и они хотите получать с помощью базы данных.
• Создайте эскизы отчетов, которые хотелось бы получить.
• Соберите формы, которые вы уже используете для ввода данных.

По мере определения предназначения базы данных начнет формироваться перечень необходимых данных. Зная это, можно определить, какие фактические данные следует сохранять в базе данных и по каким темам распределяются эти данные. Темам должны соответствовать таблицы, а данным — поля (столбцы) в этих таблицах.

Определение нужных полей в базе данных

Каждое поле содержит определенные фактические данные. Например, может потребоваться следующая информация о заказчиках: название компании, адрес, город, страна и номер телефона. Для каждого типа сведений следует создать отдельное поле. При составлении схемы полей, учитывайте следующее.

• Включайте все необходимые сведения.
• Разбивайте информацию на минимальные логические компоненты. Например, имена сотрудников удобно разбить на две поля, «Имя» и «Фамилия», что облегчит сортировку по фамилиям.
• Не создавайте поля для данных, состоящих из нескольких элементов. Например, если создать в таблице «Поставщики» поле «Товары», содержащее перечень всех товаров этого поставщика, будет трудно найти поставщиков, поставляющих конкретный товар.
• Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения. Например, в таблице, содержащей поля «Цена» и «Количество» не следует создавать поле, содержащее произведение значений этих полей.
• Не создавайте поля, содержащие аналогичные данные. Например, если создать в таблице «Поставщики» поля «Товар1», «Товар2» и «Товар3», будет трудно найти поставщиков, поставляющих конкретный товар. Кроме того, придется изменять структуру базы данных, если появится поставщик, предлагающий четыре товара. Достаточно будет одного поля для товаров, если поместить это поле в таблицу «Товары», а не в таблицу «Поставщики».

Определение таблиц, которые должна содержать база данных

Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Список нужных полей подскажет, какие требуются таблицы. Например, если будет использоваться поле «ДатаНайма», оно принадлежит теме сведений о сотрудниках, т.е. должно содержаться в таблице «Сотрудники». Потребуются также таблицы «Клиенты», «Товары» и «Заказы».

Определение таблиц, к которым относятся поля

При решении вопроса, к какой таблице должно относиться каждое поле, необходимо учитывать следующие принципы разработки.

• Включайте каждое поле только в одну таблицу.
• Не включайте поле в таблицу, если в результате его добавления одни и те же данные будут появляться в нескольких записях этой таблицы. Если оказывается, что поле таблицы содержит много повторяющихся данных, это поле, вероятно, помещено не в ту таблицу.

Например, при включении поля, содержащего адрес заказчика в таблицу «Заказы» эта информация будет повторяться во многих записях, если заказчик будет делать разные заказы. Если же поместить адрес в таблицу «Клиенты», он появится только один раз. В этом отношении таблицы в реляционной базе данных отличаются от таблиц в однотабличных базах данных, таких как электронные таблицы.

Данные, хранящиеся только в одной таблице, обновляются только один раз. Это более эффективно и, кроме того, исключает возможность дублирования записей, содержащих разные сведения.

Определение полей с уникальными значениями в каждой записи

Для связывания в Microsoft Access сведений, хранящихся в разных таблицах — например, для связывания клиента со всеми его заказами — каждая таблица базы данных должна содержать поля или набор полей, однозначно определяющих каждую запись. Такое поле или набор полей называют первичным ключом.

Определение связей между таблицами

После разбиения сведений на таблицы и определения полей первичного ключа необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять связанные сведения. Для этого следует определить связи между таблицами базы данных Microsoft Access.

Может оказаться полезным изучить связи в существующей базе данных с хорошо организованной структурой, например, в учебной базе данных «Борей».

Усовершенствование структуры базы данных

После создания нужных таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

Создайте таблицы в Microsoft Access, создайте между ними связи, и введите в таблицы достаточный объем данных для проверки структуры. Чтобы проверить связи в базе данных, посмотрите, удается ли создать запросы для получения нужных сведений. Создайте черновые формы и отчеты посмотрите, отображаются ли в них те данные, что ожидались. Выполните поиск излишних повторов данных и исключите их.

Ввод данных и создание других объектов базы данных

Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно ввести все данные. Затем можно создать все необходимые объекты базы данных — запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.

Использование средств анализа Microsoft Access

В Microsoft Access существуют два инструмента, помогающие усовершенствовать структуру базы данных Microsoft Access.

• Мастер анализа таблиц позволяет проанализировать структуру таблицы, предложить подходящие новые структуры и связи, а также разделить таблицу на новые связанные таблицы, если это имеет смысл.
• Анализатор быстродействия исследует всю базу данных и дает рекомендации по ее улучшению. Мастер может также выполнить эти рекомендации.