Работа с входящими документами

Входящие документы обычно регистрируются централизованно. В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации.

Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.

В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе:

Ø дата получения;

Ø входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;

Ø автор (корреспондент) — т.е. чей это документ;

Ø дата документа, присвоенная ему учреждением-автором;

Ø регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором;

Ø заголовок (о чем документ);

Ø резолюция;

Ø срок исполнения полученного документа;

Ø исполнитель (кто будет работать с полученным документом);

Ø ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);

Ø N дела (куда документ помещен после исполнения).

Регистрационную форму входящего документа заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на документе нет резолюции, срока исполнения и исполнителя, данные вносятся после рассмотрения документа руководителем. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.

Форма регистрационного журнала входящих документов проста и может иметь такие графы: