П.9.8. Акты на списание документов в библиотеках образовательных учреждений утверждаются ректором (проректором), директором учебного заведения…”.

В Новой инструкции об учете библиотечного фонда существенно увеличен перечень причин исключения документов из фонда:

“ Ветхость (физический износ), дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата (с указанием конкретных обстоятельств утраты: пропажа из фондов открытого доступа или по МБА, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача)”.

Рассмотрим некоторые из этих понятий.

Понятие “ветхость” не так однозначно, как может показаться на первый взгляд. Под это понятие подпадают документы, исключаемые по таким причинам, как естественное старение полиграфических материалов и физическая изношенность изданий вследствие использования читателями (книговыдачи). Под понятием “дефектность” понимаются издания, испорченные:

читателями; вследствие хранения в условиях, не соответствующих стандарту; в результате стихийного бедствия.

Значительная часть библиотечных фондов в настоящее время находится в неудовлетворительном состоянии, значительно изношена, требует ремонта. Вид книг, заполняющих полки открытого доступа, часто неэстетичен и малопривлекателен в силу износа. Физической жизни книги, как и для любого материального объекта, рано или поздно наступает момент отказа конструкции – полного физического износа. Так, для книг в переплете с блоками, сшитыми нитками, момент отказа наступает в среднем после 80 книговыдач. Если блок скреплен бесшвейноклеевым способом, то этот момент наступит примерно после 30 книговыдач, а для книг с таким же скреплением блока, но защищенным только обложкой, – с наступлением 15 книговыдач. Сшитые блоки, защищенные обложкой, выдерживают более 20 книговыдач (Формирование и использование книжных фондов ЦБС. – Л., 1989. – С.107).

Основной причиной исключения изданий из фонда является уменьшение общественной необходимости в них, что объективно выражается в значительном уменьшении спроса, а на практике оценивается зачастую как устарелость. Причина “устарелости” требует к себе предельно осторожного отношения. По этой причине исключаются из фонда школьных библиотек издания, полностью утратившие свою информативность и актуальность в политическом, научном и производственном отношениях или в связи с выходом аналогичных произведений, освещающих вопрос более полно и точно, в свете современных научных знаний, в форме, соответствующей современным требованиям.

Однако процесс устаревания неоднозначен. Многие документы теряют актуальность как источники научной информации, но могут сохранять статус культурно-исторического памятника. Желательно сохранять в фонде хотя бы один экземпляр изданий общественно-политической литературы, имеющих кумулятивный и справочный характер.

Теоретики и практики библиотечного дела к малоиспользуемой литературе относят произведения печати, выпущенные 15-20 лет назад, журналы и газеты 5-10-летней давности, на которые не поступало запросов в течение последних 4-5 лет. К местным изданиям, естественно, отношение должно быть другое. Конкретное решение о сроках хранения принадлежит практикам. Но можно воспользоваться наработками библиотековедов-фондовиков, которые рекомендуют научно-популярные издания хранить 5-10 лет по естественным наукам и медицине, по техническим – 4-8 лет, общественно- политическим – 3-6; учебные издания: естественные науки, медицина – 13-24; технические – 8-15; общественно- политические – 10-19 лет.

Решение об исключении беллетристического произведения из фонда по причине неиспользования и отсутствия спроса принимается сугубо дифференцированно и не ранее, чем через 25-30 лет после его издания. Разумеется, если данное произведение имеется в других изданиях, которые пользуются спросом, то причина списания может быть указана и как излишняя экземплярность. Не следует, однако, исключать произведения художественной литературы по причине устарелости.

Отдельные категории изданий теряют актуальность настолько медленно, что исключать их из фонда даже при значительном уменьшении спроса нецелесообразно вплоть до естественного физического обветшания. К числу подобных изданий относятся, в частности, следующие:

Большие и малые универсальные энциклопедии. Энциклопедические словари. Отраслевые энциклопедии.

• Языковые словари (кроме орфографических)
• Литература о выдающихся политических и государственных деятелях, деятелях науки и культуры, военачальниках, спортсменах и т.д., мемуары, кроме произведений явно панегирического толка.
• Издания по искусству и искусствоведению.
• Картографические атласы (кроме учебных).
• Литература по родному краю.
• Местные издания.
• Литература по библиотековедению.
• Кулинарные книги.

Ранее существующие нормативные документы не отражали библиотечную практику по исключению документов из фондов и указывались всего лишь две-три причины, по которым документы выбывают из библиотеки. Это вводило библиотекарей и работников контролирующих органов в заблуждение: получалось, что исключение по другим причинам как бы незаконно.

С выходом новой инструкции положение изменилось, ассортимент стал существенно шире.

В методических рекомендациях ЦБИК записано: “ Исключение документов из фондов библиотек общеобразовательных учреждений по причине устарелости производится не реже 1 раза в два года ” ( см.: Вестник образования. – Указ. номер. – С.31). Рекомендация вызвана отчасти большой пассивностью школьных библиотек при работе с фондом по освобождению от устаревшей литературы познавательного и особенно учебного фонда. В методические рекомендации ЦБИК специально внесен пункт о работе с учебниками:

“ Рекомендуемые ранее сроки использования учебников и учебных пособий в общеобразовательных учреждений в пределах 4-х лет считать ориентировочными”. Эта рекомендация включена по настоянию сотрудников научно-методического отдела ГНПБ им. К.Д. Ушинского и методистов по фонду учебников для дифференцированной, осмотрительной и рачительной работы с фондом учебников, исключая формальный признак – год издания. Роскошь эксплуатации учебника в пределах 4-х лет можно было позволить лишь при стабильном централизованном комплектовании.

По причине “утраты” документы исключаются в тех случаях, когда утрата произошла в результате стихийного бедствия или хранения в условиях, не соответствующих стандартным. Отличие “полной утраты” от порчи вследствие одних и тех же факторов в том, что в последнем случае испорченные документы можно приложить к акту (представить комиссии).

По причине “хищения” документы исключаются в случае, если совершено умышленное противоправное их изъятие из фондов с корыстной целью.

По причине “недостача” производится исключение изданий из фонда, если при инвентарной проверке выявлено расхождение между данными библиотечного учета и фактическим наличием документов. Издания, находящиеся на руках у читателей, относятся к числу фактически имеющихся при условии, что факт выдачи конкретным читателям подтверждается документально.

Остановимся на причине “недостача” более подробно. В методических рекомендациях Центральной библиотечно-информационной комиссии Министерства образования читаем:

“ Норматив списания документов из фондов открытого доступа по неустановленным причинам (недостача) должен составлять не более 0, 1% от объема книговыдачи”.

Предлагаемый процент, конечно же, не снят с потолка, он выведен нами согласно консультации зав. сектором библиотечного фондоведения Российской национальной библиотеки В.В. Шилова “Учет и переоценка библиотечных фондов. Нормирование недостачи” (см.: Библиотека и закон. – Вып. 8. – М., Либерея. – С.198-213, таблицу “Рекомендуемые значения норматива на недостачу в зависимости от средней рыночной цены недостающих документов”).

В.В. Шилов рассматривает недостачу по неустановленным причинам (недостача) безотносительно от того, открыт фонд или закрыт. В рекомендациях же ЦБИК формулировка “из фондов открытого доступа” не имеет прямолинейного толкования, ведь даже если открыта часть фонда (выставки, подборки, подшивки и т.д), как в большинстве школьных библиотек, процент списания должен иметь место.

В.В. Шилов консультирует: “Предельный размер недостачи устанавливается в зависимости, во-первых, от размера книговыдачи за период со времени последней проверки фонда ( выделено мной – О.К.), во-вторых, от средней цены недостающих документов. Таким образом, учитываются и требование к сбережению ресурсов, и нагрузки на фонд, на библиотекаря. Чем больше книговыдача, тем больше абсолютный размер списания. Чем дороже утраченные книги, тем меньше их разрешается списывать. Материальная ответственность работника библиотеки, в чьи обязанности входит обеспечение сохранности фонда и чья вина конкретно не доказана, наступает при условии, если фактическое число недостающих изданий превышает нормативное. Величину материальной ответственности целесообразно определять относительно разницы между общим и нормативным размерами недостачи”.

Кроме книговыдачи и цены издания был введен в расчет особый нормативный коэффициент “k”, который на сегодня составляет k = 0, 01977. Расчет допустимого размера недостачи (в экземплярах) производится по формуле “k” умножить на книговыдачу и разделить на среднюю цену издания.

В переложении на ситуацию школьной библиотеки необходимо заметить, что за основу была взята стоимость одной книги в пределах 20 рублей. И если за пять лет библиотекарь выдала 90 000 экземпляров, то допустимый размер недостачи составляет 88 экз. (90 000 умножим на 0, 01977 и разделим на 20). Или проще – 90 000 умножить на 0, 1 (норматив списания, рекомендуемый ЦБИК Минобразования) и разделить на 100, получается 90 экз. (разница в два экземпляра – из-за взятого упрощенного процента 0, 1, на самом деле норматив на недостачу при стоимости документа в 20 рублей будет 0, 098, согласно таблице В.В. Шилова).

Допустимый размер недостачи составляет в денежном выражении 90 умножить на 20, получим 1800 рублей. То есть при выданных 90 000 экземплярах недостача 90 экземпляров на сумму 1 800 рублей считается нормой и списывается без вопросов, но на все, что сверх этих показателей, необходимо представить объяснительную записку, а решение о дальнейшем списании или возмещении принадлежит комиссии по проверке фонда.

Существенным и достаточно методологическим является замечание, которое находим в рекомендации В.В. Шилова: “Полагаем, что издания с достаточно высокой ценой по определению не могут войти в число пропавших по неизвестным причинам, так как должны находиться под особым наблюдением библиотекаря (на особом режиме хранения и доступа)” (см.: Библиотека и закон. – Вып. 8. – М., 2000. – С.206).

Относительно документов временного хранения можно сказать, что они подразделяются в школьной библиотеке на периодические издания и документы обеспечения собственно учебного процесса. Относительно хранения и списания периодики совсем недавно были рекомендации в “Технологии работы школьной библиотеки”: “Периодические издания исключаются из фондов школьных библиотек по истечении следующих сроков хранения: годовые комплекты всех газет – после двух лет хранения; журналы могут исключаться после трех–пяти лет хранения”. Конечно, и раньше было, что журнал журналу рознь, но теперь в условиях дефицита подписки вполне вероятен пересмотр хранения каждого отдельного номера журнала или газеты.

Документы обеспечения учебного процесса в школьной библиотеке очень многообразны: рабочие тетради, плакаты, таблицы, репродукции, брошюры местных издательств органов образования, документы-информация инновационного характера, методические разработки и пособия, программы по учебным предметам и др. И по срокам хранения они могут сильно разнится. Если рабочие тетради и плакаты можно смело списывать, не дожидаясь окончания года, то намного сложнее с учебными программами и методическими разработками. Поскольку, как правило, в библиотеку они поступают централизованно, то и вопрос о сроках хранения должен решаться методистом органа образования при условии консультаций с наиболее опытными библиотекарями.