Приклад. 3.8. Назву структурного підрозділу (реквізит 08) або територіального відділення, філії, посадової особи зазначають на бланку

НАКАЗ

17.05.2003 м. Київ № 109/95/157

3.8. Назву структурного підрозділу (реквізит 08) або територіального відділення, філії, посадової особи зазначають на бланку, якщо структурний підрозділ є автором документа, а його керівник (або посадова особа) має право підпису документа. Цей реквізит розміщують під назвою організації (див. додаток 7).

Назву структурного підрозділу переважно зазначають у внутрішніх документах (протоколах, доповідних і службових записках тощо).

3.9. Довідкові дані про організацію (реквізит 09) містять відомості, необхідні під час здійснення контактів з юридичними та фізичними особами. До складу цього реквізиту входять: поштова адреса; номер телефону та інші відомості; за необхідністю – номери факсів, телексів, рахунків у банку, адреса електронної пошти та веб – сайта, дані про ліцензії, патенти тощо (див. додатки 5, 6).

Поштову адресу вказують відповідно до п. 60 Правил надання послуг поштового зв’язку, що затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 4 жовтня 2000 р. № 1515 (див. п. 3.16).

Якщо організація зареєстрована за однією адресою, а знаходиться за іншою, у бланку зазначають поштову адресу за місцем розташування організації.

3.10. Назва виду документа (реквізит 10) має відповідати переліку форм документів, що їх використовують в організації.

Назва виду документа може бути заздалегідь зафіксована на бланку (див. додаток8) або надрукована під час безпосереднього оформлювання документа.

На поздовжніх бланках назву виду документа фіксують посередині (див. додаток 8), а на кутовому – у лівому верхньому куті під назвою організації або структурного підрозділу.

3.11. Дата документа (реквізит 11) – обов’язковий реквізит кожного документа, що фіксує час його створення та/або підписання, затвердження, прийняття, погодження, реєстрації, видання.

Дату документа проставляють арабськими цифрами у послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця і місяць проставляють двома парами арабських цифр, рік – чотирма арабськими цифрами. Наприклад, дату 29 липня 2003 року треба оформлювати 29.07.2003.

ДСТУ встановлено, що спосіб написання дат залежить від характеру документа: у нормативно-правових документах, а також документах, що мають відомості фінансового характеру застосовують словесно-цифровий спосіб датування (29 липня 2003 року

або 29 липня 2003 р.). Це зумовлено усталеною практикою, а також прагненням перешкодити підробленню дати.

Міжнародними стандартами встановлено цифровий спосіб датування у такій послідовності: рік, місяць, день місяця (2003.07.29). ДСТУ таке датування допускає.

Для розпоряджень, наказів, інструкцій, положень, довідок тощо основною датою є дата підписання або затвердження. Її проставляє особа, яка підписує або затверджує документ. Документи, що видають дві або більше організації, повинні мати одну дату (див. п. 3.7.).

(Методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163–2003 “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів”) Для службових листів основною датою є дата реєстрації.

У документах (протоколах, актах), в яких зафіксовано рішення, прийняте колегіально на засіданні, нараді, під час проведення перевірки або будь-якого іншого заходу, основною датою є дата, коли цей захід відбувся.

3.12. Реєстраційний індекс документа (реквізит 12) – це умовне цифрове позначення, що надають документу під час реєстрації. Іноді застосовують літерно-цифрове позначення (наприклад, під час реєстрації звернень громадян; наказів з особового складу).

Реєстрації підлягають документи, створені організацією та ті, що надходять від інших організацій і фізичних осіб, крім документів, які не підлягають реєстрації (згідно з переліком таких документів, що має бути додатком до інструкції з діловодства організації).

Реєстраційний індекс вхідних і вихідних документів складається з порядкового номера (у межах груп документів), який може доповнюватись індексом справи за номенклатурою, індексом структурного підрозділу або виконавця, кореспондента,. Наприклад: 190/03-10, де 190 – порядковий реєстраційний номер документа, 03-10 – індекс справи за номенклатурою; 02-583, де 02 – група документів згідно з класифікатором виконавців, 583 – порядковий номер.

Реєстраційним індексом постанов, наказів, розпоряджень, протоколів засідань різних рад, комісій, зборів тощо є порядковий номер документа у межах календарного року. У навчальних закладах реєстрація може вестись за навчальним роком.

У документі, авторами якого є декілька організацій, реєстраційні індекси авторів ставлять через похилу риску згідно з послідовністю зазначення авторів в документі (зліва направо) (див. п. 3.7).

3.13. Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь (реквізит 13) фіксують тільки у документі, що є відповіддю на інший документ (лист, довідка, доповідна записка, акт, висновок тощо). Відомості у реквізит переносять з ініціативного документа, на який дають відповідь, і, як правило, вони включають його вихідний реєстраційний номер і дату (див. додаток 9). Цей реквізит розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку (див. додатки 5, 6).

3.14. Місце складання або видання документа (реквізит 14) вказують у тому випадку, якщо його не можна визначити за реквізитами “Назва організації” та “Довідкові дані про організацію”. Цей реквізит застосовують з метою уникнення помилок під час визначення місцезнаходження організації; його можна проставляти у всіх документах, крім листа, в якому ця інформація міститься в реквізиті “Довідкові дані про організацію”.

Місце видання в документі не вказують, якщо воно входить до назви організації. Наприклад: “Київський державний лінгвістичний університет”. Однак його зазначають, якщо документ був складений в іншому місці.

Цей реквізит повинен узгоджуватись з адміністративно-територіальним поділом країни, офіційно встановленими назвами населених пунктів, а у цих назвах необхідно вживати тільки загальноприйняті географічні скорочення (м., смт., с.).

У документі, автором якого є філія організації, вказують місце розташування останньої.

3.15. Гриф обмеження доступу до документа (реквізит 15) засвідчує особливий характер інформації, до якої має доступ обмежене коло осіб.

Метою обмеження доступу до інформації, яку містить документ, є захист державної або приватної (наприклад, комерційної) документованої інформації, незаконне використання якої може порушити права та/чи завдати збитків її власнику, володарю, користувачу, іншій фізичній або юридичній особі.

Доступ до інформації може обмежуватися її власником (володарем) тільки згідно з законодавством.

Віднесення інформації до державної таємниці здійснюється від­повідно до Закону України “Про державну таємницю” від 21 січня 1994 р. № 3855–ХІІ і Закону України “Про внесення змін до Закону України “Про державну таємницю” від 21 вересня 1999 р. № 1079.

Звід відомостей, що становлять державну таємницю, визначений наказом Служби безпеки України від 1 березня 2001 р. № 52.

Порядок роботи з документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, визначено Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання

документів, справ, видань та інших носіїв інформації, які містять інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893.

Методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163–2003 “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів”

Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування, конфіденційно тощо) проставляють у верхньому правому куті на лицьовому боці першого аркуша документа над реквізитами “Адресат” або “Гриф затвердження документа”. За потреби його доповнюють номером примірника документа.