Классификация документов

Для того, чтобы выработать определенные принципы составления и оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела. Это первичная ступень классификации. Необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела. Дело – это совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенных в твердую обложку, оформленную соответствующим образом. Нельзя подшить в одно дело документы с различным по характеру содержанием, например, письма об исполнении задания по строительству объекта и приказы о повышении квалификации сотрудников.

Классификация документов – необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.

Документы классифицируются по различным признакам.

1) По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.

2) По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и т.д.

3) По наименованию различают большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т.п.

4) По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.

Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организации своей системы, но носят рекомендательный характер.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Трафаретные документы изготавливаются типографским способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

5) По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

6) По месту составления документы подразделяют на внутренние и внешние. Внутренние – документы, создаваемые в учреждении (в организации, на предприятии) для решения своих вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия).

7) По срокам исполнения документы подразделяют на срочные и несрочные.

8) По происхождению документы бывают служебные и личные (именные).

9) По степени гласности выделяют документы обычные и конфиденциальные;

10) По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные документы подразделяют в свою очередь на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например, по истечении срока действия.

11) По стадии создания документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник – первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика – документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия – документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставляется слово «копия») и соответствующим образом заверенный. Выписка из документа – копия части документа, а дубликат – второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой, например, подлинника. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

12) По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет) и долговременного срока хранения (от 10 до 75 лет).

13) По роду деятельности документы подразделяются на системы документации: плановая, организационно-распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительству, конструкторская, технологическая, по изобретениям и открытиям и т.п.