Основные правила форматирования (форматирование текста, форматирование абзаца, работа со стилями)

Форматирование текста. Текст в редакторе Word можно набирать разными шрифтами. Программа предусматривает установку размера, типа и начертания шрифта. Перед форматированием необходимо выделить фрагмент текста, который требуется изменить.

Выделить текст можно несколькими способами. Наиболее простой – выделение с помощью мыши. Для этого, удерживая нажатой левую кнопку мыши при I-образном указателе, выделите необходимый фрагмент. Если же вы предпочитаете работать с клавиатурой, выделить текст можно, удерживая Shift и перемещая клавиши управления курсором.

В редакторе Word существует специальный режим – режим выделения текста. Чтобы перейти в этот режим, нужно нажать клавишу F8. Теперь текст можно выделять стрелками или клавишами Page Up/Page Down (Shift при этом нажимать не нужно). Если ввести любую букву или знак препинания, будет выделен весь текст до этой буквы. Аналогично можно нажимать Пробел, чтобы выделить следующее слово (до этого пробела), клавишу Enter, чтобы выделить абзац до конца. Несколько нажатий клавиши F8 вызывают выделение сначала слова, затем предложения, абзаца и, наконец, всего текста. Чтобы выделить предложение, требуется нажать F8 три раза. Для выхода из режима выделения следует нажать Esc.

В редакторе Word текст можно сделать полужирным, курсивным или подчеркнутым. Эти параметры можно изменить на панели инструментов Форматирование, для этого предназначены кнопки с изображением букв «ж», «к» и «ч». Кроме того, вы можете задать другой размер и тип шрифта – на этой же панели инструментов размещены поля для настройки этих параметров. Все эти возможности, а также ряд других доступны в диалоговом окне Шрифт, открыть которое можно, выбрав одноименный пункт меню Формат (рис. 4).

Рис. 4. В окне Шрифт доступны параметры работы со шрифтами

В списке Шрифт одноименного окна расположены инструменты, дублирующие назначения кнопок панели инструментов. Ниже размещены раскрывающиеся списки для изменения цвета текста и выбора типа его подчеркивания. Обратите внимание, что подчеркивание можно задать не только «классическое», обычной линией. Подчеркнуть текст можно волнистой, штриховой или штрихпунктирной линией. В этом же окне можно задать цвет шрифта и цвет подчеркивания.

Не менее интересна область Видоизменение. Здесь можно применить дополнительные эффекты к вашему тексту. Предназначение флажков зачеркнутый, двойное зачеркивание, контур, с тенью, приподнятый, утопленный очевидно. С их помощью можно придать иной внешний вид буквам. Гораздо интереснее другие переключатели. Например, надстрочный и подстрочный применяются для создания верхних и нижних индексов (именно так, кстати, они и назывались в предыдущих версиях Microsoft Word). Например, вам необходимо набрать несложную формулу, нечто вроде х² + 6. Для такой мелочи открывать редактор формул (который может быть и не установлен на компьютере) просто смешно, а вот шрифт типа Надстрочный здесь как раз и пригодится. Наберите х2 + 6 и для цифры «2» установите этот эффект – формула готова.

Довольно интересным эффектом для выделения в редакторе Word является использование разреженного текста. В результате применения этого эффекта расстояние между буквами увеличится. Таким образом, отформатированный фрагмент будет бросаться в глаза. Для изменения этого параметра перейдите на вкладку Интервал и выберите эффект Разреженный. Здесь же вы можете установить величину разрежения. Эффекты анимации доступны на третьей вкладке окна Шрифт. Мерцание или Красные муравьи – все это можно применить к вашему тексту.

Форматирование абзаца. При наборе текстов не менее важным является форматирование абзаца. Особенно это касается научных текстов и различных учебных работ – в методических пособиях часто указываются точные параметры оформления, касающиеся абзацных интервалов. Работы, которые не удовлетворяют этим требованиям, могут быть не приняты к защите или оценены ниже, чем они того заслуживают.

При форматировании абзаца можно задать два параметра – тип выравнивания и междустрочный интервал. Тип выравнивания определяет внешний вид абзаца и его границ на странице. Установить тип выравнивания можно с помощью кнопок, размещенных на панели инструментов Форматирование. В Word существуют такие типы выравнивания: По левому краю, По правому краю, По центру и По ширине. Для набора заголовков разделов и титульной страницы чаще всего используют тип выравнивания По центру, а вот текст принято выравнивать По ширине, так как в этом случае вы получите ровные левый и правый края абзаца.

Другой параметр, междустрочный интервал абзаца, характеризует расстояние между строками. Установить его можно, выполнив команду Формат > Абзац и указав нужное значение в списке междустрочный. Здесь можно задать одинарный (заданный по умолчанию), а также полуторный или двойной интервалы. Кроме этих фиксированных значений, вы можете задать и свое значение. Пункт Множитель позволяет указать другие интервалы. Для этого нужно ввести конкретную величину в поле значение (рис. 5). Например, интервал 1, 5 гораздо удобнее одинарного, но при этом он не такой широкий, как полуторный. Здесь же можно указать расстояние между строками в пунктах (в единицах измерения шрифта). Для этого следует в раскрывающемся списке междустрочный выбрать пункт Точно, а в поле значение – задать размер шрифта. Расстояние между строками будет соответствовать величине букв выбранного размера шрифта.

Рис. 5. Задаем междустрочный интервал

При оформлении дипломных и курсовых работ чаще всего требуется использование полуторного абзацного интервала. Иногда в требованиях к оформлению указывается количество строк на лист. В этом случае вам придется подобрать нужное значение абзацного интервала. Например, принятому при оформлении диссертаций количеству 30 строк на лист соответствует значение 24 пт абзацного интервала Точно.

В этом же окне с помощью раскрывающихся списков перед: и после: можно настроить расстояние между абзацами. Этот параметр удобно увеличить также в тех случаях, когда вы хотите распечатать текст, чтобы вносить правку между абзацами.

Работа со стилями. Текстовый редактор Microsoft Word отличается тем, что он предлагает пользователю просто огромное количество возможностей. Специальные инструменты Word, под названием стили, позволяют применить совокупность параметров форматирования к документу или к его части – абзацу, странице.

С помощью стилей можно применять несколько параметров форматирования одновременно, а не задавать их последовательно. При этом для любого из элементов оформления можно установить собственный стиль, который будет иметь уникальное название. В этом случае не придется при форматировании устанавливать параметры с помощью команд меню Формат (Шрифт, Абзац и т. д.). Достаточно будет создать необходимые стили, а потом каждый раз выбирать из списка нужный.

В Microsoft Word существует три типа стилей:

• стиль, который применяют к абзацу;

• к отдельному символу;

• к таблице.

Отличие между ними состоит в характере применения. Для применения стиля к абзацу текст можно не выделять – достаточно установить курсор; а стиль символов можно применить лишь к выделенному фрагменту.

Стиль одного символа фактически совпадает с форматом символа, например полужирный, курсив, подчеркивание, цвет и т. д.

Если вы применили стиль к абзацу, то при установке курсора в границах абзаца вы увидите его название в поле Стиль панели инструментов Форматирование.

По умолчанию при создании нового документа используют стиль Обычный. Этот стиль применяется для основного текста любого документа и служит основой для создания других стилей. Кроме этого, Word содержит целый ряд других встроенных стилей. Вы сами можете создавать стили, сохранять их и потом применять к абзацам.

Применить стиль к фрагменту текста вы можете следующим образом. Установите курсор в нужное место и выполните команду Формат > Стили и форматирование. Вы увидите на экране область задач Стили и форматирование. Используя список Показать, можно настроить отображение разных стилей. Например, пункт Доступное покажет вам список доступных стилей для применения, выбрав пункт Используемое, вы сможете увидеть список стилей, существующих в вашем документе. Чтобы применить стиль, нужно выбрать его название из списка (рис. 6).

Рис. 6. С помощью области задач Стили и форматирование можно изменить активный стиль. Для создания нового стиля нужно нажать кнопку Создать стиль в области задач Стили и форматирование (рис. 7). Обратите внимание: среди параметров необходимо указать название (поле Имя), тип, базовый стиль (список Основан на стиле). Базовый стиль – это тот, на основе которого был создан другой стиль. При создании стиля фактически происходит следующее: в базовый вносятся некоторые изменения – те, которые вы укажете в области задач Форматирование. Если вы какой-то параметр не измените, он останется таким же, как в базовом стиле. Среди параметров форматирования доступны для изменения параметры шрифта и абзаца, а дополнительные можно установить, нажав кнопку Формат. После нажатия 0К название стиля появится в списке стилей в области задач Стили и форматирование. Теперь созданный стиль можно применять в документе.

Рис. 7. Параметры нового стиля можно установить в окне Создание стиль

Для изменения параметров существующего стиля нужно в области задач Стили и форматирование щелкнуть правой кнопкой мыши на имени стиля и выбрать пункт Изменить. Далее в окне Изменение стиля нужно задать новые параметры и нажать ОК.

При изменении стиля будьте очень осторожны (особенно с базовыми стилями). Ведь при форматировании какого-либо элемента стиля будут соответствующим образом изменены все другие стили, для которых этот стиль был базовым. Например, если установить в стиле Обычный размер шрифта 20 вместо 14 или 12, соответствующим образом будут увеличены размеры шрифтов во всех других стилях.

Стили весьма помогут вам в оформлении работы. Создайте нужный стиль, установите параметры форматирования и потом, при создании документа, вам нужно будет всего-навсего применить его к документу.