Лекция 2. Унификация и стандартизация управленческой документации.

1. Место, роль и функции документов в управлении.

Составной частью делопроизводства является документировани е. Оно развивается по двум направлениям:

· документирование по общим вопросам управления (общая документация), которая охватывает основную оперативную деятельность предприятия;

· документирование специальных сторон управленческой деятельности (специальная документация), куда входит бухгалтерская, статистическая, техническая, военная и другая документация.

Основным объектом в делопроизводстве является документ, а также процесс работы с ним.

Документом – это информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

Проект документа – предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

Исходящий документ – документ, отправленный из учреждения.

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение.

Внутренний документ – документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.

Директивный документ – документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.

Инициативный документ – документ, послуживший началом рассмотрения определённого вопроса.

Нормативный документ – документ, в котором устанавливаются какие-либо правила, нормы.

Распорядительный документ – документ, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов.

Текстовый документ – документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.

Документы широко используются в управленческой деятельности: они служат основанием для принятия решений, информационно-справочной работы, учета. В нормативных документах закрепляется государственное устройство. Они используются также как средство общения между организациями, между организациями и гражданами.

Любой документ отражает определенную информацию о процессах, происходящих в обществе, отдельном коллективе, и является основанием для принятия управленческого решения, чем и определяется его место в управлении.

Роль документа в управлении состоит в том, что он направлен на решение имеющейся или возникающей проблемы.

Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным документом.

В состав каждого документа входит ряд информационных элементов, характеризующих: 1) сам документ; 2) его целевое назначение; 3) занимаемое место в пространстве и времени. Такие информационные элементы называются реквизитами.

Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее сохранность и направление, а также возможность передать ее другому лицу. Следовательно, документ может выполнять несколько функций:

А) общие