Протоколы совещаний, заседаний

5.3.1. Протокол – организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на совещаниях, собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

5.3.2. Подготовка материалов к совещаниям, заседаниям осуществляется структурным подразделением, ответственным за их подготовку.

В ходе подготовки к проведению совещания, заседания составляется комплект документов, сопровождающих протокол: повестка дня, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы основных выступлений, проекты решений или постановлений по каждому вопросу.

5.3.3. Решения, принятые на совещаниях, заседаниях, оформляются протоколами. Оформление протоколов осуществляется структурным подразделением, ответственным за подготовку совещания, заседания.

5.3.4. Регистрация и рассылка протоколов заседаний коллегии территориального органа МЧС России, совещаний у начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России осуществляется в соответствии с разделом II настоящей Инструкции.

5.3.5. Подлинники протоколов и документы, приобщенные к ним, формируются в дело структурного подразделения, ответственного за проведение совещаний, заседаний в соответствии с номенклатурой дел.

5.3.6. Протоколы заседаний технических комиссий, ученых советов, экспертных комиссий и т.д. оформляются в соответствии с положениями об этих органах.

5.3.7. Протоколы совещаний у начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России печатаются на бланке протокола установленной формы (приложение № 25) размером шрифта № 14 одинарным межстрочным интервалом и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - П Р О Т О К О Л.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается одинарным интервалом и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Датой протокола является дата проведения заседания. Дата оформляется цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Номер протокола состоит из знака «№» и порядкового номера протокола в пределах календарного года, проставляемого арабскими цифрами.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы и фамилия председательствовавшего на совещании (заседании), инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на совещании (заседании).

Слова: «Председательствовал», «Присутствовали», «Приглашенные» печатаются от левого поля, подчеркиваются, в конце слов ставится двоеточие. Инициалы и фамилии председательствующего и присутствующих печатаются у правой границы текстового поля.

Основная часть протокола печатается через одинарным межстрочных интервала и включает разделы, соответствующие рассматриваемым на совещании (заседании) вопросам, и принятые по ним решения.

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается центровано шрифтом размером № 14 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются одинарным межстрочным интервалом.

Затем указываются принятые по рассматриваемому вопросу решения.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля одинарным межстрочным интервалом.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

5.3.8. Протоколы заседаний советов, комиссий могут быть оформлены по форме приложения № 26.

5.3.9. Гриф ограничения доступа к документу (при необходимости) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа и центрируется по отношению к нему.

Акты

5.4.1. Акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом).

В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

В зависимости от назначения акты могут быть различного содержания: акты ликвидации организаций; приема-передачи (при смене руководства, приеме-передаче дел, материальных ценностей и т.д.); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных бланков строгой отчетности и т.д.; списания; инвентаризации; несчастных случаев, аварий и др.

5.4.2. Акты оформляются на специальных бланках (формах) или на стандартных листах бумаги.

Акты, оформленные на стандартных листах бумаги, имеют следующие реквизиты.

Гриф утверждения – печатается в правом верхнем углу.

Наименование вида документа – слово «АКТ» отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами, выравнивается по центру.

Номер проставляется арабскими цифрами после слова АКТ на той же строке.

Заголовок отделяется от слова «АКТ» 2 межстрочными интервалами, печатается одинарным межстрочным интервалом, выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту акта указывается название или краткое содержание факта или события. Заголовок должен отвечать на вопрос о чем составлен акт, например: о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

Текст акта отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается одинарным межстрочным интервалом.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением структурного подразделения, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии.

В констатирующей части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1 экземпляр - МЧС России

2 экземпляр – Центральный региональный центр МЧС России

3 экземпляр – войсковая часть 00000

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются.

Например:

5.4.3. Особенности оформления ликвидационных актов и актов приема-передачи при реорганизации территориальных органов, воинских частей, организаций системы МЧС России.

При ликвидации территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России без передачи их функций другим органам управления, воинским частями, организациям системы МЧС России ликвидационный акт составляется в двух экземплярах, один из которых подлежит передаче по месту утверждения (МЧС России), а второй присоединяется к делам ликвидируемого территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России и передается в Центральный архив МЧС России.

При реформировании территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России с передачей их функций другой организации акт приема-передачи составляется в трех экземплярах, один экземпляр передается в МЧС России, второй - организации-правопреемнику, третий передается в Центральный архив МЧС России.

В обязательном порядке в актах должно быть отражено состояние секретного и несекретного делопроизводства.

К акту должен прилагаться перечень документов и дел, переданных организации-правопреемнику и в соответствующий архив, с указанием номеров описей приема-сдачи и результата сверки журналов учета дел и документов.

Гриф утверждения (обязателен) располагается в правом верхнем углу.

В конце акта приводятся сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.