Документы по личному составу: трудовой договор и контракт, трудовые книжки, личные карточки, личное дело.

В соответствии со ст. 2 закона Республики Беларусь от 25.11.2011 №323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» к документам по личному составу относятся «документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан».

К документам по личному составу также относится и трудовой договор.

Трудовой договор в соответствии со ст. 7 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее по тексту – Трудового кодекса) является источником регулирования трудовых и связанных с ними отношений на ряду с иными нормативными правовыми актами.

Понятие трудового договора закреплено в ст. 1 Трудового кодекса и определяется как - соглашение между работником и нанимателем (нанимателями), в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставлять работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными нормативными правовыми актами и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату.

Трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах, один из которых выдается работнику, а другой остается у нанимателя. Примерная форма трудового договора утверждается Правительством Республики Беларусь.

Содержание и условия трудового договора определяются соглашением сторон с соблюдением требований, предусмотренных настоящим Кодексом.

Трудовой договор должен содержать в качестве обязательных следующие сведения и условия:

1) данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор;

2) место работы с указанием структурного подразделения, в которое работник принимается на работу;

3) трудовая функция (работа по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием нанимателя, функциональными обязанностями, должностной инструкцией). Наименование профессий, должностей, специальностей должно соответствовать квалификационным справочникам, утверждаемым в порядке, определяемом Правительством Республики Беларусь;

4) основные права и обязанности работника и нанимателя;

5) срок трудового договора (для срочных трудовых договоров);

6) режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных у нанимателя);

7) условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки (оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты).

В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные по сравнению с частью второй настоящей статьи условия об установлении испытательного срока, об обязанности отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств нанимателя, и иные условия, не ухудшающие положения работника по сравнению с законодательством и коллективным договором.

Трудовой договор может быть изменен только с согласия сторон.

Трудовые договоры могут заключаться на:

1) неопределенный срок - если в трудовом договоре не оговорен срок его действия;

2) определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор);

3) время выполнения определенной работы - заключается в случаях, когда время завершения работы не может быть определено точно;

4) время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с Трудовым Кодексом сохраняется место работы;

5) время выполнения сезонных работ - заключается в случаях, когда работы в силу природных и климатических условий могут выполняться только в течение определенного сезона.

Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, а также в случаях, предусмотренных Трудовым Кодексом.

Разновидностью срочного трудового договора является контракт, который заключается в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством о труде.

Так, в соответствии с декретом №29 от 26.07.1999г. «О некоторых мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» нанимателям предоставлено право заключать с работниками контракты, т.е. трудовые договоры, заключенные в письменной форме на определенный в них срок, но не менее одного года, и содержащие особенности по сравнению с общими нормами законодательства о труде.

Контракт, заключенный с работником, должен предусматривать:

1. срок и периодичность (не реже одного раза в месяц) выплаты заработной платы;

2. обеспечение нанимателем повышения квалификации работников;

3. проведение аттестации не реже одного раза в три года, если Президентом Республики Беларусь не установлен иной срок;

4. зависимость мер поощрения от соблюдения правил внутреннего трудового распорядка;

5. дополнительные меры стимулирования труда, в том числе:

предоставление дополнительного поощрительного отпуска с сохранением заработной платы до пяти календарных дней;

повышение тарифной ставки (не более чем на 50 процентов, если больший размер не предусмотрен законодательством);

6. уменьшение (лишение) премий всех видов независимо от привлечения к дисциплинарной ответственности за:

отсутствие на рабочем месте без уважительной причины, несвоевременное выполнение или невыполнение трудовых обязанностей без уважительных причин;

использование государственного имущества не в служебных целях;

7. уменьшение работнику трудового отпуска в соответствующем году на число дней прогула или умышленного неисполнения им трудовых обязанностей более трех часов в течение рабочего дня без уважительных причин. При этом трудовой отпуск должен быть не менее двадцати четырех календарных дней;

8. полную материальную ответственность за ущерб, причиненный нанимателю по вине работника излишними денежными выплатами (за исключением случаев счетной ошибки), неправильным учетом и хранением материальных или денежных ценностей, их хищением, уничтожением;

9. возможность понижения в классе (звании) за нарушение правил внутреннего трудового распорядка;

10. дополнительные основания досрочного расторжения контракта по инициативе нанимателя за следующие нарушения работником возложенных на него трудовых обязанностей:

нарушение без уважительных причин порядка и сроков выплаты заработной платы, пенсий и (или) пособий;

причинение в связи с исполнением трудовых обязанностей государству, юридическим и (или) физическим лицам имущественного ущерба, установленного вступившим в законную силу решением суда или решением о привлечении к административной ответственности, принятым иным уполномоченным государственным органом (должностным лицом);

неоднократное* нарушение установленного законодательством порядка рассмотрения обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц, а также неправомерный отказ в рассмотрении относящихся к компетенции соответствующего государственного органа обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц;

незаконное привлечение к ответственности граждан и юридических лиц;

неоднократное* представление в уполномоченные органы неполных либо недостоверных сведений;

непринятие необходимых мер для своевременного поступления выручки по экспортным контрактам или оплаченного товара по импортным и бартерным контрактам;

необеспечение надлежащей трудовой дисциплины подчиненных, а равно сокрытие фактов нарушения ими трудовой и исполнительской дисциплины либо непривлечение без уважительных причин виновных лиц к установленной законодательством ответственности за такие нарушения;

распитие спиртных напитков, употребление наркотических или токсических средств в рабочее время или по месту работы;

нарушение правил по охране труда и технике безопасности, повлекшее увечье или смерть другого работника;

непринятие без уважительных причин в срок, установленный законными предписаниями правоохранительных или контрольных органов, мер по устранению выявленных нарушений, а также по возмещению материального ущерба, причиненного государству в результате нарушения действующего законодательства.

нарушение без уважительных причин порядка и сроков выплаты заработной платы, пенсий и (или) пособий;

причинение в связи с исполнением трудовых обязанностей государству, юридическим и (или) физическим лицам имущественного ущерба, установленного вступившим в законную силу решением суда или решением о привлечении к административной ответственности, принятым иным уполномоченным государственным органом (должностным лицом);

неоднократное* нарушение установленного законодательством порядка рассмотрения обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц, а также неправомерный отказ в рассмотрении относящихся к компетенции соответствующего государственного органа обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц;

незаконное привлечение к ответственности граждан и юридических лиц;

неоднократное* представление в уполномоченные органы неполных либо недостоверных сведений;

непринятие необходимых мер для своевременного поступления выручки по экспортным контрактам или оплаченного товара по импортным и бартерным контрактам;

необеспечение надлежащей трудовой дисциплины подчиненных, а равно сокрытие фактов нарушения ими трудовой и исполнительской дисциплины либо непривлечение без уважительных причин виновных лиц к установленной законодательством ответственности за такие нарушения;

распитие спиртных напитков, употребление наркотических или токсических средств в рабочее время или по месту работы;

нарушение правил по охране труда и технике безопасности, повлекшее увечье или смерть другого работника;

непринятие без уважительных причин в срок, установленный законными предписаниями правоохранительных или контрольных органов, мер по устранению выявленных нарушений, а также по возмещению материального ущерба, причиненного государству в результате нарушения действующего законодательства.

Сравнительные характеристики трудового договора и контракта по основным позициям приведены в сводной таблице.

Право выбора заключения трудового договора или контракта принадлежит нанимателю.

При приеме на работу наниматель обязан на основании установленного порядка завести (заполнить) на работника трудовую книжку (п.6 части первой ст.54 Трудового кодекса).

В соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 №30 Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше пяти дней, если работа в этой организации, у индивидуального предпринимателя и физического лица, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работниками, является для работника основной.

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим стаж работы (ст. 54 Закона о пенсионном обеспечении).

Прием на работу без трудовой книжки не допускается, если иное не предусмотрено Инструкцией. Имеющиеся у работников трудовые книжки старого образца обмену на новые не подлежат.

Поступающие на работу должны предъявить нанимателю документы согласно перечню, установленному ст. 26 Трудового кодекса. Прием на работу без указанных документов не допускается.

В трудовую книжку вносятся:

сведения о работнике: фамилия, собственное имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, заключение контракта, увольнение;

сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе;

сведения о подготовке, переподготовке и повышении квалификации;

сведения о назначении пенсии.

Взыскания (за исключением увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания) в трудовую книжку не записываются.

Трудовые книжки хранятся у нанимателя в несгораемом шкафу весь период работы, а в случае их не востребования – на протяжении 50 лет со дня увольнения.