Документ, как носитель информации.

Документ – материальный объект, на котором зафиксирована информация на любом языке и любым способом для сохранения во времени и в пространстве. Он рассматривается как носитель информации, как результат ее запечатления. Главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:

Документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе.

Документ предполагает наличие смысловой информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека. Наличие содержания - один из главных отличительных признаков документа. Бессмысленная информация документом быть не может.

Информация передается в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное на каком-либо материальном носителе, становится документом. Для документа характерна завершенность сообщения. Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом.

сообщение представляет собой закодированный текст. Значение или смысл закодированного текста можно понять, лишь зная знаковую систему кодирования информации. Фиксированное сообщение имеет знаковую форму потому, что только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые воздействия автора, предоставляя читателю возможность овладевать соответствующими знаниями. Знаковость - обязательное свойство любого документного сообщения.

Документ - это информация, которая зафиксирована на материальном носителе способом, созданным человеком, посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и т.д.

Документ обладает вещностью. Для документа важна стабильная вещественная форма.

Формы носителя: ленточная, картотечная, кодексовая.

7.Информация: понятие, сущность.

Информация (от лат.разъяснение, изложение), первоначально – сведения, передаваемые людьми устным или письменным способом; с середины 20 века общенаучное понятие, включающее обмен сигналами в животном и растительном мире; передачу признаков от клетки к клетке, от организма к организму; одно из основных понятий кибернетики. В течении нескольких десятилетий информация превратилась в самый ценный по содержанию и самый массовый по форме продукт цивилизации, потребителем которого стало все человечество. Все стремительнее начали развиваться не только межличностные коммуникации, но также коммуникации в системе «человек-машина», «машина-машина». В развитии цивилизации информационная составляющая важнее энергетических и вещественных запасов. Богаче не то государство, которое располагает большой территорией, богатыми полезными ископаемыми, а также людскими, финансовыми, техническими, военными ресурсами, а то, которое располагает самой мощной и хорошо отлаженной информационной базой. Активное выяснение сущности информации началось в 1960 годы. Возникла новая научная дисциплина, утвердившая в нашей стране под названием информатика и переросшая в 90е годы в более общую науку информациологию. Новый импульс выяснению сущности информации дала необходимость определить ее в Федеральном законодательстве как юридическое понятие. В Законах «Об информации, информатизации и защите информации», «Об участии в международном информационном обмене».

Информацией считаются «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

8.архивный документ: понятие, история развития.

Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для личности, общества, государства, а равно имеющий ценность, в том числе как объект движимого имущества.

ИСТОРИЯ АРХИВОВ

Первые архивы в Киевской Руси возникли при княжеских дворах, в монастырях и церквах. После образования Русского централизованного государства в Москве в 16 в. возник Царский архив, куда вошли документы тверских, рязанских, смоленских, черниговских, ярославских и др. князей и значит, количество материалов о внутреннем управлении и внешних сношениях Русского государства со странами Западной Европы и Востока. В начале 17 в. во время польско-шведской интервенции Царский архив был частично вывезен в Польшу, а оставшиеся материалы поступили в Посольский приказ. В начале 18 в., в результате реформ Петра I, по Генеральному регламенту коллегий (1720 г.), архивы учреждений (Сенат, коллегии, Синод) отделены от текущего делопроизводства и переданы в ведение особых лиц – архивариусов.

Одновременно вводилось в оборот и само слово архив. Тогда же из документов упразднённого Посольского приказа был образован первый исторический архив – Генеральный архив старых государственных дел (переименованный затем в Московский архив Коллегии иностранных дел). В 19 в. образуются крупные исторические архивы: Московский архив Главного штаба (1819 г.; позднее Лефортовский), Государственный архив Российской империи (1834 г.), Московский архив Министерства юстиции (1852 г.), Военно-учёный архив (1867 г.) и др. Из правительственных учреждений в конце 19 – начале 20 вв. наиболее крупные архивы имели Сенат, Синод, Государственный совет, Комитет министров, Совет министров, Государственная дума, Министерства внутренних дел, земледелия и государственного имущества, финансов, народного просвещения, министерство двора, Морское министерство, Государственный контроль; отделения Собственной его величества канцелярии (среди них наиболее значительный архив Третьего отделения, сосредоточивший в своих фондах информационные сведения о всех «происшествиях» в стране в 1826–80 гг.). В дореволюционной России документы о революционных организациях и партиях находились в основном в архиве полиции, судебно-следственного и некоторых других учреждений. В 1904 г. по инициативе В. И. Ленина в Женеве был создан архив при ЦК партии большевиков. До Октябрьской революции 1917 г. в России отсутствовало централизованное руководство архива, что отрицательно сказывалось на состоянии архивного дела.

После Октябрьской революции на основании декрета СНК РСФСР от 1 июня 1918 «О реорганизации и централизации архивного дела» и других декретов об архивах в РСФСР, подписанных В. И. Лениным, все архивы правительственных учреждений ликвидировались как ведомственные, и хранящиеся в них документы составили Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ). Архивным делом в стране руководит Главное архивное управление (ГАУ) при Совете Министров СССР.

Декрет впервые законодательно объединил всю созданную правительственными учреждениями документацию за предшествовавший дореволюционный период, присовокупив к ней губернские архивные фонды, а также национализированные, частные, акционерные, церковные и прочие архивы. Декрет ввел централизованное управление архивным делом всей страны, обуздал ведомственное всевластие над документами, обязав их в определенные сроки расставаться с вышедшими из употребления документами. Таким образом, впервые в мировой практике государство взяло на себя обязанность организацию государственного хранения имеющих историческую ценность документов, отражающих жизнь и деятельность собственного народа

9.Архивоведение: предмет, задачи, цели.

Предмет. Архивоведение - наука, изучающая историю, теорию и практику архивного дела. Предмет архивоведения включает следующие вопросы:

принципы и методы отбора документов, подлежащих архивному хранению;

способы хранения, обеспечивающие полную сохранность документов;

создание системы информации о содержании документов,

организацию всестороннего использования документальной информации;

организацию работы архивных учреждений.

Жизнедеятельность людей, развитие общества всегда фиксировались различными способами. С момента появления письменности основным видом фиксирования информации стал письменный документ.

В своем развитии документ проходит эволюцию от документирования - записи информации на различных носителях по установленным правилам - до его архивного хранения. Порядок документирования изучает делопроизводство, порядок архивного хранения - архивное дело.

Основные понятия: Архивное дело - отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а также имеющий ценность для собственника.

Задачи. Задачами архивоведения являются в первую очередь:

Комплектование -Обеспечение сохранности документальных материалов. Учет документальных материалов. Экспертиза научной и практической ценности документов. Критерии определения ценности документов.

Научно-техническая обработка документальных материалов. Фондирование документальных материалов; виды работ, входящих в фондирование.

Описание единиц хранения. Цели описания единиц хранения и значение этой работы для составления архивных справочников.

Создание архивного научно-справочного аппарата. Цели использования документов могут быть:

1)управленческие-предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности;

политические-разработка законопроектов, программы реформ, в политической борьбе различных партий и группировок;

экономические-используется при прогнозировании и планировании экономического развития, при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ и т. д.;

4)научные-предполагает проведение научных исследований по историческим источникам, хранящимся в архивах;

5) культурно-просветительские-предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков и т. п.

6)социально-правовые (обеспечение прав граждан)-исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц.

10. «Оргстрой»: цели, основные направления деятельности.

С начала 1920 появляется новое – рационализаторское – направление работ в постановке делопроизводства. Практическая рационализаторская деятельность проводилась отделом административной техники. Для удовлетворения широкого спроса со стороны государственных учреждений, организаций, предприятий на рационализаторские работы создается акционерное общество – Государственное бюро организационного строительства «Оргстрой», деятельность которого была построена на началах хозрасчета и самоокупаемости. В задачи «Оргстроя» входили: реорганизация и постановка в учреждениях и на предприятиях делопроизводства и архива; разработка проектов административных структур учреждений и их частей; конструирование и издание бланков, форм документов, инструкций, руководств; снабжение учреждений и предприятий канцелярскими оборудованием, мебелью, пишущими и счетными машинками; организация курсов по подготовке практических работ для всех видов административной и конторской работы. «оргстрой» быстро развернул свою деятельность и уже к 15.06.1925 провел 79 работ в 61 учреждении.