ВВЕДЕНИЕ. Организация приема посетителей

Организация приема посетителей

В Отделе надзорной деятельности

Города Глазова, Глазовского, Юкаменкого и Ярского районов

Дипломная работа

Глазов 2015

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………………………....3

РАЗДЕЛ 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ…………………………. …….......7

Глава 1. Прием посетителей……………………………………………………………………....7

1. 1. Прием посетителей сотрудников организаций…………………………………….9

1.2. Прием посетителей с других организаций…………………………………………14

1.3. Прием посетителей по личным вопросам…………………………………………..17

1.4. Прием командированных работников……………………………………………....20

Глава 2. Работа секретаря с обращениями граждан…………………………………………….23

РАЗДЕЛ 2. ПРИЕМ ПОСЕТИТЕЛЕЙ В ОТДЕЛЕ НАДЗОРНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОРОДА ГЛАЗОВА, ГЛАЗОВСКОГО, ЮКАМЕНСКОГО И ЯРСКОГО РАЙОНОВ………………..29

Глава 1. Деятельность Отдела надзорной деятельности города Глазова, Глазовского, Юкаменского и Ярского районов……………………………………………………………….29

1.1. История, структура Отдела надзорной деятельности города Глазова, Глазовского, Юкаменского и Ярского районов……………………………………………………………….32

1.2. Материалы, проводимые в Отделе надзорной деятельности города Глазова, Глазовского, Юкаменского и Ярского районов………………………………………………..35

Глава 2. Прием посетителей в отделе надзорной деятельности города Глазова, Глазовского, Юкаменского и Ярского районов……………………………………………………………… 37

2.1. Прием посетителей сотрудников организаций…………………………………… 41

2.2. Прием посетителей с других организаций……………………………………….. 43

2.3. Прием посетителей по личным вопросам………………………………………… 45

2.4. Оценка эффективности обеспечения приема посетителей……………………… 47

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………………………. 49

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ ……………………....52

ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………………………… 54

Приложение 1. Классификация письменных обращений граждан………………………. 54

Приложение 2. Структура Отела надзорной деятельности………………………………. 55

Приложение 3. Интегральный комплекс физической защиты……………………………. 56

Приложение 4. Регистрация приема посетителей из других организаций ………………57

Приложение 5. Журнал приема граждан по личным вопросам………………………….. 58

ВВЕДЕНИЕ

Тема данной дипломной работы – «Организация приема посетителей». Она является актуальной на сегодняшний день, потому что одной из наиболее важных функций бездокументого обслуживания в деятельности секретаря является правильная организация приема посетителей.

Целью дипломной работы является изучение и совершенствование вопроса о процедуре и правильной организации приема посетителей на примере Отдела надзорной деятельности (ОНД) г. Глазова, Глазовского, Юкаменксого и Ярского районов. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1) исследовать теоретические основы организации приема посетителей;

2) изучить нормативно-методические основы работы секретаря по приему различного типа посетителей;

3) раскрыть функции секретаря по организации приема посетителей;

4) определить основные направления деятельности секретаря (инспектора) на примере ОНД г. Глазова, Глазовского, Юкаменксого и Ярского районов.

Объектом исследования является организация секретарского обслуживания по вопросу приема посетителей в Отдеде надзорной деятельности г. Глазова, Глазовского, Юкменского и Ярского районов.

Предметом исследования является современные подходы к организации приема посетителей.

Среди множества обязанностей, которые выполняет секретарь, прием посетителей является наиболее ответственной. Умение подготовить и помочь руководителю провести прием во многом определяет, профессионализм секретаря. На прием посетителей затрачивается большая часть времени руководителя, к руководителям предприятий приходят посетители по самым разным вопросам, часто непосредственно не связанным с деятельностью предприятия. Но необходимо помнить, что первое впечатление о фирме складывается именно от уровня организации приема [26].

В каждой организации руководитель определяет дни и часы приема посетителей.

В обязанности секретаря входит составления расписания встреч. Прежде чем записать на прием, секретарь должен удостоверится, что посетитель обратился по адресу, узнать по какому вопросу и постараться, чтобы вопрос был решен в один прием.

Хотелось бы отметить, что разговор с секретарем о цели свое визита возмущает некоторых посетителей. Однако это неправильно. Секретарь организует работу своего начальника, в том числе и регулирует прием посетителей. Когда секретарь узнает цель пришедшего на прием, он не преследует каких-либо корыстных целей. Просто может выяснится, что посетитель пришел не по адресу, что этот вопрос находится в компетенции какого-либо другого лица. В этом случае секретарь перенаправляет посетителя к нужному человеку. Корректно составленное расписание встреч экономит время, как руководителя, так и посетителя. Время приема следует разбивать на условные интервалы, с некоторым запасом. Если нет возможности записать человека на ближайший день приема, следует тактично объяснить ему причины и постараться включить его на следующий прием. Если посетитель настаивает на срочности своего дела, то вопрос решает руководитель [10].

Обязанности секретаря различны в зависимости от того, какой вид приема проводится руководителем. Прием посетителей можно разделить на такие виды как:

1) прием сотрудников своего учреждения по текущим делам;

2) прием представителей других организаций;

3) прием по личным вопросам;

4) прием командированных работников;

5) работа секретаря с обращениями граждан.

Секретарь должен помнить, что посетитель любого ранга, без исключения, может войти в кабинет руководителя только после доклада секретаря.

Если посетитель пришел без предварительной договоренности, то секретарь может самостоятельно решить: доложить о нем немедленно или записать на прием. Особое внимание секретарь должен проявлять к организации приема руководителем посетителей по личным вопросам.

Одно из важнейших задач секретаря - помощника руководителя является умение четко распределить не только свое рабочее время, но и время руководителя.

Значительную часть рабочего времени руководителя, как правило, занимают телефонные переговоры, прием посетителей, общения с коллегами, просмотр большого числа документов. Это именно те участки работы, в организации которых может и должен помочь хороший секретарь.

Работа секретаря требует от него деликатности в работе с людьми, аккуратности, четкости, собранности в работе с документами, умение сработаться с руководителем и сотрудниками. Умение вести себя с людьми, способность создавать впечатление, повышающее авторитет руководителя - важнейшие факторы успеха секретаря в работе.

Все вызовы руководителя по телефону идут через секретаря и оцениваются с точки зрения их важности и срочности. Секретарь должна точно знать круг лиц своей организации, с которыми необходимо соединять руководителя в любое время. Уметь выделить вопрос, относящийся к компетенции руководителя или других работников.

Через секретаря идет прием посетителей. Личные контакты с людьми, где секретарь выступает в качестве первого лица данной организации, с которыми сталкивается посетитель, обязывает предъявить высокие требования к деловым качествам культуры поведения и внешности секретаря. Важным показателем культуры общения секретаря являются вежливость, корректность, доброжелательность. Внешний вид секретаря формирует мнение об организации в целом. Внешний вид секретаря должен быть тщательно продуман, современен и аккуратен.

Личные контакты с людьми, где секретарь выступает в качестве первого лица данной организации, с которой сталкивается посетитель, обязывает предъявить высокие требования к деловым качествам культуры поведения, речи и внешности секретаря. [11]

Работ состоит из введения, двух разделов, заключения и приложений.

В первом разделе рассматриваются теоретические вопросы, связанные с приемом посетителей сотрудников организаций, с других организаций, посетителей по личным вопросам, прием командированных работников и работа секретаря с обращениями граждан.

Во втором разделе исследуется процедура приема посетителей на примере Отдела надзорной деятельности г. Глазова, Глазовского, Юкаменского и Ярского районов, а также история, структура ОНД (Отдела надзорной деятельности), материалы, проводимые в ОНД и оценка эффективности обеспечения приема посетителей.

В заключении отражены выводы, полученные в процессе исследуемой темы работы, предложены виды работ по улучшению качества деятельности секретаря по организации приема посетителей. Определяется возможность использования полученных результатов на практике.

Существует множество исследований, которые раскрывают различные аспекты данной темы. Каждый автор показывает ситуацию со своей точки зрения. Это позволяет нам взглянуть на полученную информацию с различных сторон, что способствует получению более объективного знания по данному вопросу.

Галахов В.В. в своем учебнике «Организация секретарского обслуживания» рассмотрел все аспекты работы секретаря: ведение телефонных переговоров, прием посетителей, проведение различных мероприятий, работа с конфиденциальной информацией. Даются сведения о нормативно-методической основе секретарской работы, квалификационных требованиях к секретарю, этике его работы. Отдельная глава посвящена применению новых информационных технологий в секретарском обслуживании.

Скриптунова Е.А. в учебнике «Организуем прием посетителей» обращает внимание на четыре основных вида приема посетителей: прием сотрудников компании по кратким текущим рабочим вопросам, прием сотрудников компании для обстоятельной беседы по рабочим вопросам, прием сотрудников компании по личным делам и прием посетителей из других организаций.

Петрова Ю.А. в учебнике «Секретарское дело» подробно рассмотрела нормы и правила составления секретарем документов, необходимых в повседневной работе организации. Описала технические средства, используемые секретарем в процессе создания и обработки документов. Большое внимание в пособии уделяется вопросам правильной организации работы руководителя, профилактике конфликтов. Даны рекомендации по деловому протоколу. Для секретарей и помощников руководителей организаций, слушателей системы подготовки секретарей и делопроизводителей.

В данной теме «Прием посетителей в Отделе надзорной деятельности города Глазова, Глазовского, Юкаменского и Ярского районов» отображены: прием посетителей сотрудников организаций, посетителей с других организаций, посетителей по личным вопросам, командированных работников, работа секретаря с обращениями граждан, история и структура ОНД г. Глазова, Глазовского, Юкаменского и Ярского районов, материалы проводимые в ОНД г. Глазова, Глазовского, Юкаменского и Ярского районов, оценка эффективности обеспечения приема посетителей. Поэтому изучение деятельности секретаря в приеме посетителей в современных условиях является весьма актуальным.