Тема 6. Правила подготовки и оформления информационно-справочных документов

Вопросы на семинар:

1. Охарактеризуйте группу информационно-справочных документов. Какие реквизиты характерны для информационно-справочных документов.

2. Какие документы входят в группу информационно-справочных?

3. Сформулируйте правила составления и оформления докладной записки, служебной записки, объяснительной записки. Выделите отличительные особенности этих видов информационно-справочных документов между собой по содержанию и оформлению.

4. Сформулируйте правила составления и оформления протокола.

5. Что такое выписка из протокола? Сформулируйте основные правила составления и оформления выписки из протокола.

6. Сформулируйте правила составления и оформления справки.

7. Какие виды справок выделяют?

8. Сформулируйте правила составления и оформления телеграммы. телефонограммы, факсограммы. Чем отличаются эти документы от других документов группы информационно-справочных.

9. Сформулируйте правила составления и оформления акта.

Задания на семинар:

1. Вы работаете менеджером в туристической фирме «Каскад». В связи с наступлением летнего сезона увеличен объем работы с клиентами, требуются дополнительные временные работники, которыми могут быть как привлеченные специалисты, так и студенты старших курсов Вузов, обучающихся по специальности «Туризм». Для решения этого вопроса необходимо оформить докладную записку на имя директора фирмы.

2. Составьте объяснительную записку для следующей ситуации: вы студент дневной формы обучения опоздали на экзамен на 2 часа.

3. Составьте акт для следующей ситуации. Директору предприятия «Красноярская продовольственная компания» систематически поступаю жалобы от потребителей, недовольных качеством колбасы «Докторская». По приказу директора проводится проверка качества и соблюдения санитарных норм в цехе по изготовления колбасы.

4. Оформите протокол профсоюзного собрания сотрудников Вуза, на котором обсуждались вопросы введения стимулирующих надбавок преподавателям, организации летнего отдыха сотрудников на базах отдыха. Составьте выписку из протокола.

5. Вы сотрудник НИИ «Искра» находитесь в командировке в другом городе. Вам необходимы документы, содержащие сведения о техническом задании по международному гранту. Составьте телеграмму на имя директора НИИ, в которой вы просите выслать эти документы.

6. Составьте телефонограмму от имени, заведующего кафедрой, в которой говорится о том, что состоится заседание кафедры, где должны присутствовать все штатные преподаватели.

7. Проанализируйте предложенные тексты. Обратите внимание на допущенные ошибки, связанные как с неправильным расположением реквизитов, так и со способами изложения. Исправьте ошибки, напишите новые тексты.

Текст 1.

Нужно срочно и немедленно изменить условия содержания продуктов на складе магазина. Страшно смотреть, когда колбаса и сыр лежат прямо на полу, по которому ходят люди в сапогах. Температура на складе не соответствует действительности, что обычная колбаса становится паштетом, а остальные продукты ужасно портятся.

Текст 2.

Текст 3.

Текст 4.

Текст 5.