Организация документооборота

Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или от­правления.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководителями учреждений и структурных подразделений, специа­листами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки документов (машинописным бюро, копировально-множи­тельной службой и т.д.).

По отношению к аппарату управления различают входящие, исходящие и внутренние документы. Входящие документы в свою очередь делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. Кроме того, в подразделе­ниях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения — исходящие документы, а другая циркулирует внут­ри учреждения — это внутренняя документация.

При рационализации документооборота следует руководствовать­ся положениями, выработанными практикой делопроизводства и со­вершенствования организации управленческого труда.

При проектировании документных потоков следует придерживаться принципа однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.

Различные операции по обработке документа следует выполнять па­раллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроиз­водства и повысить оперативность исполнения, например, предусмотреть копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременную передачу всем исполнителям.

Копии с документа снимают после рассмотрения его руководите­лем и проставления резолюции. Количество копий соответствует ко­личеству исполнителей; подлинник передается ответственному испол­нителю (как правило, его фамилия стоит в резолюции первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут предаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа.

Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.).