Структура БД Ms Access

Система управління базами даних (СУБД)- це спеціальний пакет програм, які забезпечують створення, супроводження і використання баз даних багатьма користувачами.

СУБД MS Access орієнтована на роботу з таблицями баз даних, формами, запитами, звітами, сторінками, макросами, модулями, що зберігаються в одному файлі з розширенням.mdb.

Таблиці баз даних створюються для збереження даних, які стосуються об'єктів предметної ділянки.

Форми призначені для введення, перегляду та корегування взаємопов'язаних даних у базі в зручному вигляді, який може відповідати звичайному вигляду документа.

Запити користувач створює для вибору потрібних даних з однієї або кількох взаємопов'язаних таблиць Запит дає змогу також відновити, вилучити або додати дані в таблицю чи на підставі вже існуючих таблиць створити нові.

Звіти призначені для формування вихідного документа, що виводиться, як правило, на друкування.

Сторінки — для створення Web-сторінок спеціального типу, що забезпечують перегляд і роботу з БД з Інтернету (у версіях 2000 і вище).

Макроси містять опис дій, які мають бути виконаними у відповідь на певні події. Кожна дія реалізується макрокомандою.

Модулі містять програми, складені мовою Visual Basic, які користувач розробляє для реалізації нестандартних процедур під час створення додатків.

7.4 Створення зв’язків між таблицями

Види зв’язків

Як правило, у базі даних MS Access інформацію не зберігають в одній таблиці, а подають її у вигляді декількох таблиць, які між собою зв’язані певним чином. Розглянемо види зв’язків між таблицями.

1. Зв’язок ”один до одного”. У цьому випадку одному запису із таблиці А відповідає один запис із таблиці В і навпаки одному запису із таблиці В відповідає один запис із таблиці А. Цей тип зв’язку використовують рідко, оскільки такі дані можуть бути розміщені в одній таблиці. Зв’язок ”один до одного” використовується для розбиття дуже широких таблиць, для відділення частини таблиці із міркувань захисту інформації від несанкціонованого доступу, а також у випадку, коли друга таблиця є підмножиною записів для першої. Такий зв’язок створюється між ключовими полями двох таблиць.

2. Зв’язок ”один до багатьох”. У цьому випадку кожному запису із таблиці А може відповідати декілька записів із таблиці В і одному запису із таблиці В – лише один запис із таблиці А. Цей вид зв’язку використовується найчастіше. Такий зв’язок може бути встановлений між таблицями ”Групи товарів” і ”Товари”, оскільки товари належать до певної групи товарів і не можуть більше належати до іншої групи. Зв’язок ”один до багатьох” створюється між ключовим полем таблиці на стороні ”один” і зовнішнім ключем на стороні ”багато”.

3. Зв’язок ”багато до багатьох”. У цьому випадку одному запису із таблиці А може відповідати декілька записів із таблиці В і навпаки, одному запису із таблиці В – декілька записів із таблиці А. Такий зв’язок реалізується за допомогою третьої таблиці, зовнішній ключ якої складається по крайній мірі із двох полів, які є ключовими для таблиць А і В. Таблиці ”Товари” та ”Замовлення” можуть бути зв’язані за допомогою третьої таблиці ”Обсяги замовлень”. В одне замовлення може входити декілька товарів і один і той же товар входить в різні замовлення.

Створення зв’язків між таблицями

Для створення зв’язку між двома таблицями потрібно:

1. Відкрити вікно ”Схема данных” (Сервис-Схема данных).

2. Добавити таблиці, що мають бути зв’язаними (Связи-Добавить таблицу).

3. Лівою клавішею миші перетягти ключове поле однієї таблиці на ключове поле або поле зовнішнього ключа іншої. Щоб зв’язок був функціональним, відмітити галочкою поле ”Забезпечення цілісності даних”.

4. Закрити вікно ”Схема данных” із збереженням внесених змін.

На рис. 9.11 у вікні Схема данных відображено зв’язок між таблицями.

Рис. 9.11-Вікно Схема данных

Цілісність даних

Зв’язки між таблицями забезпечують так звану ”цілісність даних”. Це означає, що не можна вилучити запис із основної таблиці, якщо вона містить зв’язані записи в інших таблицях. Наприклад, при наявності зв’язку між таблицями ”Постачальники” і ”Товари” Access не дозволить вилучити записи про тих постачальників, які поставили на склад товари, тобто ніколи не виникне ситуація, що товар виявився бракованим, а інформація про постачальника відсутня.

Крім цього, наявність зв’язку між двома таблицями виключає можливість появи записів-”сиріт”. Це означає, що при наявності зв’язку ”один до багатьох” між двома таблицями у таблиці на стороні ”багато” не може бути записів не зв’язаних із записами таблиці на стороні ”один”. Наприклад, якщо ми маємо дві таблиці ”Клієнти” і ”Кредити”, зв’язані співвідношенням ”один до багатьох”, то у таблицю ”Кредити” не можна ввести запис, у якому було б відсутнє посилання (код) на клієнта.

Робота з таблицями

Введення записів

Для введення записів таблицю відкривають у режимі таблиці. При введенні система перевіряє на відповідність даних, що вводяться, властивостям поточного поля і при необхідності перетворює дані у відповідний тип, тому потрібно слідкувати за значеннями, що вводяться. Слід пам’ятати, що цілу і дробову частину числа відділяють комою, компоненти дати розділяють крапкою, а часу – двокрапкою; вводити позначення грошових одиниць для грошових полів не потрібно.

При переході до нового запису або закритті таблиці введений запис автоматично зберігається у файлі бази даних. Тому при аварійних збоях можлива втрата лише одного запису. Зберегти поточний запис можна також і за допомогою комбінації клавіш Shift+Enter.

Полегшити введення даних у поля дозволяє така властивість як ”Значення по замовчуванню”, яка автоматично вставляє задані користувачем значення у нові записи.

MS Access також дозволяє обмежити набір значень, які вводить користувач у поля за допомогою такої властивості як ”Умова на значення”. При цьому генерується повідомлення із текстом, який задано у властивості ”Повідомлення про помилку”. Наприклад, щоб користувач не зміг вводити від’ємні значення кількостей та вартостей товарів у таблицю ”Товари”, потрібно для цих полів встановити властивості:

Копіювання записів

Копіювання записів часто використовується при безпосередньому перенесенні даних із таблиць MS Excel у таблиці бази даних MS Access або копіювання записів у межах однієї таблиці.

При копіюванні записів потрібно слідкувати за унікальністю значень ключових полів і відповідністю між скопійованими даними і типами полів, у які ці дані вставляються. Таку відповідність можна встановити за допомогою команди ”Формат”, ”Отобразить столбцы”.

Записи, які не можуть бути вставлені у таблицю із буферу обміну, поміщаються у таблицю ”Ошибки вставки”.

Знищення записів

Знищення запису (записів) таблиці може бути здійснене у випадку, коли цей запис не містить зв’язаних записів у інших таблицях, за умови, що для зв’язаних таблиць при створенні зв’язку відмічено галочкою лише поле ”Забезпечення цілостності даних”.

Якщо при створенні зв’язку між таблицями, крім поля ”Забезпечення цілостності даних”, галочкою було відмічено ще поле ”каскадне знищення зв’язаних записів”, то знищення записів в основній таблиці приведе до знищення зв’язаних записів в інших таблицях.

Слід пам’ятати, що відновити знищені записи неможливо, тому при знищенні записів зв’являється діалогове вікно, у якому потрібно підтвердити свій намір про знищення записів.

Пошук записів

Іноді виникає необхідність пошуку окремих значень у тому чи іншому полі (або деяких полях) таблиці. Для цього можна використовувати команду ”Правка”, ”Найти”, попередньо виділивши потрібні поля і вказавши параметри пошуку.

Відмітимо, що пошук окремих значень дозволяє використовувати такі ж шаблони як і при пошуку файлів (? - означає наявність довільного символа, * - означає наявність послідовності довільних символів).

Сортування записів

По замовчуванню записи у таблиці розташовуються у порядку зростання значень ключового поля. Однак часто виникає необхідність їх впорядкувати іншим чином. Це можна зробити використовуючи сортування. Найпростіший спосіб сортування: виділити стовпець-ключ клацанням по імені поля або виділити будь-який осередок даного поля, використати кнопки Сортировка по возрастанию або Сортировка по убыванию, що дозволяють впорядковувати записи по зростанню чи спаданню значень полів.

Фільтрація записів

Для відбору записів використовують фільтрацію. Фільтри - це певним чином сформовані критерії пошуку, що включають логічні операції й операції відносин, їх можна створювати в будь-якому режимі роботи з таблицею за командою меню Записи – Фильтр. За командою Фильтр по выделенному створюються найбільш прості критерії фільтрації, які дозволяють відібрати всі записи, що містять значення окремого поля. Після фільтрації можна відновити порядок записів, натиснувши на панелі інстументів кнопку Удалить фильтр.

За командою Фильтр - Расширенный фильтр меню Записи (рис.9.12) можна сполучити фільтрацію записів з їх сортуванням за зростанням (спаданням) значень одного чи декількох полів.

Pиc. 9.12 - Вікно розширеного фільтра

Багато з розглянутих вище операцій можна оперативно виконати за командами контекстного меню виділеного поля (рис. 9.13).

Рис. 9.13 – Вікно контекстного меню виділеного поля таблиці