Особенности заполнения первичных документов по учету денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы

На хозяйственно-операционные расходы сотрудникам предприятия выдаются наличные деньги под отчет в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Авансовый отчет представляет собой первичный оправдательный документ, подтверждающий произведенные работником расходы.

Форма авансового отчета № АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 и заполняется следующим образом.

Пример 7.

Менеджер коммерческого отдела предприятия ООО «Турбо» Бобровский И. В. (табельный номер 65) 02.02.03 получил под отчет в кассе предприятия на хозяйственные расходы (закупку расходных материалов) 20.000, 00 руб. В этот же день он купил расходные материалы на сумму 18.000, 00 руб. и сдал в кассу предприятия остаток 2.000, 00 руб. по приходному ордеру № 21 от 02.02.03. Продавец выдал ему товарный чек и чек КК М. Данные документы прикладываются к авансовому отчету. Остатка или перерасхода с предыдущего аванса у работника не было. Авансовый отчет № 9 вместе с первичными оправдательными документами Бобровский И. В. сдал бухгалтеру Копейкиной А. А. Авансовый отчет подписал главный бухгалтер Рублев С. С. и утвердил директор Богатеев И. Г. На основании полученных документов бухгалтерия оприходовала приобретенные материалы и отразила в бухгалтерском учете данную хозяйственную операцию соответствующими проводками.

Рассмотрим на данном примере порядок заполнения унифицированной формы авансового отчета № АО-1

Авансовый отчет — документ двусторонний. Подотчетное лицо на лицевой стороне указывает наименование организации, номер и дату авансового отчета, свою фамилию, инициалы, структурное подразделение, табельный номер (если есть), профессию (должность) и назначение аванса. Ниже, в левой части листа, следует таблица, в которой он же указывает сведения о предыдущем авансе, полученном в настоящее время авансе, расходе и остатке.

Строка 1а заполняется только в том случае, если подотчетное лицо получило деньги в валюте, например в случае загранкомандировки. Сумма в этой строке указывается и в валюте, и в рублях.

Кроме того, на лицевой стороне документа расположена таблица «Бухгалтерская запись», куда бухгалтер записывает проводки (корреспондирующие счета/субсчета и суммы). Далее проверяется целевое расходование средств, наличие и правильное оформление оправдательных документов и расчетов, ставится отметка бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью) и ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а также сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым деньги выдаются или вносятся в кассу.

В самом низу лицевой части авансового отчета имеется раздел — расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

На оборотной стороне формы № АО-1 подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы, и соответствующие им суммы. Документы, которые прилагаются к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете (графы 1 — 6). В этой же таблице записываются суммы расходов, которые приняты к учету (графы 7 — 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). Если расходы произведены в валюте, кроме суммы в рублях указывается и сумма в валюте.

Полностью проверенный отчет утверждается руководителем предприятия (или уполномоченным лицом), на лицевой стороне ставится его должность, дата и подпись с расшифровкой.