Документальное оформление расхода материальных запасов.

Материалы отпускаются со склада предприятия на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидированых запасов.

Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды, ежедневно оформляют лимитно-заборными картами М-8. Их выписывает плановый отдел или отдел снабжения в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на 1 месяц по тем материалам, расход которых лимитирован.

Один экземпляр вручают цеху – получателю, другой – складу. Применение лимитно-зоборных карт значительно сокращает количество разовых документов.

Если материалы со склада отпускаются без ограничения, то отпуск оформляют требованиями-накладными М-11.

При продаже и безвозмезднойпередаче материалов оформляют накладную на отпуск материалов на сторону М-15.

При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют транспортную накладную.

В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию предприятия по реестру приемки – сдачи документов, составляемых в 2 – х экземплярах: 1 – вый сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, а второй остается на складе.

При перемещении производственных запасов с одного склада в другой составляют накладную на внутреннее перемещение материалов. Можно это перемещение оформить непосредственно на карточках складского учета

Учет производственных запасов ведется в денежном выражении с обязательной систематической инвентаризацией (проверкой) фактического наличия их по местам хранения. Остатки ценностей и их приход записываются по дебету счетов, а расход, отпуск – по кредиту – в суммах фактической себестоимости. Материальные ценности поступают на склад не только от поставщиков, но и от подотчетных лиц (хозяйственные и канцелярские товары), от своих вспомогательных производств, изготавливающих для собственных нужд инструменты, специальные штампы, приспособления. А, кроме того, приходуются на склад как поступления сэкономленные цехами сырье, материалы, отходы производства, от брака продукции, от ликвидации основных средств.

Синтетический учет производственных запасов ведут на счетах: 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей». Счета активные.

При организации бухгалтерского учёта материалов в первую очередь необходимо определить:

вариант учёта процесса заготовления и приобретения ПЗ, т.е. выбрать бухгалтерские счета. Выбор счёта в определённой мере зависит от того, как оценивают ПЗ в учёте. Если они учитываются в процессе приобретения и списания по учётной цене, то применяют счета 10, 15, 16. Если же ПЗ учитывают по фактической себестоимости, то применяют только счёт 10;

порядок списания отклонений фактической себестоимости материалов от учётной цены в случае, когда организация применяет учётные цены.

При первом варианте учета материалы учитываются на счете 10 «Материалы» по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам.

При поступлении материалов счет 10 «Материалы» дебетуют, а кредитуют:

- счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – на стоимость поступивших материалов по ценам поставщиков со всеми наценками сбытовых и снабженческих организаций и транспортно-заготовительными расходами, включенными в счета поставщиков, включая оплату процентов за кредит, предоставленный поставщиком;

- счет 76 «Расчеты с разными кредиторами и дебиторами» – на стоимость услуг, оплачиваемых чеками транспортным (железнодорожным, водным) организациям;

- счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на стоимость материалов, оплаченных из подотчетных сумм;

- счет 23 «Вспомогательные производства» – на расходы по доставке материалов собственным транспортом и на фактическую себестоимость материалов собственного производства;

- счет 20 «Основное производство» – на стоимость возвратных отходов; также и другие счета;

- счет 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 1 «Прочие доходы» - на стоимость материалов, полученных при ликвидации основных средств, при излишке, выявленном в ходе инвентаризации,

- счет 98 «Доходы будущих периодов» - на стоимость безвозмездно полученных ценностей и др.

При приобретении запасов могут возникать различные расходы:

на содержание заготовительно-складского аппарата организации, транспортные расходы по доставке запасов до места их использования, проценты по кредиту и др. Их учитывают либо на счете 10 - субсчете «ТЗР», либо на субсчетах соответствующих запасов Д 10 К 60(76), 19, 70, 69 и др.

Фактический расход материалов в производстве или для других хозяйственных целей отражается по кредиту счета 10 «Материалы» в корреспонденции со счетами учета затрат на производство (расходов на продажу) Д 20, 23, 25, 26, 44.

При выбытии материалов (продаже, списании, передаче безвозмездно и др.) их стоимость списывается в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы». Стоимость недостающих материалов, выявленная в ходе инвентаризации, отражается на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Выбытие материалов сопровождается и списанием ТЗР. Если выбывают все материалы, к которым относятся ТЗР, списание производят в полном объеме. Если часть материалов остается на складе, то сумма ТЗР к списанию рассчитывается следующим образом:

1. определяют % ТЗР (долю в стоимости материалов) = ТЗР на начало месяца + ТЗР, возникшие в течение месяца, / стоимость материалов на начало месяца + стоимость материалов, поступивших в течение месяца * 100%

2. определяют сумму ТЗР, подлежащую списанию = % ТЗР * стоимость списываемых материалов

При втором варианте учета производственные запасы учитывают по учетным ценам с последующим доведением их до фактической себестоимости через расчет отклонения фактической себестоимости от учетной цены. При этом используют все счета 10, 15, 16.

Счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» предназначен для обобщения информации о заготовлении и приобретении материально-производственных запасов, относящихся к средствам в обороте.

В дебет счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» относится покупная стоимость материально-производственных запасов, по которым в организацию поступили расчетные документы поставщиков. При этом записи производятся в корреспонденции со счетами 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с различными дебиторами и кредиторами» и т. п.. Это происходит в зависимости от того, откуда поступили те или иные ценности, и от характера расходов по заготовке и доставке материально-производственных запасов в организации.

В кредит счета 15 в корреспонденции со счетом 10 «Материалы» относится стоимость фактически поступивших в организацию и оприходованных материально-производственных запасов по учетным ценам.

Сумма разницы в стоимости приобретенных материально-производственных запасов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения (заготовления), и учетных ценах, списывается со счета 15 на счет 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей». Д 16 К 15 – если фактическая себестоимость больше учетной, Д 15 К 16 - если фактическая себестоимость меньше учетной цены.

Остаток на счете 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» на конец месяца показывает наличие материально-производственных запасов в пути.

Накопленные на счете 16 разницы в стоимости приобретенных материально-производственных запасов списываются (сортируются – при отрицательной разнице) в дебет счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) или других соответствующих счетов. Суммы отклонений со счёта 16 по окончании месяца списывают в по­рядке, установленном в учётной политике организации. Необходимо отметить, что в соответствии с п. 86-88 Методических указаний (приказ Минфина РФ № 119н) организации самостоятельно принимают решения о порядке списания отклонений: они могут быть списаны либо пропорционально стоимости израсходованных в производстве материалов по учётным ценам с распределением между производственными счетами или только на основное производство, либо полностью по окончании отчётного периода. Выбор варианта списания зависит от особенностей деятельности организации. Одним из преимуществ второго варианта учёта материалов является то, что отклонения могут определяться по группам материалов с приблизительно одинаковым уровнем этих отклонений, а значит, и списываются они в целом на эту группу материалов.

Расчёт отклонений за текущий месяц проводят в справке бухгалтерии.

Аналитический учет материалов ведется в разрезе их видов, наименований, сортов, размеров, мест хранения.

Бухгалтерский учет запасов, не принадлежащих организации, но по различным причинам находящихся у нее, ведется за балансом на счетах:

002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение (если организация отказалась оплачивать запасы, если по условиям договора запасы нельзя использовать до их полной оплаты); 003 «Материалы, принятые в переработку».

Для успешного выполнения задач, стоящих перед бухгалтерским учетом материалов, необходимо правильно организовать их учет на складах и в бухгалтерии.

Для обеспечения производственной программы соответствующими материальными ресурсами на предприятиях создаются специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей и других материалов. Склады могут быть: центральные и склады цехов(кладовые), филиалов и др. подразделений.

На складах (кладовых) материальные ценности размещают по секциям, а внутри них – по группам, типо - и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).

В обязанности сотрудников организации, занимающихся складским хозяйством, входят прием материалов, обеспечение их хранения и отпуск материалов со склада. Руководитель организации должен установить список должностных лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей. С ними заключаются договоры о полной материальной ответственности.

Всем службам организации следует иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов материалов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз из организации материальных ценностей. Руководство организации обязано осуществлять контроль за правильностью совершаемых на складе операций, за сохранностью материальных ценностей.

Для обеспечения действенного контроля за сохранностью материальных ценностей немаловажное значение имеет состояние складского и весоизмерительного хозяйства. С этой целью приказом по организации каждому складу присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. При наличии несколь­ких складов целесообразно сосредоточить в каждом материалы определенных групп. Внутри складов материалы должны раз­мещаться по секциям, затем по типосорторазмерам в штабелях, на стеллажах и на полках с таким расчетом, чтобы обеспечить возможность быстрой их приемки, отпуска и проверки наличия. С этой же целью в местах хранения материала прикрепляется ярлык с их названием и номенклатурным номером (ф. № М-36). Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.

Номенклатура - систематизированный перечень наименований материалов, полуфабрикатов, запасных частей, топлива, хозяйственного инвентаря и других материальных ценностей, используемых в данной организации. Номенклатура материальных ценностей должна содержать следующие данные о каждом материале: технически правильное наименование (в соответствии с общими стандартами - ГОСТ); полную характеристику (марка, сорт, размер, единица измерения и пр.). Каждому наименованию в номенк­латуре должен быть присвоен номенклатурный номер, т.е. условное обозначение, заменяющее по существу перечисленные признаки. Если же в номенклатуре указана учетная цена каждого вида материалов, то она называется номенклатурой-ценником.

Впоследствии при выписке каждого документа по движению материалов в нем указывается не только наименование материала, но и его номенклатурный номер, что позволяет избежать ошибок при записях в складском и бухгалтерском учете материалов. В бухгалтерии на основе первичных документов ведется учет материалов. Правильная организация учета материалов влияет в определенной степени на формирование себестоимости готовой продукции, на величину прибыли. Чтобы решить, какой вариант оценки использовать, необходимо проанализировать номенклатуру и объем закупаемых и используемых в производстве материалов, формы расчетов с поставщиками, порядок оплаты (предоплата или последующая оплата), а также совокупность других расходов, включаемых в фактическую себестоимость материалов.

Поэтому для правильной организации учета материалов как на складе, так и в бухгалтерии необходимо:

установить четкую систему документации и документооборота;

разработать перечень номенклатуры материалов и при использовании специальных методов учета - номеклатуру-ценник;

проводить в установленном порядке инвентаризацию и контрольные выборочные проверки остатков материалов;

своевременно отражать в учете их результаты;

разработать элементы учетной политики организации, связанные с движением материально-производственных запасов;

шире внедрять современные средства автоматизации учета.

Учет движения материалов и их остатков осуществляют в карточках учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении.

Ведение учета материалов допускается также в книге складского учета материалов, которая содержит те же реквизиты, что и карточки учета материалов. В книгах на каждый номенклатурный номер открывается лицевой счет, для которого выделяется отдельная страница или несколько листов. Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, а количество листов заверяется подписью главного бухгалтера и печатью.

В цехах, имеющих кладовые, а также в подотчетных предприятиях (пункты, отделения и т. п.), имеющих небольшую номенклатуру материалов, материально - ответственные лица (заведующие пунктами и т. д.) составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете(материальные отчеты) и представляют их в бухгалтерию. В них содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца, их поступлении, расходе и остатке на конец месяца.

Все первичные документы по движению материалов со складов и подразделений предприятия поступают в бухгалтерию. При этом составляется реестр, на котором работник бухгалтерии расписывается в их получении. Срок сдачи документов устанавливается графиком документооборота..

Организа­ция учёта материалов на складах и в бухгалтерии зависит от метода учёта ма­териалов. Метод предусматривает порядок и последовательность ведения учёта материалов, виды учётных регистров, их количество, взаимосверку по­казателей.

Организация может выбрать один из двух наиболее часто применяемых методов: сальдовый и использование оборотных ведомостей.

Наиболее прогрессивным и рациональным методом учёта материалов является оперативно-бухгалтерский (сальдовый). Основные принципы опе­ративно-бухгалтерского метода следующие:

оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учёта на складе при помощи карточек складского учёта, которые ведутся матери­ально ответственными лицами;

систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно на складе за правильным и своевременным документированием операций по движению материалов и ведением складского учёта материалов; предостав­ление бухгалтерам права проверки соответствия фактических остатков мате­риалов в натуре данным текущего складского учёта;

осуществление бухгалтерией учёта движения материалов только в де­нежном выражении по учётным ценам и по фактической себестоимости в разрезе групп материалов и мест их хранения, а при наличии компьютера - также в разрезе номенклатурных номеров;

При этом методе в бухгалтерии не ведут количественный и суммовой учет материалов. Его ведут МОЛ складов в карточках или книгах. Бухгалтер принимает первичные документы от МОЛ, проверяет их, сверяет с документами каждую запись и подтверждает своей подписью в карточках(книгах). Одновременно проверяется правильность подсчета остатков. Количественные остатки на 1-е число каждого месяца переносят в сальдовую ведомость либо завскладом, либо бухгалтер. Остатки таксируют и записывают в сальдовую ведомость в соответствующую графу.

При втором варианте возможны две разновидности ведения учета.

- все приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости. Они составляются в натуральном и денежном выражениях по каждому складу отдельно по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам.

- в бухгалтерии ведут карточки количественно-суммовго учета по каждому наименованию материалов. Такой же учет ведут на складе, но только в количественном измерении. Ежемесячно в бухгалтерии составляют оборотные ведомости и сверяют данные с карточками складского учета.