Протокол. ПРОТОКОЛ– це документ, який фіксує хід обговорення питань і

ПРОТОКОЛ – це документ, який фіксує хід обговорення питань і

прийняття рішень по них на зборах, засіданнях, нарадах, конференціях, ділових зустрічах, а також документ, який складається офіційною особою для засвідчення якогось факту.

ПРОТОКОЛ – це службовий документ із записом ходу обговорення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засіданнях колегіальних органів.

За обсягом фіксованих даних протоколи можна поділити на 3 групи:

1. Стислі, у тексті яких записано лише ухвали.

2. Повні, у тексті яких, крім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

3. Стенографічні, де усі виступи записують дослівно.

Протоколи ведуть посадові особи (секретарі, діловоди) або вибрані на засіданні секретаріати чи секретарі. Протоколи складають на основі рукописних, стенографічних, магнітофонних записів зроблених під час засідання. Крім того, при оформленні протоколу використовуються надані до засідання матеріали: тексти, тези доповідей та виступів, довідки, проекти рішень тощо. Протокол повинен відрізнятись повнотою і точністю викладення виступів і ходу зборів. У протоколі необхідно відображати усі висловлені в процесі обговорення думки, точки зору і заяви, а також всі прийняті рішення. Порядок підготовки та оформлення протокольної документації зображено на рис. 2.

Рис. 2. Порядок підготовки та оформлення протокольної документації Протокол містить наступні реквізити:

- найменування структурного підрозділу;

- назва виду документа;

- коди;

- дата;

- індекс;

- грифи затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню);

- заголовок;

- текст;

- підписи голови і секретаря.

Заголовком до тексту протоколу є назва колегіального органу або конкретної наради і обговорюване питання. Текст складається на підставі виступів учасників зборів, конференції, засідання або наради. Він має бути стислим. зрозумілим, точним, але у той самий час він повинен містити інформацію, що всебічно характеризує обговорення питання.

Текст протоколу складається з вступної та основної частин. У вступній частині після слова “ПРИСУТНІ” вказують прізвища усіх присутніх на засіданні членів колегіального органу або співробітників, а також запрошених осіб. Якщо їх кількість перевищує 15, до протоколу додається список присутніх. У цьому випадку у вступній частині протоколу вказують тільки їх загальну кількість. Прізвища осіб, які брали участь у засіданні, розміщують за алфавітом (окремо - члени колегіального органу, окремо - запрошені) і друкують в рядок через інтервал. Після прізвища запрошеної особи вказують назву установи, яку вона представляє, місце роботи і посаду.

На зборах і засіданнях зі значним числом присутніх зазначають лише кількісний склад присутніх. Ініціали і прізвища голови та секретаря, яких обирають, фіксують у вступній частини протоколу.

Текст протоколу має складатися з позицій згідно пунктів порядку денного. Текст кожної позиції укладається за формою: “СЛУХАЛИ”,

“ВИСТУПИЛИ”, “УХВАЛИЛИ”.

Слово “СЛУХАЛИ” пишуть в окремому рядку з цифрою, що позначає питання. Після слова “СЛУХАЛИ” ставлять двокрапку. Ініціали і прізвище доповідача треба писати з нового рядка в називному відмінку і підкреслювати, після прізвища ставлять тире і пишуть зміст доповіді за формою прямої мови. Якщо наявний текст доповіді, це необхідно відмітити позначкою (“Текст доповіді додається’"). Нижче нотують питання і доповіді на них. Слова “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “УХВАЛИЛИ” треба писати (або друкувати) великими літерами з нового рядка для того, щоб їх було виділено.

ЗРАЗОК   Тальнівське відділення банку “УКРАЇНА”   ПРОТОКОЛ 01.11.2002 № 12 м.Тальне Виробничої наради працівників бухгалтерії Голова Т.М.Тарнавська Секретар М.О.Попова Вербина Н.С., Головко В.К., Кулібаба Г.О., Кушнірук Н.М., Орєхова Н.І., Петрунь О.О., Холодченко К.С., Хоменко С.В. Порядок денний: 1. Про впровадження в роботу програми “Електронний банк". Доповідач Кушнірук Н.М. 2. Про зміни розпорядку робочого дня. Доповідач Холодченко К.С. 1. СЛУХАЛИ: Кушнірук Н.М. - у зв‘язку з переходом Черкаської обласної дирекції банку “Україна" і Національного банку на систему електронних платежів запропонувала запровадити в роботу розроблену програму “Електронний банк". ВИСТУПИЛИ: Орєхова Н.І. - інформувала про те, що вищезазначена програма була схвалена відділом автоматизації і програмного забезпечення обласної дирекції, пройшла тестування і отримала дозвіл на впровадження в роботу. Хоменко С.В. - розповів про переваги цієї програми, її принципи роботи, можливість полегшення і прискорення роботи бухгалтера за допомогою програми. УХВАЛИЛИ: 1.1. Впровадити програму “ Електрона Ж ШШІ"! у.! щботу бухгалтерії з 10 листопада 2005 р. 1.2. Контроль за функціонуванням програми покласти на Кушнірук Н.М. 2. СЛУХАЛИ: Холодченко К.С. - запропонувала у зв‘язку із впровадженням у роботу бухгалтерії програми “Електронний банк” робочий день працівників бухгалтерії починати о 8-00 і закінчувати о 17-00; саме за таким графіком приймаються електронні платежі в обласній дирекції банку. УХВАЛИЛИ: 2.1. Робочий день працівників бухгалтерії встановити з 8-00 до 17-00. Голова Тарнавська Т.М. Тарнавська Секретар__ Попова__________________ М.О. Попова__________

5.4. Довідка

ДОВІДКА - це службовий документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій.

Довідки поділяють на 2 групи:

- довідки, що містять інформацію про факти та події службового

характеру;

- довідки, що засвідчують якийсь факт;

Найчисельнішою є друга група довідок. Їх видають зацікавленим громадянам або установам. Це довідки, що підтверджують факт роботи чи навчання, займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання тощо.

Оскільки ситуації, з приводу яких видають довідки, досить типові, то використовують уніфіковані трафаретні бланки, в яких частину тексту віддруковано й позначено місце для внесення деяких змінних реквізитів. Текст починають із зазначення в називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку йдеться. В останньому абзаці тексту іноді зазначають, куди подаватиметься довідка, що видається.

Реквізити довідки:

- назва виду документа;

- дата (проставляють дату підписання);

- індекс (проставляють у день підписання);

- місце складання чи видання;

- адресат (не зазначають, якщо в тексті вказано, куди

пред’являтиметься видана довідка);

- заголовок до тексту (зазначається у разі потреби);

- текст;

- позначка про наявність додатків (у разі потреби);

підпис (якщо довідка має фінансово-матеріальний характер і виходить за межі підприємства, то її підписують керівник підприємства і головний бухгалтер);

- позначка про виконавця (оформляють у рази потреби).

Довідки інформаційного характеру відображають індивідуальні ситуації. Їх складають у відповідь на запити і подають у визначений термін. Довідки, що направляються за межі установ, оформляють на загальних бланках, а ті, що подаються в межах установ, - на чистих аркушах паперу формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту).

Якщо довідка не виходить за межі підприємства, то в разі потреби, зазначають реквізит 8 (назва структурного підрозділу).

Заголовок до тексту довідки може містити відомості про час (дату) на який припадають наведені в ній факти.

У довідці необхідно об’єктивно відображати стан справ, тому її складанню мають передувати ретельне збирання й перевірка повідомлень, зіставлення та аналіз добутих даних. У довідці можуть наводитись таблиці і додатки.

У деяких випадках довідку можуть підписувати особи, що склали її й повністю відповідають за викладені в ній факти.

5.5. Пояснювальна і доповідна записка

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА - це службовий документ, в якому пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту) чи причини якихось подій, фактів тощо.

В залежності від змісту та призначення пояснювальні записки поділяють на 2 групи:

- записки, що супроводжують основний документ (план, звіт) і пояснюють зміст його окремих положень. Їх оформляють на загальних або спеціальних бланках установи машинописним способом. Склад реквізитів такий самий, як і в доповідній записці;

- записки з приводу якихось випадків та ситуацій, що склалися з провин та поведінки окремих працівників тощо. Текст таких пояснювальних записок має бути переконливим і має містити неспростовні докази. Оформляють їх на чистому аркуші паперу від руки.

Викладення тексту може бути прямим, тобто коли вин містить у визначеній послідовності вступ, доказову частину та висновки, та зворотним - коли доказова частина стоїть після висновків.

Пояснювальну записку використовують для пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, у деяких випадках - за ініціативою підлеглого.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА - це службовий документ, адресований керівникові даної чи вищої організації, в якому автор інформує про ситуацію, що склалася, про події та факти, що мали місце, про виконану роботу, а також наводить свої висновки та пропозиції.

Доповідні записки можуть готуватися як із власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки - спонукати керівника до прийняття конкретного рішення. Тому текст доповідної записки чітко поділяється на 2 частини: в першій - констатуючій (описовій) - наводять факти або описують ситуацію, а в другий - викладають пропозиції, прохання. Доповідні записки, в яких керівника інформують про хід робіт, подають регулярно.

Доповідні записки з основних питань діяльності підприємства зберігаються 5 років.

Оформлення цих документів залежить від адресата. Внутрішні доповідні записки (що подаються керівникові структурного підрозділу або підприємства) оформляють на чистому аркуші паперу від руки. Зовнішні доповідні записки (що виходять за межі підприємства) оформляють на загальних бланках формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту) з кутовим чи поздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

Якщо доповідна записка адресована у вищестоящу організацію від імені підприємства або структурного підрозділу, то вона оформляється машинописним способом на загальному бланку.

Реквізити зовнішньої доповідної записки:

- назва виду документа;

- дата (проставляють у день підписання);

- індекс (проставляють у день підписання);

- місце складання чи видання;

- адресат;

- заголовок до тексту;

- текст;

- позначка про наявність додатка;

- підпис.

ЗРАЗОК   УПРАВЛІННЯ ЗЕМЕЛЬНИХ РЕСУРСІВ ЧЕРКАСЬКОЇ ОБЛАСТІ ЗВЕНИГОРОДСЬКИЙ РАЙОННИЙ ВІДДІЛ ЗЕМЕЛЬНИХ РЕСУРСІВ 20200, Черкаська обл., м.Звенигородка, вул. Енгельса, 156, тел. (240)5-23-24 ____ №________ Управління земельних ресурсів_______ в Черкаській області ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА Підставою прийняття проекту розпорядження “Про надання земельної ділянки” є заяви громадян, які помилково не отримали сертифікат на право на земельну частку (пай) про надання земельних ділянок площею в га ріллі: ____________ в приватну власність із земель резервного фонду в адміністративних межах_______ сільської ради згідно із рішенням Звенигородського міського суду. Головною метою проекту розпорядження є реалізація права громадян на право власності на земельні ділянки на підставі виділення їм в натурі належної їм земельної частки (паю) із земель державної власності. Даним розпорядженням із земель державної власності (земель резервного фонду) сільської ради земельні ділянки передаються в приватну власність вищезазначеним громадянам для ведення товарного сільськогосподарського виробництва. Підставою______________________ прийняття проекту___________ розпорядження “Про_____ надання земельної ділянки”___________ є______________________. Реалізація пунктів даного проекту розпорядження не потребує матеріальних та інших витрат. Реалізація даного розпорядження забезпечить громадянам отримання сільськогосподарської продукції та збільшення доходу громадян, створення сприятливих економічних умов для розвитку особистих селянських господарств та покращення добробуту та збільшить надходження земельного податку до бюджету всіх рівнів, що сприятиме подальшому соціально-економічного розвитку держави та району. Начальник відділу земельних ресурсів Ю.І.Паніван

5.6 Ділова кореспонденція

СЛУЖБОВІ ЛИСТИ належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами та установами. На них припадає значна частина вхідної та вихідної документації.

Службовий лист - загальна назва різних за змістом документів, які виділяються у зв‘язку з особливим способом передачі тексту - пересилкою по пошті.

Існує багато видів службових листів:

- інформаційні;

- рекламні;

- запрошення;

- супровідні;

- повідомлення;

- нагадування;

- гарантійні;

- ініціативні;

- відповіді;

- прохання;

- та інші.

Службові листи рекомендується оформляти лише тоді, коли неможливо вирішити в усному спілкуванні - очно чи телефоном.

Виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним. Факти і події слід висловлювати об’єктивно, всі аспекти розглядуваного питання викладати зрозуміло, стисло, але достатньою мірою повно.

Службові листи надсилають аби спонукати адресата до дії, роз’яснити йому щось, переконати в чомусь. Це досягається завдяки чіткості викладення та змістовності тексту.

Інформаційні листи - це службові листи, в яких адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант пропонує свої вироби чи послуги. Інформація, наведена в листах такого типу, має бути якомога ширшою. Адресата можна зазначати узагальнено.

Рекламні листи - це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, щоб спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери телефонів, розрахункових рахунків також зазначають в тексті.

Листи-запрошення - це таки службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь в якихось заходах.

Листи-запрошення адресують конкретним особам, підприємствам, установам чи організаціям. Починати ці листи можна такими зворотами:

- “Просимо взяти участь у

- “Запрошуємо...”;

- “Запрошуємо Вас...”;

- “Щиро запрошуємо Вас...”

Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають строки їх проведення.

Супровідні листи - це таки службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Обсяг текстів таких листів, як правило, невеликий. Тому доцільно оформляти їх на аркушах (бланках) формату А4.

Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз’яснити основні документи. Супровідні листи слід починати словами:

- “Надсилаємо

- “Направляємо...”:

- “Відправляємо...” тощо.

У текстах супровідних листів мають зазначатися заголовки, індекси й дати документів, що направляються.

Листи-підтвердження - це службові листи, в яких підтверджується той чи інший факт, наприклад одержання переказів, цінних паперів тощо.

Листи-підтвердження можуть містити також інформацію про чинність раніше укладених договорів, угод, затверджених положень, інструкцій та ін. Текст таких листів починається словами, утвореними від слова “підтверджувати ".

Своєчасність надсилання листів-підтверджень (у разі потреби) усуває необхідність підготовки та направлення листів-нагадувань, дає змогу адресатові зняти питання з контролю.

Листи-нагадування - це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну виконання якихось завдань (зобов’язань), проведення заходив і необхідність у наслідок цього вжити відповідних заходив. Тексти таких листів можуть складатись з 1 - 2 речень і починаються словами, утвореними вид дієслова “нагадувати”.

Гарантійні листи - це такі службові листи, в яких гарантується виконання чогось (наприклад, оплати за послуги чи товари, забезпечення робочого місця тощо).

Якщо гарантійний лист містить відомості фінансового чи матеріального характеру, то, незважаючи на те, що банківські реквізити адресата є на фірмовому бланку, необхідно продублювати їх у тексті.

Гарантійні листи підтверджують керівник і головний бухгалтер підприємства (організації, установи).

Ініціативні листи - це службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Тематика ініціативних листів необмежена. Залежно від викладеного в листі, відповідь може бути позитивною чи негативною. У разі негативної відповіді (відмови) дається обґрунтування.

Ініціативні листи можуть направлятися від імені керівника, керівництва чи трудового колективу.

Листи-відповіді - це такі службові листи, в яких дають відповіді на ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне із них, незалежно від того, яка відповідь - позитивна чи негативна. Текст таких документів має бути чітким, конкретним, у разі відмови - обґрунтованим.

Рекомендаційні листи - видаються при клопотанні про посаду, влаштуванні на нову відповідальну роботу, подання на здобуття гранту. Такі листи подаються тими, хто добре знає особу, її професійні та людські якості, коло зацікавлень, наукові праці і має певний авторитет та визнання у своїй галузі.

Текст службового листа, як правило, складається з двох логічно пов’язаних частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів.

В останній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії тощо.

Залежно від призначення службового листа та від того, на чому його автор хоче сконцентрувати увагу адресата, порядок розташування логічних частин тексту може бути різний.

Службові листи з нескладних питань, що були обговорені заздалегідь, можуть містити лише основну частину.

Для більшості службових листів характерна повторюваність одних і тих самих зворотів. Починати службові листи можна такими звертаннями: “Шановний...! ”

“Шановний пане.! ”

“Шановні панове! ” (використовуються, коли імена і прізвища адресатів невідомі або звертаються до колективу).

Продовжують більшість листів такими словами та словосполученнями:

“У зв'язку з.”,

“Відповідно до.”,

“Як відомо,...”,

“Ймовірно.”,

“Прошу...” та інші.

Вживають також дієприслівникові звороти:

”Враховуючи...”,

“Незважаючи на.”,

“Розглянувши зауваження...” та інші.

Якщо лист-відповідь має реквізит 13 (посилання на індекс та дату, вхідного документу), то в тексті документа його повторювати не слід.

Службовий лист оформлюють на бланку для службового листа (перевагу надають кутовому розташуванню основних реквізитів) або на чистому аркуші паперу (в такому разі залишають місце для відбитка кутового чи повздовжнього штампу адресата). Залежно від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату А4 або А5.

Реквізити службового листа:

- назва й адреса організації - відправника листа;

- номер листа;

- дата;

- назва й адреса одержувача листа;

- заголовок листа;

- номер і дата листа, що правили за основу для складання відповіді;

- текст;

- перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;

- підпис керівника;

- віза виконання.

Якщо лист пишеться на бланку, то він містить:

- емблему (якщо вона є);

- назву відомства;

- назву структурного підрозділу;

- адресу;

- номер листа;

- телеграфний шифр;

- номер розрахункового рахунку;

- трафаретизовані частини тексту.

Телекс
Телекс - загальна назва різних за змістом документів, які виділяються у зв‘язку з особливим способом передачі - по абонентській телексній мережі. Інакше кажучи, телекс - це телеграма, яка посилається по телетайпу (телепринту) - апарату, який використовується для телеграфного зв‘язку.

Телефонний зв‘язок є абонентським, тому в ньому відсутні категорії та види текстів, як в телеграмах. Телекси відрізняються від телеграм використанням пунктуації - крапок, ком, різних видів шрифтів.

Телекс передається латинським шрифтом, для запису українських літер використовується таблиця кодів.

Обов‘язковими реквізитами телексу є: адресат; підпис; номер; найменування та адреса відправника. Вимоги до оформлення тексту аналогічні вимогам до оформлення та написання телеграм. Відрізняється телекс від телеграми змістом службового заголовка, де вказується інформація про адресат та відправника, а також час передачі повідомлення.

Значну частину службового заголовка телексу посідає автовідповідь, яка являє собою закодоване повідомлення, яке містить:

- маршрутний номер станції, який складається із набору цифр та букв;

- індивідуальний номер абонента; скорочену назву організації;

- скорочену назву країни.

Автовідповідь може складатися з двох розділів:

Автовідповідь абонента, що передає, і автовідповідь абонента, який приймає.

Друга частина службового заголовка може включати інші компоненти в залежності від практики, яка прийнята в тій чи іншій організації, країні.

Текст телексу викладається коротко та може починатися зі звертання. Використання комбінацій із цифр та літер допускається лише у заводських, торгівельних знаках та марках; нумерації будинків, квартир, вихідних номерах військових частин, пошти, номерах вагонів та інше.

Текст телексу не повинен починатися та закінчуватися цифрами, оскільки на початку тексту-відповіді зазначається індекс документа, на який дається відповідь, а в кінці тексту зазначається його вихідний номер.

У тексті телексу не використовуються складні, багатослівні речення, які характерні для ділових листів; вибираються найбільш короткі слова, увага надається нейтральній та конкретній діловій лексиці.

Останнє повідомлення телексу закінчується знаком “++”. Знак “+? ” у кінці телексу означає очікування відповіді чи нового повідомлення - виключає необхідність набирати номер повторно.