Последовательность выполнения работы

СУБД ACCESS. Создание таблицы. Форматирование данных таблицы

Цель работы - изучение возможностей СУБД Microsoft Accessпо созданию таблиц и представлению в них информации.

Теоретические сведения

База данных в Access представляет собой единый объект, который включает в себя такие составляющие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и т.д., и позволяет хранить их в едином дисковом файле с расширением .mdb.

Основным структурным компонентом БД является таблица. Таблица состоит из набора строк (или записей). Структура всех записей в наборе одинакова, а количество записей в таблице – переменное. Элементы данных, из которых состоит каждая запись, называются полями.

Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое может содержать до 64-х символов, включая пробелы. Нельзя использовать в имени поля точку, восклицательный знак, надстрочный символ (`) и квадратные скобки. Имя поля не должно начинаться с пробела или управляющего символа (коды ASCII 00-31). Желательно избегать имен полей, совпадающих с именами встроенных функций или свойств Miсrosoft Access.

Данные в столбце таблицы должны быть одного типа. СУБД Miсrosoft Access 7.0 поддерживает восемь типов данных (таблица 1.1).

Miсrosoft Access предоставляет три способа создания таблиц: в режиме таблицы, в режиме Конструктора, с помощью Мастера таблиц.

Таблица 1.1 - Типы данных СУБД Miсrosoft Access

Задание

Разработайте структуры таблиц БД в соответствии с вариантом задания.

Создайте в среде Miсrosoft Access в режиме Конструктора одну таблицу.

Заполните таблицу произвольными данными в соответствии с темой расчетно-графического задания (не менее 15 записей).

Последовательность выполнения работы

Запустите Microsoft Access. Для этого выберите пиктограмму Microsoft Access, которая находится в панели Microsoft Office, либо последовательно выберите кнопку “Пуск”, пункты меню “Программы” и “Microsoft Access”, либо в окне «Мой компьютер» найдите папку Microsoft Office и в ней обратитесь к пиктограмме Microsoft Access.

В диалоговом окне Создание базы данных (рис.1.1) поставьте переключатель в положение Новая база данных и нажмите кнопку ОК.

В появившемся окне Файл новой базы данных укажите диск и каталог (папку), куда в последствии будет помещен файл базы данных, затем укажите имя файла и нажмите кнопку ОК.

В диалоговом окне База данных (рис.1.2) выберите вкладку Таблица и нажмитекнопку Создать.

В диалоговом окне Новая таблица (рис. 1.3)выберите режим создания структуры новой таблицы – Конструктор.

Рисунок 1.4 – Окно конструктора таблицы

В окне Конструктора таблицы (рис. 1.4) укажите для каждого поля его имя и тип (рекомендуется в колонке Описание указать назначение поля). Для задания типа поля щелкните в соответствующей ячейке в столбце Тип данных. Затем откройте символ списка, который появится справа в выбранной ячейке, и выберите нужный тип.

Для каждого поля задайте свойства (перечень свойств зависит от выбранного типа данных):

- Размер поля задает максимальный размер данных, для хранения которых предназначено данное поле. Для числовых данных размер поля может быть следующим:

-байт – целые числа от 0 до 255, занимает при хранении 1 байт;

-целое – целые числа от -32 768 до 32 767, занимает 2 байта;

-длинное целое – целые числа от -2 147 483 648 до 2 147 483 647,

занимает 4 байта;

-с плавающей точкой (4 байта) – числа с точностью до 6 знаков

от -3, 4*10 ³⁸ до 3, 4*10 ³⁸;

-с плавающей точкой (8 байта) – числа с точностью до 10 знаков

от -1, 797*10 ³⁰⁸ до 1, 797*10 ³⁰⁸;

код репликации – глобально уникальный идентификатор (GUID) длиной 16 байт.

Формат поля задает способ отображения содержимого поля.

Подпись задает заголовок столбца, отличный от имени соответствующего поля. Это полезно в ситуациях, когда удобнее иметь заголовок столбца более длинный или более понятный, чем используемое имя поля. В основном, применимо в программе на Visual Basic для приложений (VBA).

- Маска ввода задает формат, позволяющий автоматизировать проверку вводимых символов. Маска ввода состоит из постоянных символов (таких как скобки, точки или дефисы) и специальных символов, указывающих, в какие позиции, в каком количестве и какого типа данные могут быть введены. Маска ввода обеспечивает соответствие данных определенному формату, а также заданному типу значений, вводимых в каждую позицию. Символы, используемые для задания маски ввода приведены в таблице 1.2.

Значение по умолчанию задает значение, присваиваемое автоматически в качестве значения поля.

Условие на значение определяет условие (ограничение), накладываемое на вводимые в поле данные. При несоответствии вводимых данных указанному условию выдается сообщение об ошибке.

- Сообщение об ошибке определяет то сообщение, которое будет выводиться, если при вводе данных не соблюдается условие, указанное в свойстве Условие на значение.

- Обязательное поле - свойство, указывающее требует ли поле обязательного ввода значения. Если это свойство имеет значение " Да", то при вводе новой записи необходимо ввести значение в это поле. Пустые (Null) значения в этом поле не допускаются.

- Индексированное поле определяет, является ли данное поле индексированным и если является, то в каком режиме. Если поле индексированное, то средствами СУБД в системе будет создан упорядоченный список содержимого данного поля, что обеспечивает более быстрый доступ к данным. Свойство Индексированное поле может иметь следующие значения: Нет (значение по умолчанию) - индекс не создается; Да (Допускаются совпадения) - в индексе допускаются повторяющиеся значения; Да (Совпадения не допускаются) - повторяющиеся значения в индексе не допускаются.

Таблица 1.2 -Символы, используемые для задания маски ввода

Специальные форматы для текстовых полей и полей MEMO создаются с помощью следующих символов:

Формат для текстовых полей и полей MEMO может состоять из двух разделов, разделяемых точкой с запятой. Первая часть является собственно форматом, а вторая – определяет значение поля, если данные в него не были введены.

Укажите в таблице ключевое поле. Выделите поле и выберите в Панели Инструментов пиктограмму Ключа. Для того, чтобы создать составной ключ, выделите необходимые поля, удерживая нажатой клавишу " Ctrl", и затем в Панели Инструментов выберите пиктограмму Ключа.

Данные ключевого поля автоматически сортируются в порядке возрастания. В области " Свойства поля" в поле " Индексированное поле" будет значение " Да (Совпадения не допускаются)", в поле " Обязательное поле" будет значение " Да ".

Сохраните созданную структуру таблицы: выполните команду Файл/Сохранить как; в диалоговом окне Сохранение введите имя таблицы.

Введите данные в таблицу. Для этого перейдите из режима проектирования таблицы в режим заполнения: нажмите в Панели Инструментов кнопки режима заполнения Вид таблицы (первая слева в строке пиктограмм) либо выполните команду Вид/Таблица в строке Главного меню.

Контрольные вопросы

Каков порядок определения структуры БД в СУБД ACCESS?

В каком режиме описывается структура таблицы БД?

Дайте определения терминам: “объект”, “свойство”, “метод”, “событие”.

Какие типы объектов можно увидеть в окне БД ACCESS?

Какое расширение принято для файлов БД?

Можно ли изменить структуру таблицы после ее создания?

Какие типы полей БД предусмотрены в ACCESS?

Каковы правила именования полей БД?

Какая информация может храниться в полях типа " объект OLE"?

Какие свойства поля должны быть определены обязательно?

Литературы

«Информатика». Базовый курс С.Симонович 2004 г.

Самоучитель ACCESS 2000 Харитонова И. 2001 г

База данных А.Д.Хомененко., В.М.Цыганков., М.Г. Мальцев СПб: КОРОНА, 2002

Информатика А.В. Могилев,. Н.И.Пак., Е.К.Хеннер Москва ИЦ «Академия», 2004

Лабораторная работа № 3

Тема: Локальные сети. Установка сети в компьютерном классе.

Цель: Научиться подключать компьютер к сети в компьютерном классе.