Форматирование текста

Внешний вид документа можно изменить, воспользовавшись средствами форматирования. Различают следующие уровни форматирования: формати­рование символов, форматирование абзацев и форматирование страниц.

Под форматированием символов понимается выбор таких его атрибутов, как шрифт, начертание, размер, цвет и др. Для изменения символьного фор­мата набранного текста предварительно следует выделить фрагмент текста, подлежащий форматированию, и воспользоваться командой Шрифт из меню Формат (либо панелью инструментов Форматирование). Шрифт (гарни­тура) определяет вид символов (шрифты бывают моноширинные и пропор­циональные, серифные и бессерифные, декоративные и специальные). По способу формирования символов шрифты делятся на растровые (в растро­вых шрифтах изображение символов формируется из точек - растров) и векторные (в векторных шрифтах каждый символ описывается определен­ным набором формул). Единицей измерения размера шрифта (кегля) является пункт (пункт составляет приблизительно 0, 35 мм). Размер шрифта можно выбирать в диапазоне значений: от 1 до 1638 пунктов. Как правило, для ос­новного текста используется размер шрифта, равный 10 - 12 пунктов, для за­головков - более крупный шрифт. В форматировании применяют следующие виды начертания шрифта:

· обычный;

· курсив;

· полужирный;

· полужирный курсив.

Обычное начертание применяется для основного текста, другие виды начертаний шрифта - для выделения отдельных фрагментов текста.

Итак, с помощью вкладки Шрифт можно изменить гарнитуру, начерта­ние, размер, цвет и другие параметры шрифта. С помощью вкладки Интер­вал диалогового окна Шрифт можно изменить расстояние между символами, положение символов относительно базовой линии строки, а также масштаб представления символов. На вкладке Анимация диалогового окна Шрифт приведен список эффектов (красные муравьи, мерцание, мигающий фон, не­оновая реклама, фейерверк, черные муравьи), которые можно применить в режиме электронного документа, однако, увидеть их на бумаге после распе­чатки документа невозможно.

К абзацным форматам относятся: абзацные отступы, выравнивание гра­ниц абзаца, междустрочные интервалы, интервалы между абзацами, рамки и заливки, списки-перечисления, и др.

Чтобы отформатировать один абзац, достаточно поместить курсор в лю­бое место абзаца и затем назначить формат. Для форматирования нескольких абзацев их следует выделить и затем назначить формат. Когда формируется новый абзац (нажатием клавиши ENTER), ему автоматически присваивается формат предыдущего абзаца. Для назначения абзацных форматов использу­ются: горизонтальная линейка, команда Абзац из пункта меню Формат, а также панель инструментов Форматирование.

В диалоговом окне команды Абзац на вкладке Отступ и Интервал имеются такие элементы как Выравнивание (по правому краю, по левому краю, по центру, по ширине), Отступ (слева, справа - для задания расстоя­ния левого/правого поля страницы до левой/правой границы абзаца; первая строка - для задания расстояния от левой границы абзаца до начала первой строки). Интервал междустрочный - для ввода расстояния между строками (одинарный, полуторный, двойной или произвольное значение); перед, после - для задания дополнительно к междустрочному расстоянию между абзацами.

В документе Word можно добавить границу к выделенному фрагменту текста, абзацу или странице (пункт меню Формат – Границы и заливка), а также применить заливку для затенения заднего плана выделенного текста или абзаца.

Списки-перечисления могут быть маркированными и нумерованными. В маркированных списках для выделения каждого отдельного пункта исполь­зуются маркеры, в нумерованных списках - номера. Нумерованные списки могут быть многоуровневыми. Чтобы оформить введенный текст как список, следует выделить абзацы, которые должны стать элементами списка и назна­чить нужный формат. Для этого используется диалоговое окно команды Список из пункта меню Формат, в котором имеются вкладки Маркирован­ный, Нумерованный, Многоуровневый, Список стилей. После перехода на нужную вкладку выбирается наиболее подходящий формат из предложен­ных вариантов или создается свой формат (для создания нового формата надо выделить один из вариантов, нажать на кнопку Изменить и ввести параметры формата).

К страничным форматам относятся разрывы страниц и разделов, колон­титулы, параметры страницы, колонки, сноски и др. Разбивка текста на стра­ницы производится автоматически. При необходимости пользователь может в произвольном месте документа вставить линию разрыва между страницами (команда Разрыв из пункта меню Вставка). Документ можно также разбить на разделы (которые могут быть отформатированы независимо друг от друга), вставив в определенные места текста символы разрыва.

Колонтитулы - это информация, которая может находиться в верхнем и нижнем поле на каждой странице документа. Обычно в колонтитулах разме­щают номера страниц, названия документа или глав, фамилию автора и т.д. Колонтитулы могут включать также графические объекты. В текстовом про­цессоре существует возможность использовать один и тот же колонтитул для всего документа или отличающиеся колонтитулы для разных разделов доку­мента. Можно создать уникальный колонтитул для первой страницы или во­обще убрать колонтитулы с первой страницы. Допускается использование различающихся колонтитулов для четных и нечетных страниц документа. Колонтитулы отображаются в режимах разметки страницы и предваритель­ного просмотра. Чтобы создать колонтитулы, следует выбрать команду Ко­лонтитулы из пункта меню Вид.

Параметры страницы устанавливаются из пункта меню Формат коман­дой Параметры страницы. Окно «Параметры страницы» имеет три вкладки: Поля, Размер бумаги, Источник бумаги (кроме того, поля страницы можно устанавливать с помощью линеек).

Текст на странице можно разместить как в одну колонку, так и в не­сколько колонок. Разбить текст на колонки можно с помощью кнопки Ко­лонки на Стандартной панели инструментов (после нажатия на эту кнопку надо указать с помощью мыши число колонок). Если в тексте нет выделен­ных фрагментов, то весь текст будет отформатирован в несколько колонок. Если предварительно был выделен фрагмент текста, разбиение на колонки происходит в рамках этого фрагмента (в начале и в конце этого фрагмента необходимо вставить разрывы раздела). Для разбиения текста на колонки может быть использована также команда Колонки из пункта меню Формат. В диалоговом окне этой команды выбирается число колонок, устанавлива­ется их ширина и размер промежутков между ними, разделительная линия, указывается, для какой части документа назначается данный формат (изме­нить ширину колонок и промежутки между ними можно также с помощью горизонтальной линейки, перемещая на ней линии раздела серой и белой об­ластей).

Сноска - это дополнительный уточняющий текст, связанный с опреде­ленным местом в основном тексте, которое отмечается символом сноски. По умолчанию символом сноски является число, представляющее собой номер сноски. Положение текста сноски зависит от типа сноски. Различают два типа сносок: обычные и концевые. Обычные сноски печатаются внизу стра­ницы, а концевые - в конце раздела или документа. Чтобы вставить сноску, надо:

· установить текстовый курсор там, где следует вставить символ сноски;

· выбрать команду Сноска из пункта меню Вставка - Ссылка;

· в диалоговом окне этой команды указать тип сноски (выбрав переключа­тель Сноски для обычных сносок и переключатель Концевые сноски - для концевых сносок);

· выбрать положение сноски.

Операции перемещения, копирования, удаления, изменения шрифта и размера символов сносок выполняются так же, как и для обычного текста.

Нумерация страниц - это страничный формат. Он назначается для теку­щего раздела или выделенных разделов. Для вставки номеров страниц можно использовать команду Номера страниц из пункта меню Вставка, либо кнопкой Номера страницы на панели инструментов Колонтитулы (и в том и другом случае номера страниц вставляются в колонтитул). Номера стра­ниц отображаются в режиме разметки страницы и в режиме предваритель­ного просмотра.

Изменить формат текста можно также путем изменения стиля (стиль - это именованная совокупность параметров форматирования текста). При использовании стиля к тексту применяются все входящие в стиль параметры форматирования (использование стилей позволяет экономить время, повы­шать качество и снижать трудоемкость оформления документов). Разли­чают четыре типа стилей: стили символов, абзацев, списков и таблиц. Стили символов включают в себя только символьные форматы. Стили абзацев соче­тают символьные и абзацные форматы. Стили списков можно рассматривать как частный случай стилей абзацев. Стили таблиц предназначены для упро­щения форматирования таблиц. В текстовом процессоре имеются встроенные стили для оформления различных элементов документа: основного текста, заголовков, колонтитулов и т.д. Кроме того, пользователи имеют возмож­ность создавать собственные (пользовательские) стили. По умолчанию при вводе текста используется встроенный стиль Обычный. Необходимые опе­рации со стилями можно выполнить с помощью панели задач Стили и фор­матирование (эта панель выводится на экран с помощью команды Формат - Стили и форматирование). Чтобы применить стиль, предварительно надо выделить форматируемый фрагмент текста и выбрать нужный стиль из рас­крывающегося списка.

Большие документы, как правило, имеют иерархическую структуру (на­пример, включают в себя несколько частей, которые делятся на главы, главы в свою очередь могут делиться на разделы и т.д.), где каждая часть документа обозначена заголовком. К заголовкам самого высокого уровня следует применять стиль Заголовок 1, к заголовкам более низкого уровня, соответственно, стили - Заголовок 2, Заголовок 3 и т.д. Применение заголо­вочных стилей позволяет:

· использовать режим схемы документа;

· легко преобразовать структуру документа;

· автоматически формировать оглавление и др.

Чтобы перейти в режим Схема документа (он позволяет организовать быстрое перемещение по документу), надо выбрать команду Схема доку­мента из пункта меню Вид (либо нажать кнопку Схема документа на Стандартной панели инструментов). На экране появится вертикальная па­нель, расположенная слева от окна документа, которая содержит все имею­щиеся в документе заголовки. Схема документа существенно более ком­пактна, чем сам документ, поэтому с ее помощью можно быстро найти и вы­делить нужный заголовок и выполнить необходимые операции в найденном месте текста (нажав вновь ту же кнопку, можно убрать с экрана панель схемы документа).

Для перехода в режим просмотра структуры документа следует выбрать команду Структура из пункта меню Вид (или использовать кнопку Струк­тура, находящейся слева от горизонтальной линейки прокрутки). После чего на экране появляется панель инструментов Структура. В режиме просмотра структуры документа слева от каждого абзаца указан символ структуры. Если выполнить двойной щелчок по символу структуры рядом с заголовком, то можно отобразить или убрать текст, следующий за заголовком (для этой же цели можно использовать кнопки Развернуть и Свернуть на панели ин­струментов). Пользуясь символами структуры рядом с заголовками, можно изменить структуру документа. Перемещение символа структуры по гори­зонтали приведет к изменению уровня заголовка. Передвигая символ струк­туры по вертикали, можно осуществить перемещение раздела по тексту. Число отображаемых уровней структуры можно выбрать в списке Показать уровень на панели инструментов Структура. С помощью кнопок этой па­нели удобно изменять структуру документа. Чтобы переместить раздел в другое место документа, надо скрыть основной текст, выделить заголовок и передвигать его с помощью кнопок Вверх или Вниз.

Оглавление можно сформировать, если в документе были применены за­головочные стили. Чтобы вставить оглавление, необходимо:

· поместить текстовый курсор в то место документа, где должно появиться оглавление;

· выбрать команду Ссылка - Оглавление и указатели из пункта меню Вставка;

· в диалоговом окне этой команды перейти на вкладку Оглавление;

· выделить один из форматов оглавления;

· установить флажки Показать номера страниц и Номера страниц по пра­вому краю;

· в списке Заполнитель выбрать вид заполнителя между заголовком и номе­ром страницы в оглавлении;

· в счетчике Уровень задать число уровней заголовков, которые будут при­сутствовать в оглавлении (нажать кнопку ОК).

При редактировании документа после того, как оглавление уже встав­лено в текст, могут измениться заголовки или номера страниц, на которых находятся заголовки. В таком случае надо обновить оглавление.

Если в текстовом процессоре необходимо многократно выполнять ка­кую-либо задачу, то лучше всего это сделать с помощью макроса (серии ко­манд, сгруппированных вместе). Макросы используются:

· для ускорения часто выполняемых операций;

· для объединения нескольких команд (например, для вставки таблицы с указанными размерами и границами и определенным числом строк и столбцов);

· для упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах;

· для автоматизации обработки сложных последовательных действий в зада­чах.

Для создания макроса в текстовом процессоре можно использовать два метода: с помощью средства для записи макросов макрорекорда или редак­тора Visual Basic.

Завершающим этапом создания документа является его вывод на печать. Чтобы получить представление о том, как будет выглядеть документ в напе­чатанном виде, можно воспользоваться окном предварительного просмотра, которое можно открыть, выбрав команду Предварительный просмотр из пункта меню Файл (или использовать кнопку Предварительный просмотр документа на Стандартной панели инструментов). В этом режиме с помо­щью панели инструментов Просмотр можно выводить на экран по одной или по несколько страниц, изменять масштаб просмотра, выполнять под­гонку страниц (уменьшать количество страниц за счет уменьшения вели­чины шрифта и междустрочных интервалов), выводить на печать. Чтобы выйти из режима предварительного просмотра, надо нажать кнопку За­крыть.

Параметры печати задаются в диалоговом окне команды Печать - пункт меню Файл, в котором необходимо выполнить соответствующие установки:

· выбрать принтер;

· указать область печати (весь документ, отдельные страницы, выделенный фрагмент).

· задать число копий;

· указать, какие страницы надо печатать (все, нечетные, четные);

Для начала печати следует щелкнуть по кнопке ОК в этом диалоговом окне (для печати всего документа в одном экземпляре проще воспользо­ваться кнопкой Печать на панели инструментов).