Етапи роботи з базою даних

Поняття БД

Кожна база даних містить інформацію про певний клас об'єктів. Сукупність таких об'єктів називається предметною сферою бази даних (наприклад, сукупність даних про працівників фірми, відомості про вироби на складі, відомості про транспортні засоби автопідприємства тощо).

Інформація про об'єкти предметної сфери, подана в різних документах, утворює модель предметної сфери (картки обліку кадрів, картки складського обліку, накладні, журнали обліку транспортних засобів та ін.).

Опис цих документів (назви документів, їх полів; зв'язки між ними) називається схемою відношень ( зв’язків).

База даних – це комп’ютерний термин, який використовується для позначення сукупності інформації з окремої теми або відомостей, пов’язаних з деякою прикладною задачею. Зберігання інформації у вигляді бази даних полегшує доступ до неї, пошук та вилучення потрібних фрагментів.

За способом встановлення зв’язків між даними розрізняють реляційні, ієрархічні, мережні моделі БД.

Реляційна модель БД

Подання інформації у вигляді таблиці, що складається із заданих колонок, які розташовуються у певному порядку зліва направо, називається відношенням. Звідси і назва моделі — реляційна (англ. relation — відношення). Фактично база даних — це система збереження та оброблення реляційних таблиць. У ній стовпці називаються полями, а рядки — записами. Запис — це сукупність логічно пов'язаних різнотипних полів, а поле — елементарна одиниця структури бази даних. Характеристиками поля є ім'я, тип, формат. СУБД Ms Access є системою реляційного типу.

Етапи роботи з базою даних

Робота з базою даних має кілька основних етапів.

Побудова моделі даних предметної ділянки, внаслідок чого на підставі основних її документів розробляється інформаційно-логічна модель даних.

Визначення структури бази даних, коли на підставі розробленої інформаційної моделі проектується структура таблиць відповідно до реквізитів різних документів, тобто визначається склад полів таблиць, у тому числі ключових.

Конструювання таблиць, внаслідок чого спроектовані таблиці створюються за допомогою СУБД.

Створення схеми зв'язків між таблицями на підставі розробленої на першому етапі інформаційно-логічної схеми бази даних.

Введення даних до таблиць (завантаження бази даних) на підставі даних документів-джерел; під час уведення даних може виникнути необхідність модифікувати таблицю (змінити склад полів, тип, формат даних).

Ведення бази даних, що передбачає виконання операцій для підтримання бази даних в актуальному стані, тобто:

• доповнення БД новими таблицями у зв'язку з появою нових документів;

• вилучення таблиць, якщо вони зайві;

• зміна записів, тобто корегування даних у разі потреби.

У процесі ведення бази даних їх можна сортувати, фільтрувати за запитом, розробляти звіт, індексувати поля завдяки індексу, що має вигляд окремого файла. Ідеальними індексними полями, які називають ключами, є унікальні в кожному записі поля (табельний номер, шифр виробу, ідентифікаційний номер).