Створення баз даних. Етапи проектування.

Створення баз даних починається з проектування, що включає такі етапи:

- дослідження предметної області;

- аналіз даних (сутностей та їх атрибутів);

- визначення відносин між сутностями і визначення первинних і вторинних (зовнішніх) ключів.

В процесі проектування визначається структура реляційної БД (склад таблиць, їх структура і логічні зв'язки). Структура таблиці визначається складом стовпців, типом даних і розмірами стовпців, ключами таблиці.

До базових понять моделі БД «сутність–зв'язок» відносяться: сутності, зв'язки між ними і їх атрибути (властивості).

Сутність – будь-який конкретний або абстрактний об'єкт в даній предметній області. Сутності – це базові типи інформації, які зберігаються в базі даних (в реляційній базі даних кожній сутності відповідає таблиця). До сутностей можуть відноситися: студенти, клієнти, підрозділи і т.д. Екземпляр сутностіі тип сутності - це різні поняття. Поняття тип сутності відноситься до набору однорідних осіб, предметів або подій, виступаючих як ціле (наприклад, студент, клієнт і т.д.). Екземпляр сутності відноситься, наприклад, до конкретної особи в наборі. Типом сутності може бути студент, а екземпляром – Петров, Сидоров і т.д.

Атрибут - ця властивість сутності в предметній області. Його найменування повинне бути унікальним для конкретного типу сутності. Наприклад, для сутності студент можуть бути використаний такі атрибути: прізвище, ім'я, по батькові, дата і місце народження, паспортні дані і т.д. В реляційній базі даних атрибути зберігаються в полях таблиць.

Зв'язок – взаємозв'язок між сутностями в предметній області. Зв'язки є з'єднаннями між частинами БД (в реляційній БД – це з'єднання між записами таблиць).

Сутності – це дані, які класифікуються за типом, а зв'язки показують, як ці типи даних співвідносяться один з іншим. Якщо описати деяку предметну область в термінах сутність–зв'язок, то отримаємо модель сутність-зв'язок для цієї БД.

Будь-яка СУБД дозволяє виконувати чотири найпростіші операції з даними:

· додавати в таблицю одну або декілька записів;

· видаляти з таблиці одну або декілька записів;

· обновляти значення деяких полів в одній або декількох записах;

· знаходити одну або декілька записів, що задовольняють заданій умові.

Для виконання цих операцій використовується механізм запитів. Результатом виконання запитів є або відібрана за певними критеріями безліч записів, або зміни в таблицях. Запити до бази формуються на спеціально створеному для цього мові, яка так і називається мова структурованих запитів (SQL — Structured Query Language).

Остання функція СУБД — це управління даними. Під управлінням даними звичайно розуміють захист даних від несанкціонованого доступу, підтримку розрахованого на багато користувачі режиму роботи з даними і забезпечення цілісності і узгодженості даних.

Microsoft Access є настільною СУБД реляційного типу, яка має всі необхідні засоби для виконання перерахованих вище функцій. Перевагою Access є те, що вона має дуже простий графічний інтерфейс, який дозволяє не тільки створювати власну базу даних, але і розробляти прості і складні додатки.

На відміну від інших настільних СУБД, Access зберігає всі дані в одному файлі (з розширенням.mdb), хоча і розподіляє їх по різних таблицях. Можна створити скільки завгодно таблиць, використовуючи ті правила, які були описані вище. Найважливішим правилом, яке необхідне дотримувати, є те, що в базі даних потрібно зберігати тільки необхідну інформацію, і при цьому всі дані повинні зберігатися тільки в одному місці.

В файлі бази даних Access використовуються такі елементи:

- таблиці для зберігання даних;

- запити для пошуку та виявлення необхідних даних;

- форми для перегляду, додавання і зміни даних в таблицях;

- звіти для аналізу і друку даних в певному форматі.

4.Створення таблиць

Основою бази даних є таблиці, в яких зберігаються дані про сутності предметної області.

Для створення нової таблиці потрібно перейти на вкладку Таблиця і натиснути кнопку Создать. У наступному вікні слід вибрати спосіб створення таблиці (Конструктор, Майстер, Режим введення даних).

В режимі Конструктора таблиць задаються імена, типи і властивості полів для таблиці.

Ім’я поля не повинно перевищувати 68 символів, в ньому не повинно бути символів!. [ ].

Кожний рядок в стовбці Тип даних є полем зі списком, елементами якого є типи даних Access. Тип поля визначається характером даних, що до нього заносяться.

Серед типів даних Access є спеціальний тип - Счетчик. В поле цього типу Access автоматично нумерує строки таблиці у зростаючій послідовності. Редагувати значення такого поля неможна.