Глава 21. Руководители подготавливают и помещают в информационную систему

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ВХОДЫ И ВЫХОДЫ ОУП

ВХОДЫ

ОТЧЕТЫ О СОСТОЯНИИ ПРОЕКТОВ

Руководители подготавливают и помещают в информационную систему. Отчеты должны быть неотъемлемой частью УП. Должны содержать: наименование, руководителей, планируемые и фактические даты старта/финиша, сметная и фактическая стоимость, взаимозависимость с другими проектами, стратегическая цель, активы, основные проблемы, риски, возможности, % выполнения работ критического пути, использования временных резервов, план завершения работ итд.

ГРАФИКИ ПРОЕКТОВ

Календарно-сетевое планирование проектов и программ должно вестись на двух уровнях. Первый из них отражает основные этапы жизненного цикла проектов. Второй уровень должен соответствовать утвержденной методологии управления проектами, которой придерживается ОУП. Каждая проектная инициатива должна сопровождаться календарно-сетевым графиком, в котором указаны все промежуточные результаты планируемых работ с привязкой к обоим указанным уровням планирования.

СООБЩЕНИЯ О ПРОБЛЕМАХ

Сведения о некоторых изменениях, способных повлиять на сроки и содержание выходных результатов одной или более работ, включенных в график проекта.

СООБЩЕНИЯ О РИСКАХ

Эта входная информация содержит сведения об изменениях, которые могут сорвать или уже сорвали сроки и результаты одной или нескольких работ, предусмотренных графиком проекта.

ДАННЫЕ ИЗ ЛИСТКОВ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Сотрудники ОУП должны соблюдать известную осторожность, собирая детализированные сведения о расходовании исполнителями всех проектов своего рабочего времени, отражаемые в указанных листках учета. С одной стороны, мы знаем, когда тот или иной исполнитель не занят работами по одному из проектов и может быть временно или постоянно задействован где-то еще, плюс можем выявить перегруженность ресурсных пулов определенного проекта. С другой стороны, всякий работник склонен рассматривать этот шаг как оценку его работы, и он начинает разыгрывать повышенную занятость работой, даже когда ее нет. Во-вторых, затраты на сборы такой инфы могут оказаться больше ценности самой информации. Авторы призывают отказаться от традиционных взглядов, согласно которым каждый исполнитель является собственностью определенной службы или подразделения, и стараться использовать его ресурсы там, где это способно принести максимальную пользу организации в целом. Если ОУП все же намерен использовать листки учета рабочего времени в качестве источника собираемой информации, она должна содержать еженедельно собираемые данные о затратах рабочего времени исполнителей на работу по проектам, наряду со сведениями о нетрудовых затратах, связанных с болезнями, праздниками, отпусками и т.д

ОБРАЩЕНИЯ В СПРАВОЧНОЕ БЮРО ОУП (ВХОДЯЩИЕ)

Офис должен изучать и анализировать эти обращения, чтобы со­вершенствовать методы и средства управления проектами, предусматривать соответствующее обучение и повышение квалификации исполнителей.

ПРОЕКТЫ, ВЫЗЫВАЮЩИЕ ОПАСЕНИЯ

Когда ОУП приступает к работам по спасению терпящего бедствие проекта, то всеобщее внимание оказывается прикованным к тому, как он сумеет справиться со столь деликатной ситуацией.

Поэтому ОУП должен собирать обо всех проектах, судьба которых вызывает опасения, хотя бы минимальный набор сведений.