Особенности заполнения первичных документов по учету материальных ценностей

Получение товарно-материальных ценностей.

Первым этапом учета материальных ценностей является их получение.

Получение любых материальных ценностей представителем организации возможно только при предъявлении им соответствующей доверенности. Доверенности применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению и т. д.

Бухгалтерия организации оформляет доверенность в одном экземпляре и выдает ее под расписку получателю.

Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.

Бланк доверенности должен быть полностью заполнен. Обязательным элементом доверенности является подпись лица, на имя которого она составлена.

От имени организации доверенность должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером (или иными должностными лицами, уполномоченными на это приказом по организации). Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1998 г № 71 а утверждены две типовые формы доверенности на получение материальных ценностей:

· форма № М-2 (имеет корешок и отрывную часть),

· форма № М-2а (без корешка).

Напоминаем читателям, что в соответствии с п. 6 инструкции Минфина СССР от 14 января 1967 г № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности» в каждой организации заводится книжка доверенностей. В книжке доверенностей до начала выдачи из нее доверенностей, должны быть пронумерованы все листы. На последнем листе книжки за подписью главного бухгалтера делается надпись «В настоящей книжке пронумеровано. листов». Количество листов при этом указывается прописью. На корешках доверенностей производится регистрация выданных доверенностей.

Предприятия, у которых получение товарно-материальных ценностей по доверенностям носит массовый характер, регистрацию доверенностей могут производить в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале «Учет выданных доверенностей».

Организации, регистрирующие доверенности в выше названном журнале, должны пользоваться доверенностью по форме № М-2а.

Рассмотрим порядок заполнения доверенности по форме № М-2 на конкретном примере.

Пример 3.

ООО «Люмьер» (юридический адрес 109378, г Москва, ул. Луговая, д. 21, имеет р/с № 40702810000000642876. к/с № 30101010400000001967 в ОАО «Банк Капитал», отделение «Волгоградское» г Москвы, БИК 04452570В, код по ОКПО (для условного примера) 18075761), выпускающее настенные часы, заключило с ЗАО «Горец» (юридический адрес 125415, г. Москва, ул. Снежная, д. 12) договор на приобретение материальных ценностей для работников бухгалтерии, а именно: четырех пачек бумаги для принтера формата А4 по пятьсот листов в каждой и одной тубы с порошком для копировального аппарата Canon 6521.

Указанные ценности получаются непосредственно со склада продавца. Для чего бухгалтером ООО «Люмьер» Степановой А. Г. за подписью руководителя организации Мухина В. В. 9 августа 2002 г выписывается доверенность № 17 на имя экспедитора ООО «Люмьер» Мочалиной Ирины Васильевны сроком на 10 дней.

Материальные ценности получены 14 августа 2002 г. со склада поставщика. Заведующим склада ЗАО «Горец» 13 августа 2002 г. была выписана накладная № 281 на отпуск материальных ценностей непосредственно со склада 14 августа 2002 г.

Полученные материальные ценности были сданы Мочалиной И. В. кладовщику Петрову П. С., а в бухгалтерию был представлен приходный ордер № 10 от 14 августа 2002 г., накладная на оприходование материальных ценностей на склад и другие документы.

Заполним доверенность формы № М-2.

В строке «Организация» указывается наименование организации, выдавшей доверенность, и ее код по ОКПО, присвоенный организации государственными статистическими и регистрирующими органами в, соответствии с общероссийским классификатором предприятий и организаций.

В нашем примере «ООО «Люмьер» 18075761".

В строке «Доверенность №» указывается порядковый номер доверенности.

В нашем примере «17».

В строке «Дата выдачи» проставляется дата выдачи доверенности. Напоминаем, что в соответствии с п. 1 ст. 186 ГК РФ доверенность, в которой не указана дата ее оформления, является недействительной.

В нашем примере проставляем «9 августа 2002 г.».

В строке «Доверенность действительна по» проставляется последняя дата, на которую действительна доверенность.

В соответствии с п.4 Инструкции № 17, а также указаниями по применению и заполнению форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71 а, срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по наряду, счету, накладной или другому заменяющему их документу, на основании которого выдана доверенность, но, как правило, не более чем на 15 дней. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей, расчеты за которые производятся в порядке плановых платежей, допускается выдавать на весь календарный месяц.

В нашем примере «18 августа 2002 г.»

(то есть доверенность действительна в течение 10 дней, начиная с 9 августа 2002 г.).

В строке «Наименование потребителя и его адрес» указывается наименование и юридический адрес организации, поставляющей материальные ценности по доверенности.

В нашем примере «ЗАО „Горец“, 125415, г. Москва, ул. Снежная д. 12».

В строке «Наименование плательщика и его адрес» указывается наименование и юридический адрес организации, выдавшей доверенность.

В нашем примере «ООО „Люмьер“, 109378, г Москва, ул. Луговая, д.21».

В строках «Счет №» и «Наименование банка» указываются номера банковских счетов (расчетного, корреспондентского) и наименования банка организации-плательщика, его отделения или филиала.

В нашем примере «р/с № 40702810000000642876. к/с № 30101010400000001967 в ОАО „Банк Капитал“, отделение „Волгоградское“ г Москвы, БИК 04452570».

В строке «Доверенность выдана» в дательном падеже указывается должность, фамилия, имя и отчество лица, которому выдана доверенность.

В условном примере «экспедитору Мочалиной Ирине Васильевне».

Далее приводятся паспортные данные лица, которому выдана доверенность.

В нашем примере «№ 45 01 229567 ОВД „Кузьминки“ г. Москвы, 20 ноября 2001 г.»

Затем указывается название организации-поставщика.

В нашем примере «ЗАО «Горец».

Далее могут быть указаны наименование, номер и дата выдачи документа, по которому получаются материальные ценности, если такой документ есть.

Если такого документа нет, то по этой строке ставится прочерк.

В нашем примере проставляем прочерк.

На оборотной стороне формы № М-2 расположена таблица «Перечень материальных ценностей, подлежащих получению».

Эта таблица заполняется в случаях, когда в документе на отпуск, указанном на лицевой стороне, не приведены наименования ценностей, подлежащих получению, и их количество.

Если же в указанных документах приводятся наименования материальных ценностей и их количество, подлежащее получению, перечень ценностей на оборотной стороне доверенности прочеркивается.

При заполнении таблицы необходимо помнить, что количество прописью указывается с начала отведенной для этого графы строки и с большой буквы. После записи количества в данной графе до конца строки делается прочерк. Во всех строках таблицы, оставшихся незаполненными, также ставятся прочерки. Это делается для того, чтобы не допустить последующих приписок.

На оборотной стороне бланка ставится подпись лица, получившего доверенность. Выдача доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны, не допускается

В нашем примере ставится подпись Мочалиной И. В.

Подпись лица, получившего доверенность, удостоверяется руководителем (в нашем примере Мухиным В. В.) и главным бухгалтером (в нашем примере Степановой А. Г.) организации, выдавшей доверенность.

Подписи должностных лиц обязательно заверяются печатью предприятия.

Теперь рассмотрим порядок заполнения корешка доверенности.

Все данные для заполнения корешка берутся из отрывной части доверенности.

В графе 1 «Номер доверенности» указывается порядковый номер доверенности.

В примере «17».

В графе 2 «Дата выдачи» проставляется текущая дата выдачи доверенности.

В нашем примере «9 августа 2002 г.»

В графе 3 «Срок действия» указывается срок, в течение которого действительна данная доверенность.

В нашем условном примере «10 дней».

В графе 4 «Должность и фамилия лица, которому выдана доверенность» указывается должность, фамилия, имя и отчество соответствующего лица.

В нашем примере «экспедитор Мочалина И. В.».

В графе 6 «Поставщик» указывается наименование организации поставщика материальных ценностей

В примере «ЗАО «Горец».

В графе 7 «Номер и дата наряда (документа, заменяющего наряд) или извещения» проставляется номер и дата соответствующего документа, на основании которого поставщиком выдаются материальные ценности. Такой документ может отсутствовать, если, например, получаемые материальные ценности имеют небольшую номенклатуру, невысокую стоимость.

В рассматриваемом нами условном примере в указанной графе ставится прочерк.

В графе 8 «Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения» указывается номер и дата соответствующего документа, накладной (приемо-сдаточного акта или другого аналогичного документа), подтверждающего получение материальных ценностей по доверенности.

В нашем примере «накладная № 281 от 14.08.02 г. приходный ордер №10 от 14.08.02».

Доверенность отдается сотруднику, на имя которого она выписана. При этом корешок доверенности остается на предприятии.

На корешке доверенности в графе 5 «Расписка в получении доверенности» лицо, которому она выдается, ставит свою подпись при получении им доверенности, уже заполненной, подписанной руководителем и главным бухгалтером организации и скрепленной печатью.

Если доверенность возвращается неиспользованной, в графе 8 должна быть сделана отметка «не использована». Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшей их организации на следующий день после истечения срока действия доверенности Возвращенные неиспользованные доверенности хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года такие неиспользованные доверенности уничтожаются с составлением об этом соответствующего акта.

Когда товарно-материальные ценности отпускаются частями по одной доверенности, то независимо от срока действия доверенности, поставщик забирает ее при первом отпуске товарно-материальных ценностей. На каждый частичный отпуск составляется накладная (приемосдаточный акт или другой аналогичный документ) с указанием в ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях один экземпляр накладной (или заменяющего его документа) передается получателю товарно-материальных ценностей, а другой подкладывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для наблюдения и контроля за исполнением отпуска ценностей согласно доверенности, а также для предъявления счета потребителю.

По окончании отпуска товарно-материальных ценностей доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии ценностей, полученных по данной доверенности.

Лицам, не отчитавшимся в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.