Глава 1. Прием посетителей

Работу с посетителями, как и любую другую деятельность, необходимо организовать. Поэтому, прием посетителей – одна из важнейших функций секретаря, потому что правильно организованный прием посетителей является гарантией успешного решения самых разнообразных вопросов производственного, коммерческого и личного характера. Необходимо иметь в виду, что обязанности по приему посетителей существенно отличаются в различных организациях. Чаще всего приходится встречать посетителей, пришедших на прием к руководителю или его заместителям.

При приеме нужно уметь встретить посетителей, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи. Умение общаться с людьми тактично и любезно - одно из условий установления контакта с посетителями. В свою очередь, это является основой успешного развития деятельности отдела. Бывает, что из-за неуместного слова, случайно сказанного в ответственный момент, рушатся связи. От поведения секретаря, четкости и полноты ответов на вопросы складывается представление о компании в целом.

Оборудование помещения для приема посетителей.

В помещении приемной должно быть отведено место для посетителей, ожидающих приема.

Комфорт и уют в приемной совсем не лишние условия для посетителей, которые могут существенно повлиять на плодотворность их дальнейших бесед с руководителем.

Чтобы посетители не уставали в ожидании приема, для них необходимо поставить 3-4 стула или легких кресла. Если при входе в офис нет гардероба, следует подумать о вешалке для гостей в приемной. Хорошо бы рядом с вешалкой разместить зеркало. Место для посетителей должно находиться в поле зрения секретаря.

Зачастую о солидности организации судят по оборудованию и оформлению приемной.

Секретарь компании отвечает за организацию приема всех посетителей, а секретарь руководителя организует прием гостей руководством.

Обязанности секретаря различны в зависимости от того, какой вид приема проводится руководителем. Прием посетителей можно разделить на такие виды:

1) прием посетителей сотрудников организаций;

2) прием представителей других организаций;

3) прием по личным вопросам;

4) прием командированных работников;

5) работа секретаря с обращениями граждан [17].

Секретарь должен помнить, что посетитель любого ранга, без исключения, может войти в кабинет руководителя только после доклада секретаря.

Ежедневно возникает масса рабочих вопросов, которые требуют быстрого решения. Эти вопросы могут быть решены в течение буквально нескольких минут, однако если подчиненный не имеет возможности согласовать их с руководителем, то его работа может просто затормозиться.

Прием сотрудников организации осуществляется в конце или начале рабочего дня, выделив по 10-15 минут на решение всех текущих вопросов для каждого подчиненного. Для этого составляется расписание.

Еще один вариант приема по текущим рабочим вопросам - установление определенного времени на каждый день, когда любой сотрудник (в порядке очередности, которую регулирует секретарь) может зайти к руководителю и решить все свои вопросы.

Если посетитель пришел без предварительной договоренности, то секретарь может самостоятельно решить: доложить о нем немедленно или записать на прием. Особое внимание секретарь должен проявлять к организации приема руководителем посетителей по личным вопросам.

Во время проведения всех видов приема секретарь сам принимает все телефонные вызовы, переадресует заместителям руководителя вопросы, требующие немедленного решения. Не следует пропускать в кабинет руководителя во время приема сотрудников, не имеющих отношения к приему по личным вопросам.

По окончании беседы и после принятия решения руководитель записывает сам или поручает секретарю сделать запись о результатах беседы в соответствующих учетных формах. Контроль за выполнением решений, принятых руководителем, осуществляет секретарь [8].

Таким образом, прием посетителей это важная и неотъемлемая часть в работе секретаря. Правильно организованный прием посетителей является гарантией успешного решения самых разнообразных вопросов.