Приклад. Методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163–2003 “Державна уніфікована система документації

Дочірнім компаніям

Методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163–2003 “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів”

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово “копія” перед зазначенням другого, третього і четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складають список на розсилання і на кожному документі зазначають тільки один адресат.

До складу реквізиту “Адресат” може входити поштова адреса.

Складові поштової адреси вказують у називному відмінку в такій послідовності (встановлена Правилами надання послуг поштового зв’язку, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 4 жовтня 2000 р. № 1515):

۰ назва організації - адресата (для юридичної) або прізвище, ім’я та по батькові чи ініціали (для фізичної особи);

۰ назва вулиці, номер будинку, номер квартири;

۰ назва населеного пункту (міста, селища тощо);

۰ назва району, області;

۰ назва країни (для міжнародних поштових відправлень);

۰ поштовий індекс.

Цей порядок поширюється на написання поштової адреси у реквізитах “Довідкові дані про організацію”, “Адресат”.

У разі адресування документа до організації вказують її назву, потім поштову адресу.

Приклад1

Приватне підприємство “Ріелті”

вул. Героїв космосу, 121,

м. Київ, 03148

Поштову адресу не фіксують на документах, що надсилають органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам. У цих випадках в організації доцільно користуватися списками розсилання і конвертами із завчасно надрукованими на них адресами.

Якщо документ адресують фізичній особі, то вказують прізвище, ім’я та по батькові (чи ініціали), поштову адресу.

Приклад2

Саленко Василь Семенович

Методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163–2003 “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” вул. Шевченка, буд. 13а, кв. 1,

с. Волиця, Дубнінський р-н,

Рівненська обл., 35612

Допускається коми і крапки в кінці рядків поштової адреси не ставити.

3.17. Гриф затвердження документа (реквізит 17) вказує на певний нормативний або правовий характер змісту документа.

Документ може бути затверджений посадовою особою (посадовими особами) або рішенням колегіального органу чи іншим розпорядчим документом.

Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, гриф затвердження документа складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ, назви посади, підпису, ініціала(-ів) та прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження.