Аудит расчетов с подотчетными лицами

В ходе проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен убедиться в следующем (задачи проверки):

• соответствие выдачи денежных сумм под отчет установленным правилам;

• правильность оформления, своевременность представления авансовых отчетов, соответствие приложенных к ним документов нормативным требованиям;

• правильность оформления командировочных документов и возмещения командировочных расходов;

• правильность ведения учета расчетов с подотчетными лицами и отражения в бухгалтерской отчетности задолженности по расчетам.

Нормативно-правовая база проверки:

• Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.1996г.;

• Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской от четности в Российской Федерации (приказ Минфина РФ № 34н от 29.07.1998 г.);

• План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкция по его применению (приказ Минфина РФ № 94н от 31.10.2000 г.);

• Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина РФ № 49 от 13.06.1995 г.);

• Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 г.;

• Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (решение совета директоров Банка России № 40 от 22.09.1993 г.);

• Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт (Положение ЦБ РФ №266-П от 24.12.2004 г.);

• Об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 г.);

• О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу (письмо Минтруда РФ, Минфина РФ № 1037-ИХ от 17.05.1996 г.);

• Унифицированные формы первичной учетной документации (постановления Госкомстата РФ № 55 от 01.08.2001 г., № 26 от 06.04.2001 г.).

1. Соответствие выдачи денежных сумм под отчет установленным правилам. Организация может выдавать наличные денежные суммы под отчет своим работникам на хозяйственно-операционные расходы. Размер денежной суммы и срок, на который она выдается, должны быть определены руководителем организации (в приказе, в заявлении о выдаче). Не разрешена выдача денежных сумм под отчет лицам, которые в установленный срок не отчитались за ранее полученные суммы или не сдали неизрасходованный остаток в кассу.

Источники информации:

• ведомость аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

• приказы о выдаче денег под отчет, о направлении в командировку (форма Т-9), заявления о выдаче денег под отчет с разрешительной резолюцией руководства.

Аудиторские процедуры: просмотр и сравнение документов, опрос.

Характерные ошибки и нарушения:

• выдача подотчетных сумм без оснований (приказа или заявления с разрешительной подписью руководства), без определения срока, на который выдана подотчетная сумма;

• выдача подотчетных сумм лицам, не отчитавшимся за ранее полученные суммы;

• выдача подотчетных сумм лицам, не являющимся работниками организации;

• систематическая выдача подотчетных сумм без производственной необходимости с последующим возвратом их в кассу.

2. Правильность оформления, своевременность представления авансовых отчетов, соответствие приложенных к ним документов нормативным требованиям. Работники, получившие денежные суммы под отчет на хозрасходы, обязаны отчитаться об их израсходовании в течение 3 дней по окончании срока, на который они были выданы. Работники, получившие деньги под отчет для целей командирования, обязаны отчитаться об их израсходовании в течение 3 дней по возвращении из внутрироссийской командировки и в течение 10 дней по возвращении из заграничной командировки и внести в кассу неизрасходованный остаток.

Отчет работника об израсходовании полученных денежных сумм должен быть совершен путем составления авансового отчета установленной Госкомстатом РФ формы. Авансовый отчет должен быть подписан подотчетным лицом, бухгалтером (главным бухгалтером) и утвержден руководителем организации. К авансовому отчету должны быть приложены первичные документы, подтверждающие факт израсходования полученных денежных сумм (кассовые и товарные чеки, квитанции к приходным ордерам, проездные билеты, оплаченные счета гостиниц, оплаченные багажные квитанции, прочие оплаченные документы строгой отчетности). Первичные документы должны установленной формы, иметь все обязательные реквизиты. Квитанции, счета на оплату должны быть выписаны на подотчетное лицо.

Источники информации: авансовые отчеты (форма АО-1) с приложенными к ним первичными документами.

Аудиторская процедура: просмотр документов.

Характерные ошибки и нарушения:

• списание подотчетных сумм по первичным документам неустановленной формы, неправильно оформленным;

• списание подотчетных сумм при отсутствии первичных документов;

• списание подотчетных сумм по первичным документам, выписанным на другое лицо.

3. Правильность оформления командировочных документов и возмещения командировочных расходов. Направление организацией своего работника в служебную командировку должно быть оформлено командировочным удостоверением установленной формы (командировочное удостоверение может не выписываться при однодневных командировках и при командировках за границу). Командируемому работнику должен быть выдан под отчет аванс в размере суммы предстоящих командировочных расходов.

Командировочные расходы, подлежащие возмещению организацией работнику, включают в себя:

• расходы по проезду;

• расходы по найму жилого помещения;

• суточные;

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома руководства.

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов должны быть определены коллективным договором либо локальным нормативным актом организации (положением, приказом). Размеры возмещения командировочных расходов не могут быть менее норм, установленных для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

При заграничных командировках остаток неиспользованного аванса должен быть возвращен работником в кассу организации либо в валюте, либо в рублях по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Перерасход командировочных расходов в этом случае аналогичным образом должен быть возмещен работнику в валюте либо в рублях по курсу ЦБ РФ на указанную дату.

Источники информации:

• авансовые отчеты (форма АО-1) с приложенными к ним командировочными удостоверениями (форма Т-10) и иными подтверждающими документами;

• служебные задания на командирование и отчеты об их выполнении (форма Т-10 А);

• локальные нормативные акты (положения, приказы), устанавливающие порядок и размер возмещения командировочных расходов.

Аудиторские процедуры: просмотр и сравнение документов, опрос, подтверждение.

Характерные ошибки и нарушения:

• отсутствие командировочных удостоверений;

• отсутствие в командировочных удостоверениях отметок «прибыл» — «убыл»;

• несоответствие маршрута командирования, длительности, сроков пребывания в командировке данным, указанным в удостоверении;

• возмещение командировочных расходов сверх установленных норм при отсутствии локального нормативного акта (положения, приказа).

4. Правильность ведения учета расчетов с подотчетными лицами и отражения в бухгалтерской отчетности задолженности по расчетам. Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами должен вестись на счете 71 по каждой сумме, выданной под отчет. Подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок, должны быть списаны со счета 71 на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Со счета 94 эти суммы подлежат списанию на счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они будут удерживаться из оплаты труда) или на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если они не могут быть удержаны из оплаты труда и будут взыскиваться иным образом).

Источники информации:

• карточка и ведомость аналитического учета счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

• бухгалтерская отчетность.

Аудиторские процедуры: просмотр и сравнение документов.