Размещение документов в хранилищах

Обеспечение сохранности документов

Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного срок хранения должны быть сохранены в организации:

1. до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;

2. до сдачи дел на государственное хранение;

3. до ликвидации организации.

В течение всего установленного срока хранения должны обеспечиваться не только учет документов, но и их физическая сохранность и использование.

Это предъявляет определенные требования к обработке самих дел и оборудованию архивохранилищ.

Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и пленочной основе. В состав последних включают не только пленки для фото, видео- и фонозаписей, но и другие компьютерные носители информации, еще не оформившиеся в самостоятельную группу.

Электронные документы в архивах

Срок хранения документной информации на компьютерных носителях данных определяется на общих основаниях по соответствующим статьям перечней.

Согласно принципам архивного дела документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан. Поэтому хранение офисных документов на компьютерных носителях не запрещено, но и не приветствуется в силу объективных причин.

До настоящего времени более надежного и дешевого, чем бумага (документ на бумаге уже есть, он бесплатен!), носителя с более универсальной и автономной системой записи и чтения информации пока в офисных технологиях не появилось.

Размещение документов в хранилищах

Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать помещения, сократить затраты на поиск дел, обеспечить оптимальные условия хранения и возможности эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

В основе размещения архивных документов в организациях лежит:

1. создание наилучших условий для документов постоянного хранения,

2. удобства оперативного использования всех документов.

33 Анализ объема и структуры документооборота

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.¹

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах " движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.²

Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в разделе " 3.1 Организация документооборота" Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

• прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация документов;
• контроль за исполнением;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
• отправка или направление в дело.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов^*:

• поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
• потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
• поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

• содержанием или функциональной принадлежностью;
• структурой;
• режимом или цикличностью;
• направлением;
• объемом.

34 Сроки хранения дел

На хранение в ведомственный архив поступают [3]:

• законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений или подчиненных ему учреждений;
• фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников (постоянного срока хранения и по личному составу);
• документы, необходимые в практической деятельности (со сроком хранения свыше 10 лет);
• личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях;
• служебные и ведомственные издания;
• страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий;
• научно-справочный аппарат к документам архива.

· Передача дел из структурного подразделения в ведомственный архив организации осуществляется в соответствии с графиком, составленным архивом. График приема-передачи дел согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем предприятия. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурного подразделения, сдающего документы.

· Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом. Дела постоянного срока хранения и сроком хранения более 10 лет должны приниматься работником архива в присутствии ответственного должностного лица структурного подразделения, сдающего документы по описям.

· После приема дел на всех трех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи делают заверительную надпись. В ней указываются (цифрами и прописью): количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.

· Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел организации (или структурного подразделения).

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров.

35 Альбомы унифицированных форм первичной учетной документации

Альбом унифицированных форм первичной учетной документации разработан НИПИстатинформ Госкомстата России на основании Постановления Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. № 835. Формы первичной учетной документации данного альбома утверждены Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

В настоящий альбом включены унифицированные формы первичной учетной документации по учету операций в общественном питании. К формам даны краткие указания по их применению и заполнению.

Рекомендуемый формат форм указан в перечне форм первичной учетной документации.

В формах предусмотрены зоны кодирования информации. Коды, по которым нет ссылок на общероссийские классификаторы, предназначены для обобщения и систематизации информации при обработке данных средствами вычислительной техники и проставляются по системе кодирования, принятой в организации.

Ведение первичного учета по унифицированным формам первичной учетной документации, включенным в настоящий альбом, распространяется на юридические лица всех организационно - правовых форм и форм собственности, осуществляющие деятельность в отраслях экономики.

36 Технологии защиты документной информации на предприятии

Коммерческая тайна - производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная документированная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получения прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель считает конфиденциальной. К конфиденциальным сведениям относятся, прежде всего идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать, прибыль фирмы и т. п.

Основами ГК РФ введена защита технической, организационной и коммерческой информации, составляющей секреты производства («ноу-хау»). При этом установлен один общий признак - «коммерческий признак», т.е. способность быть объектом рыночного оборота. К нему относятся любые знания, включая практический опыт специалистов во всех сферах хозяйственной деятельности.

Условия, при которых информация предприятия может быть отнесена к коммерческой тайне, перечислены в статье 139 части Гражданского Кодекса РФ. К ним относятся:

· Действительная или потенциальная коммерческая деятельность информации в силу неизвестности ее третьим лицам;

· Отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании;

· Принятие обладателем информации необходимых мер к охране ее конфиденциальности.

· Обеспечение сохранности конфиденциальной информации коммерческого предприятия требует соблюдения следующих условий:

· Определение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия;

· Обеспечения порядка их защиты.

Если эти условия не будут выполнены, то у предприятия не будет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих коммерческую тайну.

Сведения коммерческой тайны предприятия можно условно разделить на два крупных блока:

· Научно - техническая (технологическая) информация;

· Деловая информация.

Научно - техническая информация включает: сведения о конструкциях машин и оборудования; чертежи; схемы; используемые материалы; рецептуры; методы и способы производства (особенно о вновь разрабатываемых изделиях); новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования; программное обеспечение ПВЭМ.

Деловая информация включает:

· Сведения о финансовой стороне деятельности предприятия, за исключением финансовых отчетов (состояние расчетов с клиентами, задолженность, кредиты и т.п.);

· Сведения о размере прибыли, себестоимости произведенной продукции и др.;

· Планы развития предприятия (тактические и стратегические);

· Планы и объемы реализации продукции (планы маркетинга, данные о характере и объеме торговых операций, уровня цен, наличие товаров);

· Анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность экспорта и импорта, предполагаемое время выхода на рынок;

В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п. Например, если коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в контракте. В случае отсутствия грифа «Коммерческая тайна» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

37 Требования к содержанию документов

1. Описание комплекса технических средств

2.1.1. Документ «Описание комплекса технических средств» должен содержать разделы:

• общие положения;

• структура комплекса технических средств;

• вычислительный комплекс;

• абонентские пункты;

• аппаратура передачи данных.

2.1.2. Требования к содержанию разделов

2.1.2.1. В разделе «Общие положения» должны быть приведены исходные данные,

использованные при проектировании технического обеспечения АСУ.

2.1.2.2. В разделе «Структура комплекса технических средств» должны быть приведены:

• обоснование выбора комплекса технических средств (КТС), в том числе технических

решений по обмену данными с объектом управления и техническими средствами

других АСУ (в случае наличия указанных связей), использованию технических

средств ограниченного применения (в соответствии с перечнями, утвержденными в

установленном порядке) и ссылки на документы, подтверждающие согласование их

поставки;

• описание функционирования КТС, в том числе в пусковых и аварийных режимах; • описание размещения КТС на объектах управления и на производственных площадях

с учетом выполнения требований техники безопасности и соблюдения технических

условий эксплуатации технических средств;

• обоснование применения и технические требования к оборудованию,

предусмотренному в утвержденных проектах и сметах на строительство или

реконструкцию предприятий и изготовляемому в индивидуальном порядке

промышленными предприятиями или строительно-монтажными организациями по

заказным спецификациям и чертежам проектных организаций как неповторяющиеся,

не имеющие отраслевой принадлежности по изготовлению и применяемые в силу

особых технических решений в проекте;

• обоснование методов защиты технических средств от механических, тепловых,

электромагнитных и других воздействий, защиты данных, в том числе от

несанкционированного доступа к ним, и обеспечения заданной достоверности данных

в процессе функционирования КТС (при необходимости);

• результаты проектной оценки надежности КТС (при необходимости).

2.1.2.3. В разделе «Вычислительный комплекс» должны быть приведены:

• обоснование и описание основных решений по выбору типа ЭВМ;

• описание структурной схемы технических средств, размещенных в вычислительном

центре (ВЦ);

• описание основных решений по выбору типов периферийных технических средств

(ПТС ЭВМ), в том числе средств получения, контроля, подготовки, сбора,

регистрации, хранения и отображения информации;

• результаты расчета или расчет числа технических средств ВЦ и потребности в

машинных носителях данных;

• обоснование численности персонала, обеспечивающего функционирования ВЦ в

пусковом, нормальном и аварийном режимах;

• расчет площадей и технические решения по оснащению рабочих мест;

• описание особенностей функционирования технических средств ВЦ в пусковом,

нормальном и аварийном режимах;

• принятая технология подготовки машинных носителях данных, решения по контролю

данных при вводе в ЭВМ и в процессе их хранения.

2.1.2.4. В разделе «Абонентские пункты» должны быть приведены:

• обоснование и описание решений по выбору технических средств абонентских

пунктов (АП);

• обоснование и описание решений по выбору периферийных технических средств АП,

в том числе средств получения, контроля, подготовки, сбора, регистрации, передачи,

отображения информации и воздействия на объект управления;

• результаты расчета (или расчет) числа носителей технических средств каждого АП и

потребности в машинных носителях данных;

• обоснование численности персонала, обеспечивающего функционирование каждого

АП;

• технические решения по оснащению рабочих мест оперативного персонала АП,

включая описание рабочих мест;

• описание особенностей функционирования АП в пусковом, нормальном и аварийном

режимах.