Теоретичні відомості. Без формул програма Ехсеl майже нічим не відрізнялась би від звичайного текстового редактора

Без формул програма Ехсеl майже нічим не відрізнялась би від звичайного текстового редактора. Адже саме можливість вводити прості та складні формули і миттєво отримувати результати їх обчислення робить Ехсеl зручним і незамінним інструментом для виконання фінансових, інженерних, статистичних та інших розрахунків.

Числа, введенні в комірки, за допомогою формул можна складати, віднімати, множити і ділити. Ці операції здійснюються з використанням арифметичних операторів, що вводяться у формули, зокрема операторів додавання (+), віднімання (-), множення (*) та ділення (/). Формули можуть містити наступні елементи: числа, текст, арифметичні і логічні оператори, посилання на комірки, а також вбудовані функції Ехсеl. Вихідні дані для розрахунків можна поміщати в одні комірки, а формули – в інші, що дозволяє побачити, як зміна даних впливає на результати їх обчислення. Результат обчислення формули відображається безпосередньо в клітинці, куди введена ця формула. Саму формулу можна побачити в рядку формул, якщо встановити табличний курсор в клітинці з формулою.

Щоб показати програмі, що в комірку вводиться не числове значення або текст, а формула, потрібно перед першим символом формули поставити знак (=). Однак запис формули можна почати і зі знаків “+”, або “-”, при цьому наступний запис також буде сприйнятий як формула.

Оператори, які розпізнає програма Ехсеl:

Формули можуть містити довільну кількість операторів – як однотипних, так і різних. Послідовність виконання операторів залежить від пріоритету оператора. Найбільший пріоритет має оператор піднесення до степеня (^), а найменший - оператори логічного порівняння (<, >). Виконавши операцію піднесення до степеня у формулі, Ехсеl обчислює вираз в дужках, після чого виконує множення і ділення, потім – додавання і віднімання, і тільки після цього інші операції. Якщо ж формула містить декілька операцій множення і ділення, вони виконуються послідовно, зліва направо. Застосовуючи дужки, можна змінити порядок виконання операцій.

У формулах допускається використовувати тільки круглі () дужки. Якщо ввести фігурні {} чи квадратні [ ] дужки, програма відобразить повідомлення про помилку. У формулах можна також використовувати вкладені дужки. В цьому випадку важливо, щоб кількість відкривних дужок дорівнювала кількості закривних.

В Ехсеl є два способи введення формул в комірки робочого аркуша:

1) ввести оператори та адреси комірок вручну.

Наприклад, потрібно в комірку С3 потрібно ввести формулу =А3+В3. Для цього потрібно розмітити табличний курсор в клітинці С3, ввести символ “=”. Далі з допомогою клавіатури, ввести А3+В3. Під час введення формули посилання на комірки та межі навколо окремих комірок позначаються різними кольорами. Після завершення ведення формули натиснути на Enter або клацнути на кнопці в рядку формул.

2) ввести тільки оператори, а адреси комірок вказати за допомогою миші або клавіш керування курсором.

Цей метод дозволяє знизити ймовірність появи помилок, оскільки адреси комірок не доводиться набирати вручну.

Послідовність дій:

1. Активізувати комірку, до якої треба ввести формулу.

2. Ввести в комірку символ “=”.

3. Клацнути мишею на клітинці, адреса якої повинна з’явитися у формулі. Можна навіть вказати комірку, яка знаходиться на іншому робочому аркуші. Посилання на цю комірку з’явиться у формулі, а також у ряжку формул.

4. Ввести арифметичний оператор.

5. Клацнути мишею на наступній клітинці, значення якої бере участь у обчисленні.

6. Натиснути на Enter або клацнути на кнопці в рядку формул.

Формула, що набирається в електронній таблиці, відображається у рядку формул. Після команди введення формули (натискання клавіші “=” або клацання по кнопці “ ”) у рядку формул з'являються нові кнопки: і . Клацання по кнопці з червоним хрестиком скасовує внесені до формули зміни, а клацання по кнопці з зеленою «галочкою» дає команду на виконання формули, записаної у комірці. Завершити введення формули можна натисканням на клавішу Enter, або переміщенням курсора до іншої комірки або клацанням по кнопці з зеленою галочкою в рядку формул.

Після команди введення запис формули в комірці зникає і з'являється результат її виконання або повідомлення про помилку. Відредагувати введену формулу можна як звичайний текст, введений до комірки.

Не має значення, малими чи великими літерами набирається формула. Програма Excel автоматично перетворює всі літери на великі, як тільки подається команда на виконання обчислень.

Якщо одну і ту саму формулу потрібно ввести у суміжні комірки, зручно скористатись маркером заповнення. Для цього треба активізувати комірку з початковою формулою і протягти маркер через комірки, до яких потрібно скопіювати формулу. До цих комірок будуть занесені копії формул з потрібними адресами, а зміст комірок буде розрахований за цими формулами.

Функції автоматичного обчислення

Ці функції дозволяють побачити результати деяких математичних операцій безпосередньо в рядку стану. При цьому не потрібно вводити формули, достатньо лише виділити потрібний діапазон. За замовчуванням у рядку стану відображається сума значень у виокремлених комірках.

Клацнувши правою кнопкою миші на рядку стану, можна вибрати наступні команди:

Среднее – відображає середнє значення чисел, що знаходяться у виокремленому діапазоні.

Количество значений – визначає кількість виокремлених комірок.

Количество чисел - визначає кількість комірок, що містять числа у виокремленому діапазоні.

Максимум – визначає найбільше значення, що містить комірки у виокремленому діапазоні.

Минимум - визначає найменше значення, що містить комірки у виокремленому діапазоні.

Сумма - задає обчислення суми чисел у виокремленому діапазоні.

Нет – не відображає у рідку ніяких значень.визначає кількість виокремлених коміроккоміроку виокремленому діапазоні.

Абсолютні, відносні та мішані адреси

Зазвичай у формулах Ехсеl використовуються не фіксовані значення, а посилання на комірки, які містять ці значення.

Посилання поділяються на три типи.

• Відносні. Змінюються при копіюванні формул.

• Абсолютні. Не змінюються при копіюванні формул.

• Мішані. Є абсолютними тільки частково.

За замовчуванням всі посилання у формулах є відносними. Виняток становлять лише посилання на комірки інших робочих аркушів та книг. Відносні посилання створюються “вказуванням” миші на комірку. При копіюванні формул з відносними посиланнями програма створює схожі формули з новими посиланнями, які базуються на відносній позиції комірки, що містить формулу, та комірки, на яку вказує посилання. Іншими словами, у разі копіювання формули з відносними посиланнями вздовж рядків і стовпців посилання автоматично коректується, тобто результат формули змінюється.

Абсолютні посилання вказують на фіксовану комірку. При копіюванні формул з абсолютними посиланнями адреси комірок в цих посиланнях гне змінюються. Про те, що посилання є абсолютним, вказує символ “ $ ”, розташований біля кожної з координат посилання. Наприклад: $А$1, $В$2, $С$5.

Якщо символ “$” стоїть лише біля одної з координат посилання, тоді одна частина посилання є абсолютною, а інші – відносною. Наприклад, $В5, В$5. Такі посилання називають мішаними. Якщо абсолютною є тільки одна з координат посилання, це посилання завжди буде вказувати на той самий фіксований стовпець або рядок.

Символ “ $ ” можна ввести вручну або переключатися клавішею F4. наприклад, якщо ввести посилання на комірку А1, а потім послідовно натискати F4, програма буде змінювати тип посилання наступним чином: $А$1, А$1, $А1, А1.

Типові помилки при введенні формул

Якщо при введенні формули була допущена помилка, Ехсеl видає у цій клітинці спеціальне повідомлення.

Кілька символів “#”, що заповнюють комірку, свідчать про недостатню ширину стовпця для відображення значення, яке міститься в ньому, або про те, що використовуються від’ємні дата і час. Щоб позбутися цієї помилки, потрібно розширити стовпець або змінити числовий формат комірки.

Якщо формула посилається сама на себе (наприклад, якщо в комірку В1 ввести формулу В2‑ В1), виникає циклічне посилання, про яке видається повідомлення:

Іноді помилка і одній клітинці призводить до помилок в багатьох інших комірках з формулами, які мають на неї посилання. Для пошуку помилок у формулах можна використовувати команди з меню Сервис/Зависимости, які дозволяють відстежити зв’язки між комірками і формулами шляхом відображення стрілок.