Ввод данных

В отличие от ввода текста в документ Word, информация в активную ячейку таблицы Excel вводится в 2 этапа: I этап - набор информации на кла­виатуре (при этом вводимая информация отображается и в самой ячейке, и в строке формул, но на данном этапе информации в ячейке ещё нет); II этап - ввод информации в ячейку (завершение ввода). До тех пор, пока не выпол­нен II этап, Excel находится в режиме ввода и большинство команд при этом недоступны.

В каждую ячейку пользователь может ввести данные одного из следую­щих возможных видов: символьные, числовые, формулы и функции, а также даты.

· Символьные (текстовые) данные имеют описательный характер (могут включать в себя алфавитные, числовые и специальные символы).

· Числовые данные не могут содержать алфавитных и специальных симво­лов, поскольку с ними производятся математические операции (единст­венными исключениями являются десятичная точка - запятая и знак числа, стоящий перед ним, например: -123, 44).

· Формулы - могут включать ряд арифметических, логических и прочих дей­ствий, производимых с данными из других ячеек.

· Функции - представляют собой программу с уникальным именем. Функ­цию (как и число) можно считать частным случаем формулы (различают статистические, логические, финансовые и другие функции).

· Даты - имеют внутренний (например, может выражаться количеством дней от начала 1900 года) и внешний формат (используется для ввода и отображения дат).

Форматирование символьных данных можно производить: по левому краю ячейки (по умолчанию), по правому краю, по центру ячейки. Числа (по умолчанию) располагаются в ячейке, выравниваясь по правому краю. Кроме того имеется основной формат числа (используется также по умолчанию, обеспечивая запись числовых данных в ячейках в том же виде, как они вво­дятся или вычисляются), формат с фиксированным количеством десятичных знаков (обеспечивает представление чисел в ячейках с заданной точно­стью), процентный формат (обеспечивает представление введенных данных в форме процентов со знаком %), денежный формат (обеспечивает такое представление чисел, где каждые три разряда разделены запятой), научный формат (используемый для представления очень больших или очень маленьких чисел).

Вычисления в таблицах производятся с помощью формул. Формулы по­зволяют табличным процессорам осуществлять их основное назначение - выполнять большой объем вычислений. Формула может вводиться в одну или несколько ячеек и состоять из констант (числовых или текстовых), пере­менных, знаков математических операций и функций. При вводе формул первым символом должен быть знак равенства (=). Результат вычисления помещается в ячейку, в которой находится формула. Формулы состоят из операторов и операндов, расположенных в определенном порядке. В каче­стве операндов используются данные (числа, тексты, логические значения, встроенные функции), а также ссылки на отдельные ячейки или блоки ячеек. Операторы в формулах обозначают действия, производимые с операндами. В зависимости от используемых операторов различают арифметические (алгеб­раические) и логические формулы. В арифметических формулах использу­ются следующие операторы арифметических действий: (+) сложение, (-) вы­читание, (*) умножение, (/) деление, (^) возведение в степень. При вычисле­ниях с помощью формул соблюдается принятый в математике порядок вы­полнения арифметических операций. Арифметические формулы могут также содержать операторы сравнения: равно (=), не равно (< >), больше (>), меньше (<), не более (< =), не менее (> =). Результатом вычисления арифмети­ческой формулы является число. Логические формулы могут содержать ука­занные операторы сравнения, а также специальные логические операторы, например: - логическое отрицание «НЕ», логическое «И», логическое «ИЛИ». Логические формулы определяют, выражение истинно или ложно. Истинным выражениям присваивается численная величина 1, а ложным - 0.

В формулах в качестве операндов могут выступать не только данные и адреса или имена ячеек, но и функции. Функции могут быть встроенными или определяться пользователем. Функции используются для простых или сложных вычислений. Встроенные функции Excel делятся на следующие ка­тегории: математические, логические, тригонометрические, статистические, финансовые, информационные, текстовые, функции даты и времени, инже­нерные, функции для работы с базой данных, функции просмотра и ссылок.

Математические функции, например, выполняют различные математи­ческие операции. Статистические функции выполняют операции по вычис­лению параметров случайных величин, или их распределений, представлен­ных множеством чисел. Текстовые функции выполняют операции над тек­стовыми строками или последовательностью символов. Логические функции используются для построения логических выражений, результат которых за­висит от истинности проверяемого условия. Финансовые функции использу­ются в сложных финансовых расчетах, например определение размера еже­месячных выплат для погашения кредита, определение амортизационных от­числений и др. Все функции имеют одинаковый формат записи и включают имя функции и находящийся в круглых скобках перечень аргументов, разде­ленных запятыми.

Для использования функций в формуле нужно указать ее имя и аргу­менты. Имена большинства записываются с использованием символов ки­риллицы, однако есть функции, названия которых не переведены на русский язык. Функции выполняют вычисления над аргументами в указанном по­рядке, называемом синтаксисом (например, функция СУММ складывает зна­чения группы ячеек, а функция ППЛАТ вычисляет величину выплаты за один период годовой ренты на основе постоянных выплат и постоянной про­центной ставки). Список аргументов может состоять из чисел, текста, логи­ческих величин (например, ИСТИНА или ЛОЖЬ), массивов, значений оши­бок (например, #Н/Д), функций или ссылок. Необходимо следить за соответ­ствием типов аргументов. Аргументы перечисляются в круглых скобках по­сле имени функции, отделяясь друг от друга точкой с запятой. Максимальное количество аргументов функции не должно превышать 30, а длина формулы не может быть более 1024 символов.

Ввод функция можно осуществлять вручную. Однако для простоты ра­боты используется Мастер Функций, выполняющий по шагам диалоговую процедуру задания имени функции и ее аргументов. Вызвать Мастера Функ­ций можно разными способами (например, пункт меню Вставка - команда Функция). При отсутствии ошибок в строке формул будет содержаться фор­мула с заданной функцией, а в ячейке - значение, рассчитанное по этой фор­муле (чтобы в ячейке отображалось не расчетное значение, а сама фор­мула, нужно выполнить команды Параметры - Вид - Формулы из пункта меню Сервис). При копировании или перемещении формулы в другое место таблицы необходимо организовать управление формированием адресов ис­ходных данных. Для этого в Excel при написании формул наряду с понятием ссылки используются понятия относительной и абсолютной ссылок.

Абсолютная ссылка - это не изменяющийся при копировании и пере­мещении формулы адрес ячейки, содержащий исходное данное (операнд). Для указания абсолютной адресации вводится символ $. Различают два типа абсолютной ссылки: полная и частичная. При полной ссылке символ $ стоит и перед именем столбца и перед номером строки (например: $В$5; $D$12), при частичной ссылке символ $ стоит или перед именем столбца, или перед номером строки (например: В$5, D$12 или $В5, $D12).

Относительная ссылка - это изменяющийся при копировании и пере­мещении формулы адрес ячейки, содержащий исходное данное, который все­гда изменяется так, чтобы отобразить правило их вхождения в формулу от­носительно ее нового местоположения (форма написания относительной ссылки совпадает с обычной записью). Автоматическое изменение ссылок происходит не только при копировании субъекта (т.е. формул, содержащих ссылки), но и при перемещении объекта (т.е. ячейки, на которую имеются ссылки в других местах).