Июля 2016 года. Осуществлено знакомство с работой канцелярии Шарковщинского РОВД, правилами хранения и учёта документов

Осуществлено знакомство с работой канцелярии Шарковщинского РОВД, правилами хранения и учёта документов, вещественных доказательств и изъятых ценностей.

Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме.

При регистрации каждому документу присваивается условное обозначение — индекс. Как правило, индекс исходящих, большинства внутренних и в некоторых случаях входящих документов сложный (в отличие от приказов) и состоит из ряда элементов: индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового номера документа. Индекс структурного подразделения указывает, к деятельности какой структурной части относится документ, куда он поступит на исполнение, где будет храниться до передачи в архив организации. Номер дела по номенклатуре отражает местонахождение документа в соответствии с принятой классификационной схемой документов учреждения, т.е. сводной номенклатурой дел.

По истечению установленных законодательством сроков документы Шарковщинского РОВД поступают в архив. Архивы принимают на хранение (по территориальности):

дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения;

личные дела сотрудников, откомандированных (переведенных) для дальнейшего прохождения службы в Вооруженных Силах Республики Беларусь, других воинских формированиях и военизированных организациях с исключением из кадров МВД, а также уволенных сотрудников и лиц из числа гражданского персонала (далее - личные дела сотрудников);

пенсионные дела сотрудников и лиц из числа гражданского персонала (далее - пенсионные дела);

личные дела осужденных (заключенных под стражу) лиц, умерших в учреждениях уголовно-исполнительной системы МВД (далее - личные дела осужденных);

уголовные дела, производство по которым прекращено в соответствии с требованиями Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь (далее - прекращенные уголовные дела);

лицевые счета по выплате заработной платы сотрудникам и лицам из числа гражданского персонала (далее - лицевые счета сотрудников);

дела, заведенные в результате оперативно-розыскной деятельности ОВД.

Передача дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения в архивы осуществляется в соответствии с законодательством, регламентирующим делопроизводство и архивное дело. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архивы не передаются, а находятся на оперативном хранении в ОВД и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке. Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению начальника ОВД, если представляют научную, историческую, практическую и иную ценность.

Личные и пенсионные дела сотрудников, личные дела осужденных систематизируются в описи в алфавитном порядке.

Дела, заведенные в результате оперативно-розыскной деятельности ОВД, принимаются в архив в строгом соответствии с требованиями нормативных правовых актов МВД, регламентирующих порядок обращения с секретными документами.

В архиве учету подлежат фонды, объединенные фонды, коллекции, описанные и неописанные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи, номенклатуры дел, страховые копии документов и другие единицы хранения.

В архиве в обязательном порядке используются (ведутся) следующие основные учетные документы:

книга учета поступления и выбытия дел;

список фондов;

карточка фонда;

журнал учета выдачи (высылки) дел из архива во временное пользование;

паспорт архива;

алфавитная карточка;

опись дел;

номенклатура дел.

Все основные учетные документы хранятся постоянно. Допускается использование вспомогательных учетных документов, необходимость которых определяется начальником подразделения, которому подчинен архив. Учет отдельных видов архивных документов может быть совмещен (заменен) ведением компьютерного учета.

Учетные документы устаревших форм не уничтожаются и подлежат хранению для обеспечения учетной и справочной работы.

При хранении вещественных доказательств, а также денежных средств, ценностей и ценных бумаг, наград, документов и иного имущества принимаются меры, обеспечивающие сохранность изъятых объектов, их признаков и свойств, а также имеющихся на них следов.

Вещественные доказательства хранятся при уголовном деле, а если в силу их громоздкости или иных причин не могут храниться при уголовном деле, они должны быть сфотографированы, по возможности опечатаны и храниться в месте, указанном органом, ведущим уголовный процесс, о чем выносится соответствующее постановление. Имущество, на которое наложен арест, может быть передано на хранение представителю местного исполнительного и распорядительного органа, жилищно-эксплуатационной организации, владельцу этого имущества или иному лицу, которые предупреждаются об ответственности за порчу, расходование, сокрытие либо отчуждение (утрату) имущества, о чем берется подписка.

Для хранения вещественных доказательств, имущества, на которое наложен арест, оборудуются специальные помещения со стеллажами, укрепленной дверью, зарешеченными окнами, охранной и автоматической пожарной сигнализацией или выделяется специальный сейф достаточного размера (далее - хранилище). Основанием для помещения вещественных доказательств, имущества, на которое наложен арест, в хранилище является постановление органа уголовного преследования, постановление судьи (суда).

Ответственным за сохранность вещественных доказательств, имущества, на которое наложен арест, денежных средств, ценностей и ценных бумаг, наград, документов и иного имущества, хранящихся при уголовном деле, является начальник РОВД.

Вещественные доказательства принимаются на хранение, как правило, в упакованном, опечатанном виде с описью содержимого в упаковке.

На принятые в хранилище вещественные доказательства, имущество, на которое наложен арест, ответственным лицом составляется квитанция в трех экземплярах, в которой указываются номер уголовного дела и иные необходимые реквизиты, подробно перечисляются предметы и вещи, принятые на хранение, их индивидуальные признаки. В квитанциях дописки и исправления не допускаются.

Доступ в хранилище и изъятие из него вещественных доказательств, имущества, на которое наложен арест, в отсутствие ответственного лица возможны только с разрешения и в присутствии руководителя РОВД.

Изъятые взрывчатые вещества передаются на хранение на склады воинских частей или соответствующих государственных организаций, где имеются надлежащие условия для хранения, по согласованию с их командованием (руководством).

Награды и документы к ним не позднее чем в трехдневный срок после изъятия направляются сопроводительным письмом на хранение в финансовое подразделение органа (за исключением случаев, когда необходимо их исследование) с копией протокола, в котором зафиксировано их изъятие. На копии сопроводительного письма делается отметка об их получении. Учет наград и документов к ним осуществляется в книге учета денежных средств, изъятых по уголовным делам, согласно приложению 3.

Хранение изъятых транспортных средств осуществляется в местах, обеспечивающих их сохранность.

В течение всего срока производства по материалу и уголовному делу, а также срока, в течение которого предварительное расследование по уголовному делу будет приостановлено, изъятые наркотические средства, психотропные вещества и их прекурсоры хранятся в соответствующем хранилище.

Документы, удостоверяющие личность, военные билеты (их копии) задержанных или заключенных под стражу подозреваемых, обвиняемых приобщаются к уголовному делу и хранятся в отдельном опечатанном пакете. Не имеющие значения для дела личные документы возвращаются подозреваемым, обвиняемым или с их согласия родственникам.

Личные документы осужденных к лишению свободы направляются по месту отбывания наказания.

Изъятые драгоценные металлы, драгоценные камни, самородки драгоценных металлов, ювелирные и иные изделия, изготовленные с применением драгоценных металлов и драгоценных камней, лом и отходы, содержащие драгоценные металлы и драгоценные камни, монеты из драгоценных металлов и иные ценности (далее - ценности), иностранная валюта после соответствующих экспертиз или исследований в упакованном виде сдаются на хранение в финансовое подразделение органа.

Изъятые денежные средства, в том числе иностранная валюта, государственные облигации, облигации, векселя, чеки, депозитные и сберегательные сертификаты, банковские сберегательные книжки на предъявителя, коносаменты, акции, приватизационные ценные бумаги и другие документы, которые законодательством о ценных бумагах или в установленном им порядке отнесены к числу ценных бумаг (далее - ценные бумаги), хранятся в следующем порядке:

денежные средства, не являющиеся вещественными доказательствами, вносятся, как правило, на соответствующий счет органа либо сдаются на хранение в банк в порядке, установленном Национальным банком Республики Беларусь;

денежные средства, являющиеся вещественными доказательствами, ценности и ценные бумаги передаются на хранение в финансовое подразделение органа.

Денежные средства, переданные на хранение в финансовые подразделения органа, учитываются в книге учета денежных средств, изъятых по уголовным делам.

Документами для записей в книге учета являются:

по приходу - квитанции по приему денежных средств;

по расходу - квитанции с расписками владельцев в получении обратно денежных средств, отдельные расписки владельцев или получателей по доверенности владельцев, а также экземпляры платежных инструкций, заверенных штампом банка, с приложением к ним копий приговора, определения суда, постановления судьи (суда) или органа уголовного преследования или выписок из них.

Учет вещественных доказательств и имущества, на которое наложен арест, переданных на хранение в хранилища, ведется по квитанциям согласно приложению 1 и в книге учета вещественных доказательств и имущества, на которое наложен арест, сданных на хранение, согласно приложению. Книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью органа и зарегистрирована в соответствии с правилами делопроизводства, установленными в органе и суде.