Фильтрация данных.

Фильтрация применяется в тех случаях, когда необходимо из общего списка выбрать и отобразить на экране только те записи, которые удовлетворяют заданным условиям отбора. Ехсеl предоставляет пользователю два способа фильтрации: с помощью автофильтра и с помощью расширенного фильтра. Первый способ применяется в случаях, когда необходимо быстро отфильтровать данные с заданием одного или двух простых условий отбора. Эти условия накладываются на содержимое ячеек отдельного столбца.

Второй способ рекомендуется использовать в следующих случаях:

• когда условие отбора должно одновременно применяться к ячейкам двух и более столбцов;

• когда к ячейкам одного столбца необходимо применить три и более условий отбора;

• когда в условии отбора используется значение, полученное в результате вычисления заданной формулы.

Чтобы обработать таблицу с помощью автофильтра, необходимо вначале выбрать в качестве активной любую ее ячейку. После этого в меню Данные.Фильтр.Автофильтр. Как только команда будет выполнена, в первой строке таблицы рядом с именем каждого поля появятся кнопки со стрелками. Нажатие любой из этих кнопок приводит к открытию соответствующего набора строк. Каждая строка набора представляет собой одно из неповторяющихся значений ячеек выбранного столбца. Дополнительно к значениям в каждом наборе будут присутствовать строки с именами (Все), (Первые 10...) и (Условие).

Чтобы отфильтровать список по одному из имеющихся значений поля, достаточно выбрать это значение из развернувшегося набора строк. В списке остаются только те записи, которые содержат выбранное значение в данном столбце. Номера строк отфильтрованных таким образом записей и стрелка кнопки выбранного столбца будут высвечиваться синим цветом Эти записи можно снова подвергнуть фильтрации по этому же или другому полю и т.д.

Для того чтобы после выполненной «автофильтрации» вернуться к отображению на экране всех записей списка., можно использовать следующие приемы:

1. Последовательно нажимать кнопки с синими стрелками (т.е. кнопки полей, по
которым была выполнена фильтрация) и в открывающихся при этом наборах строк
выбирать строку (Все)

2. Выполнить команду Отобразить все меню Данны е.

3. Отказаться от применения Автофильтра. Для этого следует еще раз выполнить команду Автофильтр меню Данные. Все кнопки автофильтра, которые были в первой строке списка, исчезнут, а на экране высветится таблица в ее первоначальном виде.

При использовании расширенного фильтра условие отбора задается в отдельном диапазоне ячеек текущего рабочего листа, который называется диапазоном критериев. Он может размещаться в любом месте рабочего листа. Рекомендуется отделять диапазон критериев от фильтруемого списка по крайней мере одной пустой строкой (столбцом), В этом случае исключается ошибочное восприятие программой ячеек диапазона критериев в качестве элементов списка.

Диапазон критериев оформляется следующим образом: в первой строке записываются (или копируются) имена полей списка, для которых задаются условия, а во второй и последующих строках вводятся непосредственно сами условия отбора.

Пример 4: Необходимо получить полную информацию об АО " Весна".

В Меню Данные выбрать Фильтр. Автофильтр и щелкнуть по кнопке-стрелке Клиент

Пример 7. Получить полную информацию об АО " Весна" и АО " Шлем".

Вновь вызвать Пользовательский фильтр

Пример 8. Получить сведения о клиентах, сделавших покупку с 23.01 по 27.01.

Вычисление промежуточных итогов.

Промежуточными итогами называют результаты вычисления по определенной функции изменяющихся значений одного или нескольких столбцов записей, предварительно разбитых на несколько групп. Общий итог вычисляется с применением функций, заданных для вычисления промежуточных итогов. Она располагается в виде отдельной строки в конце списка, Необходимость в выполнении таких операций возникает довольно часто, поскольку они позволяют свести воедино и проанализировать однородные и неоднородные данные списка.

Для корректной работы команды Итоги необходимо отсортировать список. Список должен быть систематизирован так, чтобы записи с общим контекстом были сгруппированы в блоки. Варианты систематизации могут быть различными: объединение записей, относящихся к одному клиенту, можно считать одним из таких вариантов. Другой вариант - группировка записей, относящихся к конкретному периоду времени. После осуществления такой сортировки можно посчитать итоги по группам записей.

Составим итоговую таблицу по Клиенту

1. В меню Данные выбрать команду Сортировка, в поле Сортировать по выбрать значение «.Клиент»,

2. Вменю Данные выбрать команду Итоги. На экране появится окно Промежуточные итоги.

3. В поле При каждом изменении в выбрать Клиент.

4. В поле Операция выбрать Сумма.

5. В списке Добавить итоги выбрать Сумма и Количество

6. ОК

В результате этих действий появится итоговая таблица:

	После этого под каждой группой записей появится строка с промежуточными итогами для выбранных столбцов, а в конце списка - строка с общим итогом для всех записей списка. Автоматически появятся символы структуры списка, позволяющие скрыть или отобразить его детальные данные.

Строки с вычисленными промежуточными итогами можно разместить не под, а над каждой группой записей. В этом случае необходимо сбросить флажок Итоги под данными в окне Промежуточные итоги.

Пример 9. Получить информацию общих итогов по каждому клиенту и построить диаграмму по Клиент у и по Сумме