Оформление личной карточки работника

На всех работников, с которыми заключен трудовой договор, заполняют личную карточку.

Личную карточку заполняет работник кадровой службы.

Информацию в личную карточку вносит работник кадровой службы на основании подлинных документов, предъявленных работником при заключении трудового договора. Так, на основании документов заполняется раздел 1 «Общие сведения» личной карточки.

После заполнения раздела «Общие сведения» личной карточки работника внесенные сведения удостоверяются личной подписью работника.

Обязанность нанимателя знакомить владельца трудовой книжки с каждой вносимой в нее записью под расписку в личную карточку формы Т-2 установлена п.16 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее - Инструкция о порядке ведения трудовых книжек).

Хотя законодательством прямо не предусмотрена обязательная форма личной карточки, исходя из анализа норм вышеприведенного пункта, ее необходимо вести на всех работников организации независимо от занимаемых ими должностей (профессий). Форма карточки должна быть разработана организацией самостоятельно, за основу может быть взята прежняя форма карточки, переработанная нанимателем с учетом современных условий и специфики деятельности организации (прежняя форма утверждена постановлением Госкомитета СССР от 28.12.1989 № 241).

Личные карточки работников хранятся в отделе кадров отдельным массивом.

Личная карточка не входит в состав документов личного дела, поэтому ее ведут отдельно. Состав документов личного дела определен главой 2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция № 2).

Как правило, для хранения личных карточек используют отдельные коробки, в которых карточки стоят по алфавиту для систематизации и облегчения поиска.

С рок архивного хранения личных карточек составляет 75 лет после увольнения работника (п.217 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82).