Лекция 8. Интегрированные системы управления (ИСУ)

Интегрированные системы управления (ИСУ)

Вопрос 1. Понятие и структура ИСУ

Одним из последних достижений в области информатизации бизнес-процессов организации явилось создание автоматизированных интегрированных систем, которые получили название ERP-систем (Enterprise Resources Planning - планирование ресурсов корпорации). В соответствии с регулярно обновляющимся словарем Американской ассоциации по управлению запасами и производством (American Production and Inventory Control Society, APICS), являющимся стандартом в области производственного менеджмента, термин ERP может означать не только информационную систему, но и соответствующую методологию управления, реализуемую и поддерживаемую этой информационной системой[1].

ERP-системы стали органическим продолжением метода MRP (Material Requirements Planning — планирование потребностей в материалах), в основе которого лежала ориентация на производственные планы при планировании объема запасов, и концепции MRP II (Manufacturing Resource Planning — планирование производственных ресурсов), называемой методологической основой ERP[2].

Изначально системы MRP II обеспечивали планирование материальных и финансовых ресурсов, производственных мощностей, необходимых для осуществления производственной деятельности предприятия, контролировали складские и производственные операции. Но постепенно заложенные в них идеи распространялись и на другие аспекты деятельности предприятия путем введения новых функций.

В современной ERP-системе охватывается планирование и управление всей деятельностью производственного предприятия, начиная от закупки сырья и заканчивая отгрузкой товара потребителю. Работа системы, состоящая в улучшении деятельности предприятия, оптимизации материальных и финансовых потоков, основывается на вводимой на рабочих местах необходимой информации. При этом информация вводится в систему только один раз в том подразделении, где она возникает, хранится в одном месте, и многократно используется всеми заинтересованными подразделениями.

Так как данные системы изначально разрабатывались для управления себестоимостью продукции[3], то использование ERP-систем позволяет достичь конкурентных преимуществ за счет оптимизации бизнес-процессов предприятия и снижения издержек. В частности, данные системы позволяют:

- регулировать количество запасов и тем самым значительно снизить омертвленные в запасах затраты и складские издержки;

- сократить незавершенное производство, поскольку производство планируется только на основе спроса на конечную продукцию, при этом производственные работы инициируются исходя из срока, к которому необходимо исполнить клиентский заказ;

- оценивать выполнимость поступивших заказов с точки зрения имеющихся на предприятии мощностей;

- сократить расходы и время, затрачиваемые на изготовление продукции, за счет оптимизации бизнес-процессов;

- отслеживать фактическую производительность каждой производственной единицы и, сравнивая ее с плановой производительностью, оперативно вносить корректировки в производственные планы;

- в результате уменьшения цикла производства и цикла выполнения заказа более гибко реагировать на спрос;

- улучшить обслуживание клиентов и заказчиков за счет своевременного исполнения поставок.

Помимо этого, внедрение ERP-системы также способствует инвестиционной привлекательности предприятия, особенно для иностранных инвесторов, которые всегда хотят, чтобы бизнес был прозрачным.

В статье «ERP-системы – “за” и “против”», опубликованной в журнале «Финансовый директор» в июле 2002 г., приводятся результаты успешного внедрения ERP-систем на предприятиях. Опыт показывает, что в этом случае сокращаются складские запасы предприятия (в среднем на 21, 5%), возрастает производительность труда (на 17, 5%), увеличивается число своевременно выполненных заказов (на 14, 5%)[4].

Говоря о снижении себестоимости, следует отметить, что уменьшение издержек может не только увеличить прибыль предприятия, но и позволит снизить цены на свою продукцию или услуги, что особенно важно в конкурентной борьбе.

Другим важным аспектом борьбы за клиента является сокращение сроков исполнения заказа и повышение качества продукции. Добиться более полного удовлетворения клиента можно только на основе тесного сотрудничества с организациями-смежниками, участвующими в формировании готового продукта, при этом самими отношениями с клиентами также необходимо управлять.

Понимание этого привело к появлению новых управленческих концепций, получивших названия «управление цепочками поставок» (Supply Chain Management, SCM) и «управление взаимоотношениями с клиентами» (Customer Relationship Management, CRM), которые начали реализовываться в виде отдельных функциональных блоков, расширяющих возможности ERP-систем.

В связи с бурным развитием современных информационных и коммуникационных технологий, многие компании переходят к взаимодействию с поставщиками и клиентами через Internet – соответствующие методики и организационные принципы обозначаются термином «электронный бизнес» (e‑ business). Информационные системы предприятий научились обмениваться данными с применением специальных коммуникационных протоколов и форматов документов, что позволило повысить эффективность взаимодействия, избежать повторного ручного ввода данных и снизить риск появления ошибок.

Все это дало повод компании Gartner Group (считается, что именно эта консалтинговая компания впервые ввела сам термин ERP) сначала заявить о том, что эпоха ERP-систем завершилась в 1999 году, а затем выдвинуть новую концепцию управления - обработка внешних (отношения) и внутренних (ресурсы) данных предприятия (Enterprise Resource and Relationship Processing, или ERPII).

При этом традиционный контур управления, присущий ERP-системе, теперь называют приложениями back-office (внутренней системой), а расширения, направленные на взаимодействие с контрагентами предприятия, - приложениями front‑ office (внешней системой).

В связи с тем, что в системах ERPII управленческая информация, ранее хранимая и применяемая только внутри предприятия, теперь должна быть доступной (с разумными ограничениями) для информационных систем клиентов и партнеров, традиционная клиент-серверная архитектура начинает уступать место Web-клиентам и распределенным компонентным технологиям. По мнению аналитиков, ERP II имеет большие перспективы именно потому, что она основана на самых передовых управленческих и информационных технологиях.

С середины 90-х годов тема «интегрированных систем управления» (ИСУ) стала мелькать в теории и практики управленческого учета и планирования крупнейших российских предприятий. Это было связано с началом работ на крупнейших сырьевых гигантах России по инсталляции полнофункциональных программных (автоматизированных) пакетов, посредством которых в аналогичных западных корпорациях решают вопросы сквозного (от уровня высшего руководства до низовых звеньев управления) учета товарно-материальных и финансовых потоков и выработки единой хозяйственной политики. Однако, реальные результаты внедрения полнофункциональных программных пакетов на большинстве российских предприятий оказались более чем скромными. Программное обеспечение является лишь техническим средством реализации ИСУ! Для эффективного применения ИСУ требуется соответствующая квалификация кадров, методологический инструментарий планово-аналитической работы, адекватная нуждам компании сквозная система внутреннего и внешнего документооборота. Между тем, в подавляющем большинстве менеджмент российских компаний даже не имеет четкого представления о том, какие функции и ограничения имеет интегрированная система управления, каковы этапы ее внедрения, чем один информационный пакет отличается от другого и какой из них наиболее оптимален для их предприятия. Постараемся дать общее понятие, что такое «интегрированная система управления» и зачем она нужна.

Интегрированная система управления (ИСУ) представляет собой комплексный механизм управления компанией, состоящий из следующих основных блоков:

Аналитический блок – система формализованной обработки учетных данных для целей принятия управленческих решений. Аналитический блок ИСУ основывается на модели оптимального бюджетирования.

Учетный блок – система документооборота для информационного обеспечения управленческих решений (управленческий, маркетинговый и финансовый учет).

Организационный блок – структура управления (управленческие кадры, их функции и регламент координации, соподчинения и контроля деятельности управленческих служб) для обеспечения процесса управленческого и финансового планирования.

Программно-технический блок – программный продукт, поддерживающий аналитический, учетный и организационный блоки. Для ИСУ можно использовать адаптированные стандартные пакеты (R/3, BAAN IV, Oracle Applications и пр.).

Обязательными компонентами ИСУ являются:

- аналитический блок;

- учетный блок;

- организационный блок.

В этом случае ИСУ существует в форме традиционного («бумажного») документооборота.

При реализации программно-технического блока сбор и обработка учетных данных (включая движение информации по вопросам внутрикорпоративного регламента работы) осуществляется средствами программного обеспечения, что качественно повышает быстродействие и детализацию учетной и планово-аналитической работы.