Главная страница Случайная страница
Разделы сайта
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
Составление номенклатуры дел
|
|
11.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в территориальном органе, воинской части, организации системы МЧС России, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
11.1.2. Номенклатура дел составляется в целях группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в Архив территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
11.1.3. В номенклатуру дел включаются заголовки всех дел, намеченных к заведению в делопроизводстве структурных подразделений территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, в том числе справочные, контрольные, учетные картотеки, книги и журналы учета, личные дела[6].
В номенклатуру дел включаются заголовки дел временно действующих органов (например, рабочих комиссий, групп, создаваемых на период проведения каких-либо конкретных мероприятий), а также незавершенные делопроизводством дела ликвидированных организаций, правопреемником которых является территориальный орган, воинская часть, организация системы МЧС России.
Не включаются в номенклатуру дел периодические издания.
11.1.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о территориальном органе, уставами воинской части, организации системы МЧС России, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, Перечнем документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом МЧС России от 30.12.2004 № 630 (далее – Перечень документов с указанием сроков хранения), номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, их виды, состав и содержание.
11.1.5. Сводная номенклатура дел территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России (приложение № 30) составляется в последнем квартале текущего года на следующий год структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства при методической помощи Архива на основе номенклатур дел структурных подразделений, согласованных с Архивом.
11.1.6. Названиями разделов сводной номенклатуры дел территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России являются названия структурных подразделений, подразделов – названия отделов структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с установленной в делопроизводстве территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России индексацией структурных подразделений в возрастающем порядке. При этом структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, помещается в номенклатуре дел первым и ему присваивается делопроизводственный индекс – 1.
11.1.7. Сводная номенклатура дел территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России подписывается руководителем структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, согласовывается с экспертной комиссией, с Центральным архивом МЧС России, после чего утверждается начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России.
11.1.8. Как правило, сводная номенклатура дел печатается в трех экземплярах. Первый (утвержденный) экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства. Второй экземпляр используется в качестве рабочего экземпляра в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, третий экземпляр передается в архив для практического применения.
В случае, когда требуется согласование номенклатуры дел с Центральным архивом, печатается четвертый экземпляр для представления в Центральный архив.
11.1.9. Согласованная с Центральным архивом МЧС России сводная номенклатура дел в конце каждого года дорабатывается с целью внесения изменений в номенклатуру дел следующего года. Уточненная номенклатура дел на следующий год подписывается начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, утверждается начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
11.1.10. Сводная номенклатура дел Министерства пересогласовывается с Центральным архивом МЧС России не реже 1 раза в пять лет. В случае существенного изменения функций и структуры территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России сводная номенклатура подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению в установленном порядке независимо от срока ее предыдущего согласования.
11.1.11. После утверждения сводной номенклатуры дел, структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов для использования в работе.
11.1.12. В течение года структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, могут вноситься изменения и дополнения в утвержденную сводную номенклатуру дел на основании предложений структурных подразделений, согласованных с Архивом и оформленных служебной запиской на имя начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России. Основанием для изменения и дополнения являются функциональные или организационно-штатные изменения в структурном подразделении.
11.1.13. Номенклатура дел структурногоподразделения (приложение № 31) составляется ответственным за делопроизводство структурного подразделения, подписывается руководителем этого структурного подразделения не реже 1 раза в 5 лет и в срок до 1 октября текущего годапредставляется на согласование с Архивом.
В случае необходимости доработки номенклатуры дел (по замечаниям Архива) она дорабатывается и представляется в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, не позднее 1 декабря для составления сводной номенклатуры дел территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России.
11.1.14. Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в установленном порядке в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства.
11.1.15. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел, т.е. их систематизация, определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагаются перед заголовками дел с распорядительными документами территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, финансовые документы, затем документы по основной деятельности структурного подразделения, в конце раздела располагаются заголовки дел по делопроизводству. Заголовки дел, заведенных по географическому или по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.
11.1.16. Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются следующим образом.
11.1.16.1. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленных в делопроизводстве территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России цифровых обозначений структурного подразделения, отдела структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: дело № 16-3-7, где 16 - индекс структурного подразделения, 3 - индекс отдела структурного подразделения, 7 - порядковый номер дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.
Резервные номера дел в номенклатуре дел не предусматриваются. При необходимости заведения новых дел они вносятся в установленном порядке (п.11.1.12) в конец номенклатуры дел соответствующего структурного подразделения под следующим порядковым номером.
11.1.16.2. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «исходящая переписка», «входящие документы»), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований территориальных органов исполнительной власти, учреждений и организаций, кроме официально установленных сокращений.
Заголовок дела может состоять из следующих элементов:
название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы, решения и т.д.);
название автора документа: территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, комиссии и т.д. (кроме дел с перепиской);
название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
даты (хронологические рамки, период), к которым относятся документы дела;
указание на копийность документов дела (если в дело подшиты копии), при этом в графе «Примечание» номенклатуры дел указывается в каком структурном подразделении хранятся подлинники этих документов.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.
Пример: Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов).
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, указывается этот вид документов во множественном числе.
Пример: Протоколы заседаний коллегии Главного управления МЧС России по Московской области
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.
Пример: Переписка с подчиненными подразделениями об организации мероприятий радиационной, химической и биологической (бактериологической) защиты.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются.
Пример: Переписка об организации материально-технического обеспечения.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Пример: Переписка с Департаментом федеральной поддержки территорий МЧС России о финансировании мероприятий по ликвидации чрезвычайных ситуаций.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Пример: План основных мероприятий Главного управления МЧС России по Московской области на 2008 год.
Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание документов дела.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. В этом случае в конце текущего года в номенклатуру дел вносятся соответствующие уточнения.
Например, первоначально заголовок дела был «Акты приема-передачи должностей начальниками структурных подразделений Дальневосточного регионального центра МЧС России», а после уточнения (редакции) - «Акт приема-передачи должности начальником Управления тыла и вооружения Дальневосточного регионального центра МЧС России».
11.1.16.3. В течение календарного года в графе 3 номенклатуры «Количество дел (томов)» при заведении каждого тома делается отметка («т.1»., «т.2» и т.д.), а по окончании года указывается общее количество заведенных томов.
11.1.16.4. Графа 4 номенклатуры дел «Дата дела» заполняется при закрытии дела (тома). В ней отражаются хронологические рамки документов, подшитых в дело (крайние даты - число, месяц, год - заведения и окончания дела в делопроизводстве (например: «10.01.2006 – 28.12.2006»). Если дело является переходящим, то крайние даты оформляются следующим образом: «15.01.2002 – по настоящее время».
11.1.16.5. Графа 5 номенклатуры дел «Количество листов» подлежит обязательному заполнению только для дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) и дел с отметкой «ЭК».
11.1.16.6. В графе 6 указывается срок хранения дела и номер статьи по Перечню документов с указанием сроков хранения. При использовании других перечней документов со сроками хранения, применяемых в системе МЧС России, необходимо в графе 6 после номера статьи перечня указать название используемого перечня документов со сроками хранения.
11.1.16.7. В графе 7 номенклатуры дел«Примечание» проставляются отметки о переходящих делах с указанием старого индекса дела в случае его изменения (например: «Переходящее с 2006 г. В 2006-2007 гг. – д.2-2-11»); об уничтожении дел; о передаче дел в архив, в другие структурные подразделения или организации. В случае если дело не было заведено в течение года, то в графе «Примечание» проставляется отметка «Не заводилось», при этом в графах 3, 4, 5 проставляются прочерки. При наличии в делах копий документов, подлинники которых подлежат передаче на хранение в Центральный архив МЧС России, в графе 7 делается отметка: «Подлинники хранятся в деле 1-4-29».
На экземпляре номенклатуры дел структурного подразделения могут указываться лица, ответственные за формирование дел.
Если дело (реестр, журнал учета) ведется в электронном виде, то в графе 7 проставляется отметка «Ведется в электронном виде» и указывается периодичность его распечатки.
11.1.17. По окончании календарного года ответственный за делопроизводство структурного подразделения проверяет наличие всех отметок в номенклатуре дел и составляет итоговую запись о категориях и количестве заведенных дел.
Заполненный экземпляр номенклатуры дел структурного подразделения с итоговой записью представляются в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, не позднее 1 марта следующего года.
Итоговая запись сводной номенклатуры дел территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России составляется на основе итоговых записей номенклатуры дел структурных подразделений.
|
|