Тема 2.3 Порядок проведения инвентаризации расчетов

В результате освоения студент должен знать:

- порядок инвентаризации расчетов;

- порядок инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности организации;

- технологию определения реального состояния расчетов;

- порядок выявления задолженности, нереальной для взыскания, с целью принятия мер к взысканию задолженности с должников либо к списанию ее с учета;

Инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами предполагает проверку расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами с целью подтверждения обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Прежде чем начать проверку, комиссия должна получить от бухгалтерии организации специальную справку - приложение к форме N ИНВ-17 " Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами", в которой приводят развернутую информацию по каждому дебитору и кредитору:

- наименование, адрес, телефон контрагента;

- основание задолженности;

- сумму долга;

- документ, подтверждающий задолженность.

На основании справки инвентаризационная комиссия заполняет форму N ИНВ-17. В ней указывают наименование дебитора (кредитора), общую сумму задолженности с расшифровкой:

- подтвержденный долг;

- неподтвержденный долг;

- просроченная задолженность.

Согласно п. 1.2 Методических указаний дебиторская задолженность относится к имуществу организации, а кредиторская задолженность и резервы - к финансовым обязательствам.

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности важно провести инвентаризацию расчетов, которая заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета расчетов с банками, бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами (п. 3.44 Методических указаний).

Инвентаризация проводится путем проверки сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета на конец года, а также выявляется дебиторская и кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Инвентаризация включает проверку расчетов с:

- покупателями и поставщиками (сч. 60, 62, 76);

- банками по займам (кредитам) (сч. 66, 67);

- бюджетом по налогам и сборам и внебюджетными фондами по страховым взносам (сч. 68, 69);

- работниками, в том числе подотчетными лицами (сч. 70, 71, 73, 76-4);

- другими дебиторами и кредиторами (сч. 76).

При проведении инвентаризации расчетов используются данные аналитического учета, первичные документы.

Инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками, с поставщиками и подрядчиками.

При инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками, с поставщиками и подрядчиками, а также с прочими дебиторами икредиторами организации проводят сверки взаимных расчетов со своими контрагентами по состоянию на 31 декабря отчетного года, которые оформляются актами.

Акт сверки составляется отдельно по каждому дебитору и кредитору в двух экземплярах. В нем указываются дата и номер документов на отгрузку, стоимость товаров (работ, услуг), а также сумма оплаты и реквизиты платежных документов за сверяемый период (год). Один экземпляр акта остается в бухгалтерии организации, второй направляется в организацию, с которой проводится сверка. Контрагент, получивший этот акт, должен проверить все содержащиеся в нем данные и внести собственные. Выявленные расхождения он также должен зафиксировать в этом акте. После отражения всех необходимых сведений контрагент возвращает этот акт организации. Во время инвентаризации проверяются также сроки погашения дебиторской задолженности, числящейся на счетах бухучета на конец года.

Торговая организация составляет акты сверки (в двух экземплярах) со всеми своими поставщиками, покупателями и направляет их им любым удобным способом (например, доставляет курьером, почтой). Организация, получившая акты, подтверждает сумму задолженности либо (если не согласна с результатом) формирует свой акт сверки. В любом случае один экземпляр акта должен вернуться в торговую организацию с печатью, подписью уполномоченных на то лиц организации-контрагента. Подтвержденные таким образом суммы дебиторской (кредиторской) задолженности можно считать достоверными.

Результаты инвентаризации расчетов оформляются следующим образом. Сначала итоги проверки каждого дебитора и кредитора заносятся в справку, являющуюся приложением к акту по форме N ИНВ-17. В этой справке указываются:

- реквизиты каждого дебитора и кредитора организации;

- дата и причина возникновения задолженности;

- сумма задолженности.

Затем на основании этой справки составляется акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме N ИНВ-17.

Инвентаризация расчетов с банками

При инвентаризации расчетов с банками по полученным кредитам проверяются наличие и содержание соответствующих договоров, своевременность и правильность отражения на счетах сумм полученных и возвращенных кредитов, их целевое использование, а также правильность отражения в учете процентов за пользование заемными средствами.

Инвентаризация расчетов с бюджетом

Рассмотрим порядок проведения. В ходе инвентаризации расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами сверяются данные бухгалтерского учета по счетам 68 " Расчеты по налогам и сборам" и 69 " Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" с суммами налогов, исчисленных в налоговых декларациях, а также с суммами, перечисленными в бюджет.

Согласно Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, отражаемые в бухгалтерской отчетности суммы по расчетам с банками, бюджетом должны быть согласованы с соответствующими организациями и тождественны. Оставлять на бухгалтерском балансе неурегулированные суммы по этим расчетам не допускается.

НК РФ п.11 статья 32 указывает, что налоговые органы обязаны: осуществлять по заявлению налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента совместную сверку расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам. Результаты совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам оформляются актом. Акт совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам вручается (направляется по почте заказным письмом) или передается налогоплательщику (плательщику сбора, налоговому агенту) в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи в течение следующего дня после дня составления такого акта.

Форма и форматы акта совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам, а также порядок его передачи в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи утверждаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов;

Как правило, сверка расчетов налогоплательщика проводится налоговым органом в обязательном порядке в следующих случаях:

- ежеквартально с крупнейшими налогоплательщиками;

- при процедуре снятия налогоплательщика с учета при переходе из одной налоговой инспекции в другую;

- при процедуре снятия налогоплательщика с учета при ликвидации (реорганизации) организации;

- по инициативе налогоплательщика;

- в иных случаях, установленных законодательством о налогах и сборах

Итак, получить информацию о состоянии расчетов по налогам, сборам, взносам могут любое юридическое лицо и предприниматель, обратившись с заявлением в свою налоговую инспекцию. Те организации, которые представляют налоговые декларации в ИФНС в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, могут воспользоваться электронным способом подтверждения расчетов. Получить данную информацию следует на дату, максимально близкую к отчетной.

Инвентаризация расчетов с работниками организации

В процессе инвентаризации расчетов с работниками организации (счета 70 " Расчеты с персоналом по оплате труда", 71 " Расчеты с подотчетными лицами", 73 " Расчеты с персоналом по прочим операциям") могут быть выявлены невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов. Кроме того, выявляются суммы переплат работникам, устанавливаются причины их возникновения.

Итак, инвентаризационная комиссия должна подтвердить:

- либо наличие кредиторской задолженности перед работниками;

- либо наличие дебиторской задолженности работников перед организацией.

Для этого необходимо проверить документы, на основании которых задолженность возникла и, возможно, была частично погашена.

При проведении инвентаризации расчетов с работниками необходимо проверить задолженность, которая числится по счетам синтетического учета.

А) Расчеты по оплате труда

Согласно п. 3.46 Методических указаний по задолженности работникам организации, которая отражается на счете 70, выявляются:

- суммы по оплате труда, которые не выплачены работникам и подлежат депонированию;

- суммы и причины возникновения переплат работникам.

Инвентаризационная комиссия сопоставляет сведения о суммах, начисленных работникам с теми суммами, которые были выплачены. Чтобы установить, какая сумма была начислена, проверяют ведомости (расчетные, платежные или расчетно-платежные). Выплата зарплаты может подтверждаться расходными кассовыми ордерами или платежными поручениями, если зарплата перечисляется по безналичному расчету.

Примечание. Расчеты с физическими лицами, которые не являются работниками организации, по договорам гражданско-правового характера отражаются на специальном субсчете к счету 76 " Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами".

В результате инвентаризационная комиссия выявляет, какие суммы начислений не были выплачены работникам и должны отражаться на счете 70 как кредиторская задолженность, а какие из них должны быть депонированы.

Б) Расчеты по депонентам

Депоненты могут возникать в учете организации только в том случае, если она выплачивает заработную плату через кассу.

На выдачу зарплаты из кассы дается пять рабочих дней (п. 4.6 Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П).

Если работник не получил зарплату в срок, бухгалтер должен депонировать невостребованную сумму. В бухучете депонированная зарплата отражается по дебету 70 кредиту 76, субсчет " Расчеты по депонированным суммам".

При выдаче депонированной зарплаты оформляется расходный кассовый ордер. Сведения о выданных депонентах вносятся в Книгу учета депонированной зарплаты или в карточку депонента.

При проведении инвентаризации депонированных сумм проверяется соответствие остатка по счету 76, субсчету " Расчеты по депонированным суммам", суммам оплаты труда, не выплаченным в срок из-за неявки работников (по книге учета депонированной зарплаты или карточкам депонентов). Обратиться за ней работник вправе в течение трех лет (Письмо Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/1/161).

Если по прошествии трех лет зарплата не была востребована, организация может списать эти суммы кредиторской задолженности на основании соответствующего приказа руководителя. В бухучете они будут включены в состав прочих доходов (п. п. 7 и 10.4 ПБУ 9/99), а в налоговом учете - в состав внереализационных доходов (п. 18 ст. 250 НК РФ).

Если в ходе инвентаризации комиссия выявит, что бухгалтерия не начисляла компенсацию за задержку выплаты зарплаты и других выплат, то комиссии придется сделать подробный расчет и зафиксировать задолженность перед работниками в инвентаризационной ведомости.

Примечание. Обязанность выплачивать компенсацию возникает у работодателя независимо от наличия его вины (ст. 236 ТК РФ).

Кроме того, проверяется наличие депонентской задолженности, по которой истек срок исковой давности.

В) Расчеты по прочим операциям

При инвентаризации расчетов по прочим операциям проверяются расчеты организации с работниками:

1) по предоставленным работникам займам и процентам, начисленным на сумму выданных займов. На основании договора займа и расходного кассового ордера на выдачу займа определяется сумма задолженности работника по основной сумме долга. А на основании бухгалтерских справок по расчету процентов, подлежащих уплате, и приходных кассовых ордеров устанавливается величина задолженности работника по процентам;

2) возмещению материального ущерба в результате брака, недостач и хищений материальных ценностей. Размер задолженности работника по возмещению материального ущерба на дату проведения инвентаризации определяется в соответствии с документами, которые служат основанием для взыскания. Это может быть приказ руководителя или решение суда. На основании приходных кассовых ордеров комиссия устанавливает, какая сумма задолженности уже погашена работником;

3) выплате работникам компенсации за задержку выплаты заработной платы. Чтобы определить, вовремя ли организация выплачивала своим работникам заработную плату, отпускные и т.п., необходимо сопоставить:

- даты фактической выплаты зарплаты с днями, установленными для ее выплаты;

- дату выплаты отпускных с датой, на которую приходится начало отпуска работника;

- дату увольнения работника с датой выплаты ему сумм, связанных с увольнением.

Если сроки были нарушены, работодатель должен начислить работникам компенсацию. Это начисление отражается в расчетных листах.

В ходе инвентаризации, по нашему мнению, необходимо также проверить, начислялась ли подобная компенсация. Если компенсация за задержку выплаты заработной платы не начислялась, ее нужно рассчитать и отразить в инвентаризационной ведомости суммы задолженности;

4) другим суммам, отраженным на счете 73 " Расчеты с персоналом по прочим операциям".

Сведения о задолженности работников, полученные в ходе инвентаризации, комиссия сверяет с дебиторской задолженностью, которая числится на счете 73.

Г) Расчеты по подотчетным суммам

Инвентаризационная комиссия проверяет авансовые отчеты работников и наличие в них документов, подтверждающих расходы. На основании расходных кассовых ордеров определяют суммы, которые были выданы работникам под отчет, а на основании приходных кассовых ордеров - остатки подотчетных сумм, возвращенные работниками в кассу организации.

Если организация выдает под отчет денежные средства, перечисляя их на карточные счета работников, проверяются платежные поручения и банковские выписки, в которых фигурируют эти суммы.

По итогам инвентаризации комиссия должна установить подотчетные суммы, по которым работники не представили авансовый отчет. Из них выделяют суммы, по которым сотрудники не отчитались в срок (указан руководителем на заявлении работника) (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П).

Кроме того, целесообразно проверить, не числится ли дебиторская (кредиторская) задолженность за уволенными работниками.

Работодатель имеет право удержать из заработной платы работника невозвращенную подотчетную сумму. Но сделать это можно не позднее одного месяца со дня окончания срока, на который выдан аванс, и только при условии, что работник не оспаривает основания и размер задолженности (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).

Если работодатель пропустил месячный срок, он может предложить работнику вернуть долг добровольно или взыскание придется проводить в судебном порядке. Либо по истечении срока исковой давности придется признать эту задолженность как безнадежную. Безнадежной можно признать и задолженность за уволенным работником.

Результаты инвентаризации расчетов с персоналом оформляются следующим образом.

Справка. Сначала итоги проверки дебиторской и кредиторской задолженности в расчетах с работниками заносят в справку, которая является Приложением к унифицированной форме N ИНВ-17 (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).

Акт. Затем на основании указанной справки заполняется акт инвентаризации расчетов (форма N ИНВ-17). Он составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии.

Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается в комиссии.

После того как составлены инвентаризационные ведомости, комиссия сопоставляет данные, полученные в ходе инвентаризации, с данными бухгалтерского учета. В результате такого сопоставления выявляются расхождения.

Срок исковой давности по подотчетным суммам, не возвращенным сотрудником, начинают отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги (п. 2 ст. 200 ГК РФ).

Задолженность с истекшим сроком исковой давности списывается одним из следующих способов:

- за счет резерва по сомнительным долгам, если организация создавала такой резерв. В бухучете делается проводка по дебету 63 кредиту 71;

- на финансовые результаты деятельности организации, если резерв сомнительных долгов в бухучете не формируется. При этом необходимо сделать запись по дебету 91, субсчет " Прочие расходы", кредиту 71.

Учет задолженности. Для списания задолженности, по которой истек срок исковой давности, руководитель издает соответствующий приказ (п. 78 Положения по ведению бухучета). На его основании задолженность в бухучете будет включена в состав прочих расходов, а в налоговом учете - в состав внереализационных расходов.

НДФЛ по невозвращенным суммам. На дату принятия решения о списании задолженности уволенного работника у него возникает доход в виде невозвращенных денежных средств, выданных под отчет. Он подлежит обложению налогом на доходы физических лиц.

При невозможности удержать налог организация обязана представить в налоговые органы справку по форме 2-НДФЛ с признаком " 2". Сделать это необходимо не позднее 31 января следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ).